Poradnik Przedsiębiorcy

Wynajem samochodu w firmie - jak rozliczyć?

Wielu przedsiębiorców rezygnuje z korzystania z własnych bądź firmowych samochodów w działalności gospodarczej, gdyż posiadanie auta niesie za sobą szereg kosztów i obowiązków. Czasami prostszym rozwiązaniem staje się wynajem samochodu. Jak rozliczyć wynajmowany pojazd w kosztach firmy? Czy trzeba prowadzić do niego kilometrówkę? Sprawdź, jak rozliczyć wynajem samochodu  w działalności gospodarczej.

Umowa najmu

Najem samochodu w działalności może zostać zrealizowany na podstawie umowy najmu. Według art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu należy rozumieć oddanie rzeczy do używania najemcy przez wynajmującego na czas oznaczony lub nieoznaczony w tej umowie, za co najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. W dalszej części § 2 wskazuje, że czynsz może zostać określony pieniężnie lub w świadczeniach innego rodzaju.

Wydatki związane z wynajmowanym samochodem

Decydując się na wynajem samochodu, przedsiębiorca ponosić będzie różnego rodzaju wydatki za najem, jak i eksploatację pojazdu. Podstawowym kosztem będzie czynsz za wynajmowany pojazd. Innymi wydatkami będą bieżące wydatki dotyczące eksploatacji samochodu, jak zakup paliwa, opłaty za parking lub autostradę czy koszty ewentualnych napraw.

Warunkiem zaliczenia danych wydatków do kosztów uzyskania przychodu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Na jej podstawie podatnik wylicza kwotę wydatków, jakie może ująć w kosztach.

Art. 23 ust. 7 ustawy o PIT wskazuje, jakie minimalne dane powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdów, a mianowicie:

  • nazwisko, imię oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

  • numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika,

  • kolejny numer wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd - dokąd),

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • stawkę za 1 km przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Uwaga!

Suma wydatków związanych z samochodem zaliczona do kosztów podatkowych nie może przekroczyć kwoty limitu wynikającego z prowadzonej kilometrówki.

Wyliczenie limitu kilometrówki następuje na podstawie przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę za 1 km przypisaną do danego samochodu osobowego, która wynosi odpowiednio:

  • 0,5214 zł - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

  • 0,8358 zł - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Stawka za przejechany 1 km jest określona na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Wynajem samochodu a opłata za czynsz

Do 2013 roku czynsz za wynajem samochodu osobowego wykorzystywanego w celach prowadzenia działalności gospodarczej był rozliczanych w ramach kilometrówki. Jednak uległo to zmianie. Minister Finansów wydał opinię na ten temat w interpretacji ogólnej z 8 listopada 2013 roku (Nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005), w której zaznaczył, że:

(...) wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej należy kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 22 ust. 1 ustawy PIT (...).

Traktowanie czynszu za wynajem samochodu jako kosztu uzyskania przychodu niepodlegającego limitowi kilometrówki zostało umotywowane tym, że nie jest to wydatek o charakterze eksploatacyjnym. Sam czynsz umożliwia jedynie używanie samochodu, jest więc kategorią odrębną, niezwiązaną z kosztami eksploatacyjnymi.

Podsumowując, przedsiębiorca podejmujący wynajem samochodu rozlicza czynsz w całości w kosztach na podstawie otrzymanej faktury, z pominięciem limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Rozliczenie czynszu za wynajem samochodu w systemie wFirma.pl

Sposób księgowania czynszu dotyczącego najmu samochodu użytkowanego w systemie wFirma.pl jest bardzo prosty.

W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy wypełnić pola zgodnie z otrzymaną fakturą oraz oznaczyć rodzaj wydatku INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.

Wynajem samochodu w firmie - koszty

Wybierając podany rodzaj wydatku, system nie uwzględni go w zestawieniu kilometrówki.

Jeżeli dla samochodu, którego dotyczy wydatek, przysługuje 50% odliczenie podatku VAT, to należy ręcznie przeliczyć wartość netto oraz kwotę VAT z otrzymanej faktury.

Połowę kwoty netto i podatku VAT wpisuje się przy opodatkowaniu stawką z faktury, sumę pozostałej kwoty netto i wartości nieodliczonego podatku VAT wpisuje się w kolejnym wierszu w polu wartość netto i w polu stawka VAT należy wybrać nie podl. W przypadku podatników zwolnionych z VAT wartość brutto z faktury należy wpisać w polu RAZEM.

Wynajem samochodu w firmie - system wFirma.pl

Po zapisaniu wydatek zostanie ujęty odpowiednio w KPiR w kol. 13 jako pozostały wydatek w kwocie wskazanej w polu “Wartość netto” oraz rejestrze zakupu VAT w kwocie odpowiadającej polu “Kwota VAT”. Natomiast w przypadku nievatowców cała kwota wydatku zostanie zaksięgowana w kol. 13 KPiR.