Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej nie stanowi faktury ustrukturyzowanej. Problem jednak pojawi się wtedy, gdy przedsiębiorca przesyła kontrahentowi PDF będący wizualizacją faktury z KSeF, ale wizualizacja różni się od samej faktury. Najnowsze interpretacje indywidualne pokazują, że różnice takie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych. W określonych przypadkach organ podatkowy może bowiem uznać, że PDF może stanowić odrębną fakturę, a wykazany w nim VAT będzie wówczas podlegać zapłacie.
Czym jest wizualizacja faktury?
Wizualizacja faktury to czytelny obraz graficzny danej faktury umożliwiający odczytanie pełnej jej zawartości, tzn. zawartości graficznej, tekstowej, liczbowej. Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej, a więc wystawionej przy pomocy KSeF, to także czytelny obraz graficzny danej faktury umożliwiający odczytanie pełnej jej zawartości. Wizualizacja faktury może wystąpić np. w formacie PDF lub HTML i stanowi graficzne odzwierciedlenie danych zapisanych w pliku XML w KSeF.
Wizualizacja faktury:
- nie jest odrębną fakturą na gruncie VAT, nie jest w ogóle fakturą, a tylko jej odzwierciedleniem, wciąż prawnie obowiązującym podstawowym dokumentem sprzedaży jest faktura ustrukturyzowana,
- umożliwia podgląd zawartości faktury ustrukturyzowanej,
- umożliwia wydruk zawartości faktury ustrukturyzowanej,
- umożliwia przesyłanie zawartości faktury kontrahentom,
- powinna zawierać wszystkie merytoryczne dane, identyczne jak na fakturze ustrukturyzowanej, oraz odpowiedni kod QR i numer KSeF, które umożliwiają weryfikację dokumentu w KSeF,
- może zawierać dodatkowe elementy, np. graficzne, wizualne, takie jak logo firmy, stopka czy dane kontaktowe, o ile nie są one sprzeczne z danymi merytorycznymi faktury ustrukturyzowanej w KSeF.
Faktura ustrukturyzowana i jej wizualizacja to nie są dwa jednakowe dokumenty
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, zwanej dalej ustawą o VAT), faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
W ustawie o VAT nie ma natomiast przepisu objaśniającego, czym jest wizualizacja tej faktury.
Niemniej wizualizacją faktury będzie wygenerowany PDF (albo HTML) z faktury ustrukturyzowanej znajdującej się w KSeF.
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej jest zatem wiernym odzwierciedleniem faktury. Nie jest drugim, odrębnym dokumentem.
Resort Finansów dopuszcza przekazywanie wizualizacji faktury między przedsiębiorcami. Podkreśla natomiast, że kluczowe jest to, aby wizualizacja faktury ustrukturyzowanej zawierała dokładnie te same dane, co faktura ustrukturyzowana (brak sprzeczności pomiędzy obydwoma dokumentami). I tutaj pojawia się problem.
W praktyce wciąż wiele faktur przekazywanych jest poza KSeF, np. w przypadku kontrahentów zagranicznych, konsumentów czy niektórych podatników zwolnionych z VAT. W innych przypadkach PDF może być wydany jako wizualizacja faktury znajdującej się w KSeF, między innymi z numerem KSeF i kodem QR.
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej - Kluczowe cechy
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej będzie faktycznie stanowić jedynie wizualizację (a nie odrębny dokument), jeżeli przedstawia dokładnie tę samą fakturę ustrukturyzowaną, która znajduje się w KSeF.
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej nie może zmieniać treści faktury ustrukturyzowanej, nie może pomijać niektórych zawartości faktury, powodując sprzeczność merytoryczną. Nie może zawierać odmiennych kwot niż na fakturze ustrukturyzowanej.
Musi natomiast zawierać wszystkie dane, które jednoznacznie pozwalają zidentyfikować fakturę ustrukturyzowaną, a więc być spójna w 100% z fakturą ustrukturyzowaną.
Natomiast sposób prezentacji danych na wizualizacji pozostaje już w gestii stosowanego przez przedsiębiorcę (wystawcę faktury) oprogramowania. Oczywiście nie oznacza to, że każdy detal graficzny musi wyglądać dokładnie tak samo, jak na fakturze ustrukturyzowanej (zmiana kolejności pozycji, zastosowanie innego układu tabeli czy zastąpienie technicznej nazwy pola bardziej zrozumiałym określeniem nie musi prowadzić do powstania drugiej faktury. Granica bezpieczeństwa przebiega jednak tam, gdzie zmiana sposobu prezentacji zaczyna powodować rozbieżność merytoryczną).
Kluczowa zatem wciąż pozostaje merytoryczna zgodność zawartości faktury. Bowiem gdy nabywca otrzymuje wizualizację wyglądającą jak samodzielna faktura, pozbawioną informacji pozwalających na jej powiązanie z fakturą ustrukturyzowaną, wówczas znacząco wzrasta ryzyko uznania przez organy podatkowe danej wizualizacji jako odrębnej faktury, a to z kolei pociąga za sobą określone konsekwencje na gruncie VAT (o tym w dalszej części publikacji).
