Jakie dokumenty przygotować na kontrolę ZUS? Lista i zasady

Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jest uprawniony do kontroli płatników składek w przedmiocie wykonywania zadań i obowiązków ustawowych. Płatnicy składek są z kolei zobowiązani do udostępniania podczas czynności wszelkiej dokumentacji. Z tego względu warto wiedzieć, jakie dokumenty przygotować na kontrolę ZUS, aby cała weryfikacja przebiegła sprawnie i bez zastrzeżeń ze strony urzędu.

Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych – obowiązujące przepisy

Zasady przeprowadzania kontroli wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych zostały określone w przepisach ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199, z późn. zm.), zwanej dalej “ustawą systemową”.

Zakres przedmiotowy kontroli oraz uprawnienia kontrolne inspektora ZUS

Kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy systemowej kontrola może obejmować w szczególności:

1. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
2. prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
3. ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
4. prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
5. wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
6. dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
7. prawidłowość i rzetelność danych, informacji i oświadczeń przekazanych przez płatnika składek we wniosku, o którym mowa w art. 17a ust. 1 ustawy systemowej (wniosek o zwolnienie ze składek ubezpieczeniowych za dany miesiąc złożony przez podatnika prowadzącego działalność, jeżeli są spełnione warunki określone we wskazanym przepisie).

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
• zabezpieczać zebrane dowody,
• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
• wzywać i przesłuchiwać świadków,
• wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Należy dodać, że inspektor ZUS wykorzystuje dla celów kontroli informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek.

Warto także nadmienić, że do kontroli płatnika składek będącego przedsiębiorcą stosuje się przepisy rozdziału 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców. Oznacza to m.in. ograniczenia trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym i dopuszczalność podjęcia planowanej kontroli w zależności od kategorii ryzyka. W tym przypadku stosuje się zasadę, zgodnie z którą kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Inspektor ZUS wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. W razie nieobecności płatnika składek kontrola może być wszczęta po okazaniu ww. dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika, przy czym z czynności tych sporządza się protokół i doręcza niezwłocznie płatnikowi.

Obecny w czasie kontroli płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana, mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.

Jakie dokumenty przygotować na kontrolę ZUS i jakie są obowiązki płatnika?

Jak wynika z treści art. 88 ust. 1 ustawy systemowej, płatnicy składek są zobowiązani:

1. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
2. udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
3. sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora ZUS;
4. zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
5. udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
6. przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Czynności określonych powyżej płatnik składek jest obowiązany dokonać nieodpłatnie.

Ponadto w sprawach objętych zakresem kontroli płatnik składek ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi ZUS żądane dokumenty.

Miejsce prowadzenia czynności kontrolnych oraz ustalenia pokontrolne

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, jak również w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.

Czynności kontrolne mogą być wykonywane poza miejscami określonymi powyżej w razie niezapewnienia przez płatnika składek niezbędnych warunków, a także w przypadkach, gdy charakter czynności tego wymaga. W takich okolicznościach płatnik składek jest obowiązany, na żądanie inspektora ZUS, wydać określone przez niego dokumenty wymienione w art. 88 ust. 1 pkt 1 ustawy systemowej – na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Czynności w tym zakresie są prowadzone w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS, a z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek.

Inspektor ZUS jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek. Inspektor podlega natomiast przepisom o bhp obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne.

Ustalenia pokontrolne opisuje się w protokole kontroli, który powinien zawierać dane i informacje określone w art. 91 ust. 1 ustawy systemowej.

Jakie dokumenty przygotować na kontrolę ZUS?

W myśl art. 87 ust. 1 pkt 1 ustawy systemowej inspektor ZUS ma prawo – w trakcie przeprowadzania kontroli – badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli.

W tym miejscu trzeba wspomnieć o tym, że przedsiębiorstwa powierzają prowadzenie spraw związanych z prowadzeniem działalności, w tym zatrudnianiem, zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych oraz rozliczaniem, podmiotom zewnętrznym. W takiej sytuacji konieczne jest podjęcie określonych działań w kontekście zbliżającej się kontroli ZUS.

