Spory pomiędzy pracownikiem a pracodawcą nie należą do rzadkości i bywają niezwykle trudne do polubownego rozwiązania. Dużo gorzej jest, gdy konflikt narasta, a sprawa ostatecznie trafia na wokandę. Jak w takich okolicznościach wyglądają zapis z komunikatora firmowego a spór w sądzie oraz kwestia dopuszczalności takiego dowodu? Czy w takiej sytuacji pracodawca może zabezpieczyć i wykorzystać wiadomości ze służbowego czatu, które będą świadczyły na jego korzyść, bez naruszania prawa do prywatności personelu?
Komunikatory w zakładzie pracy
Wprowadzenie dedykowanych komunikatorów w zakładzie pracy rewolucjonizuje codzienne zarządzanie przepływem informacji. Wdrożenie takiego narzędzia oznacza jednak dla pracodawcy przejęcie pełnej odpowiedzialności za zarządzanie środowiskiem cyfrowym, w którym powstają dokumenty i ślady o charakterze pracowniczym. Odróżnienie prywatnej strefy komunikacji pracownika od jego aktywności służbowej bywa na tych platformach niezwykle trudne, zwłaszcza gdy pracodawca toleruje lub wprost dopuszcza korzystanie z narzędzi firmowych do celów prywatnych. Każda ingerencja w treść komunikacji pracownika powinna mieć jednak konkretną podstawę i cel. Szczególnego znaczenia nabiera rozróżnienie między bieżącym monitoringiem komunikatora a zabezpieczeniem określonych danych po ujawnieniu konkretnego incydentu. Zakres podejmowanych działań powinien być ograniczony do informacji niezbędnych do realizacji określonego celu i uwzględniać prawo pracownika do prywatności.
Zgodnie z art. 22³ Kodeksu pracy, pracodawca może stosować monitoring służbowej poczty elektronicznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przepisy te stosuje się odpowiednio również do innych form monitoringu, w tym monitorowania firmowych komunikatorów. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie przeglądać, kopiować lub archiwizować całą komunikację pracownika. Monitoring powinien być prowadzony w granicach określonych w Kodeksie pracy, z poszanowaniem tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika. Jeżeli natomiast po ujawnieniu konkretnego incydentu pracodawca zabezpiecza istniejące dane na potrzeby wyjaśnienia sprawy lub ewentualnego postępowania sądowego, należy dodatkowo ocenić podstawę przetwarzania danych osobowych, zakres zabezpieczenia oraz jego niezbędność i proporcjonalność.
Zabezpieczenie danych czy zapis z komunikatora firmowego a spór w sądzie to legalne działanie?
W procesie zabezpieczania dowodów z komunikatora firmowego nieodzowne staje się uwzględnienie unijnych standardów ochrony danych osobowych, uregulowanych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Komunikacja prowadzona przez pracownika w systemach służbowych nieuchronnie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, a każdorazowe zabezpieczenie archiwalnych czatów na potrzeby potencjalnego sporu sądowego stanowi operację przetwarzania danych. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO, przetwarzanie danych jest legalne, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora. Prawnie uzasadnionym interesem pracodawcy jest niewątpliwie ochrona jego mienia, praw oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami w postępowaniu sądowym. W sytuacji ujawnienia incydentu pracowniczego pracodawca posiada podstawę prawną do zabezpieczenia dowodów w postaci historii rozmowy. Działanie to musi jednak spełniać test proporcjonalności. Zabezpieczeniu powinny podlegać wyłącznie te wątki konwersacji, które mają bezpośredni związek z przedmiotem sporu lub naruszeniem obowiązków, z pominięciem prywatnych wiadomości, o ile pracodawca dopuszczał także prywatne wykorzystywanie narzędzi służbowych. Nadmierne i niczym nieograniczone archiwizowanie oraz przeglądanie całej korespondencji prywatno-służbowej bez konkretnego uzasadnienia narusza zasady minimalizacji danych oraz ograniczenia celu, wyrażone w art. 5 RODO, co może skutkować odpowiedzialnością administracyjną przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zgodnie z obecnymi przepisami, sąd ocenia wiarygodność i moc dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału. W praktyce zapis z komunikatora firmowego traktowany jest jako dowód z dokumentu prywatnego lub tzw. inny środek dowodowy, o którym mowa w art. 308 Kodeksu postępowania cywilnego. Aby pracodawca mógł skutecznie posłużyć się takim dowodem w sporze, musi zadbać o nienaruszalność oraz integralność pozyskanego materiału. Zabezpieczenie techniczne, polegające na wykonaniu kopii bezpieczeństwa, zrzutów ekranu czy wyeksportowaniu bazy danych z serwera komunikatora, powinno być dokonane w sposób uniemożliwiający zarzucenie pracodawcy sfałszowania lub wybiórczego zmanipulowania treści wiadomości. W orzecznictwie sądowym powszechnie akceptuje się dowody z dokumentacji elektronicznej, pod warunkiem że strona przeciwna nie zakwestionuje ich autentyczności w sposób skuteczny. Jeżeli pracownik podważy prawdziwość zapisu, twierdząc, że wiadomości zostały zmyślone lub wyrwane z kontekstu, ciężar wykazania autentyczności dowodu spoczywa na pracodawcy, co w skrajnych przypadkach może wymagać powołania biegłego sądowego z zakresu informatyki śledczej. Z tego względu legalność i formalna poprawność zabezpieczenia cyfrowych śladów konwersacji w momencie wykrycia naruszenia mają fundamentalne znaczenie dla wygrania procesu.