Jeszcze o kluczowych cechach wizualizacji faktury ustrukturyzowanej
Wizualizacja udostępniana poza KSeF nie powinna wyglądać (zawierać innych lub zmieniać danych merytorycznych będących podstawą rozliczeń podatkowych z faktury ustrukturyzowanej) jak niezależna faktura. Należy wspomnieć, iż przepisy ustawy o VAT przewidują oznaczenie faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do niej w KSeF i weryfikację jej danych.
W praktyce oznacza to, że PDF zawierający numer KSeF oraz właściwy kod QR daje odbiorcy możliwość powiązania dokumentu z konkretną fakturą znajdującą się w systemie.
- udostępnienia fakturę ustrukturyzowaną nabywcy nieposiadającemu siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce także, gdy ten korzysta ze zwolnienia z VAT w Polsce w ramach SME, nabywcy nieposługującemu się numerem identyfikacji podatkowej, konsumentowi, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, lub
- używa tej faktury poza KSeF
- wówczas jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
Problem z wizualizacjami faktur ustrukturyzowanych
W ostatnim czasie pojawił się spory problem z wizualizacjami faktur ustrukturyzowanych. Chodzi o kwestie występowania różnic pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a jej wizualizacją. Oczywiście sytuacji jest wiele, np. dane na wizualizacji różnią się od danych na fakturze ustrukturyzowanej, część danych jest pomijana, a są istotne, część danych jest dodawana itd.
Przykładem potwierdzającym powyższe jest chociażby stanowisko zawarte w interpretacji indywidualnej z dnia 30.04.2026 r. o sygn. 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW. Spółka planowała wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, a następnie przekazywać kontrahentom ich wizualizacje PDF. PDF miał zawierać wszystkie obowiązkowe dane, numer KSeF oraz kod QR. Jednocześnie wizualizacja mogła prezentować dane w nieco inny sposób i nie zawierać wszystkich informacji dodatkowych znajdujących się w XML.
Organ nie zaakceptował stanowiska podatnika. Wskazał, że różnice pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizacją mogą powodować uznanie PDF za odrębną fakturę. W konsekwencji kwota VAT wykazana na takim dokumencie może podlegać zapłacie na podstawie art. 108 ustawy o VAT.
Natomiast w interpretacji indywidualnej z dnia 29.04.2026 r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG organ podatkowy ustalił, iż wizualizacja PDF może zostać uznana za odrębną fakturę, jeżeli nie jest w pełni zgodna merytorycznie z fakturą ustrukturyzowaną.
Z kolei w interpretacji indywidualnej z dnia 30.04.2026 r. o sygn. 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC wskazano, że – „[…] Z opisu sprawy z jednej strony wynika, że Wizualizacja PDF będzie stanowiła odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. będzie zawierała takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Ponadto umieszczą Państwo w Wizualizacji PDF numer KSeF faktury, (którego nadanie potwierdzone jest poprzez UPO), datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy.
Wskazali Państwo także, że Wizualizacja PDF może zawierać - oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej - dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji. W szczególności nie będą to żadne z elementów, które określone są w art. 106e oraz 106j ustawy.
Jednocześnie z wniosku wynika też, że niektóre elementy Wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka "opis pozycji" może pojawić się nagłówek "nazwa produktu".
Ponadto wskazali Państwo również, że może mieć miejsce sytuacja, kiedy faktura ustrukturyzowana zawierać będzie informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w Wizualizacji PDF. Przykładowo, na fakturze ustrukturyzowanej mogą być dodatkowo, (czyli ponad to, co w Wizualizacji PDF) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia. Natomiast kwota w polu P_15 faktury ustrukturyzowanej zawsze będzie równa wykazanej w Wizualizacji PDF kwocie należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy. Również pozostałe kwoty wymienione, jako obowiązkowe w art. 106e ust. 1 ustawy będą identyczne na fakturze ustrukturyzowanej oraz w Wizualizacji PDF.
Odnosząc się, zatem do powyższych różnic pomiędzy danymi znajdującymi się na fakturze ustrukturyzowanej i na Wizualizacji PDF należy stwierdzić, że tego typu różnice mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury, co do warunków transakcji i nie stanowią odzwierciedlenia faktury ustrukturyzowanej. […]”.
Przykład 1.
Spółka z o.o. A wystawiła fakturę ustrukturyzowaną w KSeF o wartości:
- netto – 10.000 zł,
- VAT – 2.300 zł,
- brutto – 12.300 zł.
System księgowy w spółce zaraz po nadaniu numeru KSeF generuje wizualizację PDF. Zawiera ona te same dane, co faktura ustrukturyzowana, ale dodatkowo zawiera logo spółki i numer zamówienia klienta.
Czy w tej sytuacji faktura ustrukturyzowana i wizualizacja to dwa odrębne dokumenty, czy jednak nie?