Przykład 1.

Zakład pracy zatrudnia pracowników oraz zleceniobiorców. Kwestie dotyczące zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i rozliczania osób zatrudnionych zostały zlecone firmie zewnętrznej (biuro rachunkowe). W przedsiębiorstwie ma być przeprowadzona kontrola ZUS. W tej sytuacji pracodawca powinien dokonać przeglądu zgromadzonych dokumentów. Jeżeli w wyniku tej weryfikacji okaże się, że określone dokumenty, w tym nośniki informacji, znajdują się w posiadaniu biura rachunkowego, a mogą być objęte kontrolą, pracodawca powinien zwrócić się do ww. biura o ich udostępnienie.

Jakie dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe mogą być wymagane przez inspektora ZUS? W istocie zależy to od konkretnego przypadku, z reguły jednak żądanie okazania pewnych dokumentów jest standardem.

Przykład 2.

W firmie rozpoczęła się kontrola ZUS. Dokonując czynności kontrolnych w zakresie zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i prawidłowości odprowadzania składek, inspektor ZUS zażądał przedstawienia następujących dokumentów zgłoszeniowych dotyczących pracowników: ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZWUA. Kontrolą objęto także raporty i deklaracje o następujących symbolach: ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS DRA.

Oczywiście w tym zakresie przedmiotowym inspektor ZUS może wymagać innych dokumentów, np.:

• zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (ZUS ZSWA),
• zgłoszenie umowy o dzieło (ZUS RUD).

Kolejną częścią dokumentacji, jaką będzie zainteresowany inspektor ZUS, są dokumenty kadrowo-płacowe.

Przykład 3.

Inspektor ZUS przystąpił do kontroli zakładu pracy. W odniesieniu do dokumentacji kadrowo-płacowej wystąpił do pracodawcy o przedstawienie zawartych z pracownikami umów o pracę. Z uwagi na to, że pracodawca stosuje też niepracownicze formy zatrudnienia, inspektor ZUS zażądał przedłożenia umów zlecenia i o dzieło wraz z wystawionymi rachunkami. W ramach czynności kontrolnych będą ponadto sprawdzane akta osobowe pracowników, dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, wnioski dotyczące uprawnień pracowników, karty wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

W odniesieniu do tego elementu kontroli ZUS inspektor może wymagać przedstawienia obowiązującego u danego pracodawcy regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy, jeśli zakład pracy jest nim objęty.

Inspektor ZUS może również kontrolować dokumentację rachunkową i podatkową – pod kątem wykonywania przez płatnika obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych.

W tym celu kontrolą mogą być objęte m.in. dokumenty rachunkowe oraz księga przychodów i rozchodów (KPiR) i dokumenty finansowe (przelewy czy wyciągi bankowe). Taka weryfikacja służy ustaleniu, czy płatnik przekazuje osobom ubezpieczonym świadczenia w prawidłowej wysokości oraz czy uiszcza składki w należnych kwotach.

Przykład 4.

Inspektor ZUS prowadzi kontrolę w firmie; jednym z elementów przeprowadzanych czynności jest weryfikacja kwot należności wypłacanych pracownikom i zleceniobiorcom oraz wysokości składek odprowadzanych na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Kontrola ma także wykazać, czy pracodawca korzysta z ulg we właściwy sposób. W tym celu inspektor ZUS wezwał pracodawcę do przedstawienia KPiR oraz pozostałej dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością (zestawienie rachunków i faktur). W tym przypadku potrzebne będą także wyciągi bankowe dokumentujące konkretne wypłaty oraz potwierdzenia w przedmiocie opłacania składek.

Kontrolę realizacji zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS, którzy mają prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Płatnik składek jest natomiast zobowiązany udostępnić dokumentację w powyższym zakresie. Inspektor ZUS może m.in. zażądać przedstawienia dokumentów dotyczących zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, dokumentów kadrowo-płacowych oraz dokumentacji podatkowej i rachunkowej.