Przykład 1.
Menedżer ds. sprzedaży rozwiązał umowę, zarzucając pracodawcy mobbing. Pracownik był wcześniej poinformowany o monitoringu firmowego komunikatora. Przed zwrotem służbowego laptopa pracodawca zabezpieczył określone rozmowy z firmowego komunikatora, ponieważ powziął informacje o możliwym przekazywaniu konkurencji baz klientów i informacji o marżach. Czy pracodawca może wykorzystać takie wiadomości w sporze?
Tak, ale nie decyduje o tym samo wcześniejsze poinformowanie pracownika o monitoringu. Pracodawca powinien wykazać podstawę prawną dostępu do danych, konkretny cel zabezpieczenia, jego niezbędność i proporcjonalność oraz zadbać o integralność materiału. Znaczenie będzie miało również to, czy komunikator był przeznaczony wyłącznie do celów służbowych i czy pracodawca dopuszczał jego prywatne wykorzystywanie.
Przykład 2.
Specjalista IT nagle przestał świadczyć pracę, a pracodawca powziął informacje wskazujące na możliwość kopiowania przez niego kodu źródłowego i przekazywania informacji konkurentowi. Spółka zabezpieczyła dotyczące tego zdarzenia dane z firmowego komunikatora. Czy może wykorzystać je w postępowaniu?
Tak, jeżeli pracodawca miał podstawę do uzyskania dostępu do danych, zabezpieczył je w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia incydentu i potrafi wykazać ich autentyczność oraz integralność. O tym, czy konkretny materiał będzie miał znaczenie dowodowe, ostatecznie decyduje sąd.
Koszty zabezpieczenia dowodów a podatki
Wydatki ponoszone przez pracodawcę na informatykę śledczą, opinie biegłych ds. cyfrowych czy obsługę prawną związaną z procesowym zabezpieczeniem śladów naruszeń ze strony pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatki te pozostają bowiem w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, zmierzają do zabezpieczenia źródła przychodów oraz ochrony majątku spółki przed bezprawnymi działaniami personelu. W kontekście podatku od towarów i usług usługi doradztwa prawnego oraz eksperckiego wsparcia informatycznego niosą ze sobą prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, o ile wydatek ten służy czynnościom opodatkowanym wykonywanym w ramach prowadzonego przedsiębiorstwa.
Zapis z komunikatora firmowego a spór w sądzie - podsumowanie
Zabezpieczenie historii rozmów z firmowego komunikatora może być zgodnym z prawem sposobem zachowania materiału dowodowego w sporze z pracownikiem, ale nie jest dopuszczalne w sposób automatyczny ani nieograniczony. Pracodawca powinien rozróżnić bieżący monitoring komunikatora od zabezpieczenia konkretnych danych po ujawnieniu incydentu. W obu przypadkach znaczenie mają m.in. cel i zakres kontroli, podstawa przetwarzania danych osobowych, zasada niezbędności i proporcjonalności oraz poszanowanie prywatności pracownika. W przypadku monitoringu istotne są również wymagania wynikające z art. 22³ Kodeksu pracy. Jeżeli materiał ma zostać wykorzystany w sądzie, pracodawca powinien zadbać również o jego integralność, kompletność i możliwość wykazania pochodzenia wiadomości. Sam fakt, że komunikacja odbywała się za pomocą firmowego narzędzia, nie przesądza jeszcze o dopuszczalności każdego sposobu jej pozyskania ani o mocy dowodowej zapisu. Ostateczna ocena konkretnego materiału należy do sądu, który bada jego znaczenie i wiarygodność w kontekście całego zgromadzonego materiału dowodowego.