W tym wypadku dodatkowe informacje nie zmieniają treści faktury ustrukturyzowanej, co pozwala na powiązanie wizualizacji z daną fakturą w KSeF.
Przykład 2.
Przedsiębiorca wystawił fakturę ustrukturyzowaną w KSeF o wartości:
- netto – 20.000 zł,
- VAT – 4.600 zł,
- brutto – 24.600 zł,
- dodatkowa należność – 500 zł,
- należność do zapłaty: 25.100 zł.
Natomiast system księgowy przedsiębiorcy generuje wizualizację w PDF, na której widnieje jedynie suma 24.600 zł jako należność do zapłaty, pomijając pozostałe obciążenia.
Czy w tej sytuacji faktura ustrukturyzowana i wizualizacja to dwa odrębne dokumenty, czy jednak nie?
Odbiorca otrzymuje dokument wskazujący inną kwotę należności niż wynikająca z faktury ustrukturyzowanej. Wizualizacja PDF może zostać uznana za odrębny dokument i zakwestionowana przez organ podatkowy.
Przykład 3.
Przedsiębiorca wystawił fakturę ustrukturyzowaną, w której znajduje się informacja dotycząca nazwy towaru. Natomiast wizualizacja prezentuje inny tytuł, tzn. – Opis pozycji.
Czy w tej sytuacji faktura ustrukturyzowana i wizualizacja to dwa odrębne dokumenty, czy jednak nie?
Jeżeli wartość oraz znaczenie informacji pozostają takie same, sama zmiana nazwy nagłówka nie powinna być utożsamiana ze zmianą transakcji, jednakże zmiana nazw pól nie może doprowadzić do stworzenia wątpliwości co do ich znaczenia.
Różnica techniczna lub graficzna nie musi oznaczać powstania nowej faktury. Problem zaczyna się wtedy, gdy różnica dotyczy treści mającej znaczenie dla identyfikacji transakcji, wysokości należności, podatku, stron transakcji lub innych elementów wpływających na sens dokumentu.
Należy jednak zwrócić uwagę na to, że najnowsze, a także powyżej wymienione stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej sugerują niekiedy, że ocenie mogą podlegać również pozornie drugorzędne rozbieżności, jeżeli w konkretnym przypadku mogą one prowadzić do wprowadzenia odbiorcy w błąd co do treści dokumentu.
Dlatego warto, aby mechanizm generowania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej w PDF pobierał dane bezpośrednio z tego samego źródła, z którego tworzona jest struktura XML faktury ustrukturyzowanej, przekazywanej do KSeF.
Dlaczego tak ważne jest, aby faktura ustrukturyzowana i jej wizualizacja nie zostały uznane za dwa odrębne dokumenty?
Problem z wizualizacją faktury ustrukturyzowanej jako odrębnym dokumentem
Na mocy art. 108 ust. 1 ustawy o VAT w przypadku, gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Przepis ma zastosowanie nie tylko do tzw. pustych faktur, ale także w przypadku, gdy faktura ustrukturyzowana i jej wizualizacja różnią się od siebie danymi merytorycznymi (zawartością merytoryczną, ekonomiczną).
Problem z wizualizacjami faktur ustrukturyzowanych a odliczenie VAT u nabywcy
A co się dzieje u nabywcy?
Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT odbiorca faktury nie może odliczyć podatku VAT albo ubiegać się o zwrot VAT z otrzymanej faktury, faktury korygującej lub dokumentu celnego, jeżeli dokumenty te:
- podają kwoty należności i VAT niezgodne ze stanem faktycznym – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
- potwierdzają czynności, które nigdy nie zostały zrealizowane – w części dotyczącej tych czynności.
W takiej sytuacji nabywca nie powinien odliczać podatku VAT z otrzymanej faktury. Jeżeli jednak dokonał odliczenia, powinien jak najszybciej dokonać korekty ewidencji i deklaracji JPK_V7X (najlepiej przed wykryciem błędu przez organ skarbowy). W tym celu musi:
- cofnąć się do okresu, w którym nastąpił błąd, oraz dokonać zapisów w rejestrze VAT na minus,
- złożyć korekty struktury JPK_V7 za te okresy,
- odprowadzić na rzecz urzędu różnicę w kwocie podatku do zapłaty wraz z naliczonymi odsetkami.
Jeżeli tego nie dokona i pozostawi odliczenie VAT z takiej faktury, wówczas organ skarbowy może zakwestionować błędne odliczenie VAT.
Podsumowując, wizualizacja faktury ustrukturyzowanej ma odzwierciedlać zawartość merytoryczną faktury ustrukturyzowanej. W innym przypadku zostanie potraktowana przez organy skarbowe jak odrębny dokument. Natomiast wystawienie (i wprowadzenie do obrotu) pustej faktury wiąże się z powstaniem obowiązku zapłaty wykazanego na niej podatku VAT należnego, nie dając jednocześnie nabywcy, który ją otrzyma, prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego albo jego zwrotu.
Polecamy:
