Kasy fiskalne online to rewolucyjne zmiany w ewidencjonowaniu sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Część podatników jest już zobligowana do użytkowania kas fiskalnych online, pozostali zostaną obarczeni tym obowiązkiem w późniejszym terminie. Czy od 1 stycznia 2025 roku obowiązkowa kasa fiskalna online stały się rzeczywistością dla każdego przedsiębiorcy? Sprawdzamy!
Kasy fiskalne online
Kasy fiskalne online to nowoczesne urządzenia komunikujące się z Centralnym Rejestrem (Repozytorium) Kas. Za prowadzenie Centralnego Repozytorium Kas odpowiada Szef Krajowej Administracji Skarbowej, który jest administratorem danych. Centralne Repozytorium Kas gromadzi szereg danych, m.in.:
- raporty dobowe,
- paragony fiskalne,
- dokumenty niefiskalne,
- zmiany w zaprogramowanych stawkach VAT,
- informacje o dokonanych przeglądach okresowych.
Podczas fiskalizacji, czyli przy uruchamianiu danego modelu w trybie fiskalnym przez serwisanta, Centralny Rejestr Kas nadaje kasie numer ewidencyjny.
Danymi z kas fiskalnych online zarządza Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Do jego kompetencji należy udostępnianie danych z kas Ministrowi Finansów oraz reprezentantom izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych i celno-skarbowych.
Jak działają kasy fiskalne online?
Kasy fiskalne online przesyłają zgromadzone dane do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci teleinformatycznej umożliwiającej przesyłanie informacji między kasą a rejestrem. Dane są przesyłane automatycznie, a więc bez udziału użytkownika. Użytkownik kasy ma obowiązek zapewnienia dostępu do Internetu, niezbędnego do połączenia się kasy fiskalnej online z Centralnym Repozytorium Kas.
„Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.
W praktyce kasy online łączą się z Centralnym Rejestrem Kas w celu przekazania do Repozytorium zgromadzonych danych, zgodnie z odgórnie ustalonym harmonogramem, który jest przyznawany konkretnemu urządzeniu podczas wykonywania fiskalizacji. Repozytorium może w dowolnym momencie zmienić harmonogram połączeń bez wiedzy użytkownika kasy rejestrującej. Kasy fiskalne online to nowoczesne urządzenia, które mogą być automatycznie fiskalizowane oraz w pewnym zakresie programowane zdalnie.
Cel wprowadzenia kas fiskalnych online
Centralne Repozytorium Kas odbiera i gromadzi dane z kas fiskalnych online na temat obrotu i kwot podatku ewidencjonowanych na poszczególnych urządzeniach w celu ich szczegółowej analizy i sprawowania kontroli nad dokonywanymi transakcjami. Interpretacja danych odnośnie do sprzedaży detalicznej pozwala na wykrywanie nieprawidłowości, odchyleń od wartości typowych lub średnich i typowanie podmiotów mogących nie ujawniać pełnej sprzedaży.
System rejestracji sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych ewidencjonowanej na kasach fiskalnych online jest narzędziem mającym uszczelnić system podatku VAT, zminimalizować szarą strefę w sprzedaży detalicznej, a w konsekwencji zwiększyć dochody budżetu państwa. W wyniku zmiany tradycyjnych kas fiskalnych na kasy fiskalne online ustawodawcy spodziewają się zwiększenia skuteczności działań administracji skarbowej w zakresie zwalczania nierejestrowanej sprzedaży detalicznej oraz unikania i uchylania się od opodatkowania w zakresie podatku VAT.
Obowiązkowa kasa fiskalna online - termin rozłożony w czasie
Obowiązek zakupu i instalacji kas fiskalnych online ustawodawcy zdecydowali się wprowadzać etapami. Wymiana kas fiskalnych została rozłożona w czasie, w pierwszej kolejności do stosowania kas fiskalnych online zobligowano branże, które w ocenie Ministerstwa Finansów są najbardziej narażone na nadużycia. Kasy fiskalne online stosowane są już przez przedsiębiorców m.in.:
- świadczących usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
- sprzedających benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych;
- świadczących usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
- świadczących usługi związane z wyżywieniem (stale lub sezonowo) w odniesieniu do stacjonarnych placówek gastronomicznych;
- świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne;
- świadczących usługi budowlane;
- świadczących usługi w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów;
- świadczących usługi prawnicze;
- świadczących usługi związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
Docelowo obowiązkowa kasa fiskalna online ma być dla wszystkich przedsiębiorców ewidencjonujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych za pomocą kas rejestrujących. Aktualnie nie podano nowych terminów instalacji kas fiskalnych online dla pozostałych przedsiębiorców, jednak podatnicy wykorzystujący nadal tradycyjne kasy fiskalne muszą liczyć się z koniecznością zakupu i instalacji nowych kas fiskalnych online w przyszłości. Wprowadzono natomiast terminy, po których nie będzie już można kupić kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii. Kasy z papierowym zapisem kopii zostały wycofane z rynku 31 sierpnia 2019 roku, natomiast wycofanie z rynku kas z elektronicznym zapisem kopii nastąpiło z dniem 31 grudnia 2022 roku. Kasy fiskalne o zastosowaniu specjalnym mogły uzyskać potwierdzenie o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych do 31 grudnia 2023 roku.
Kto po 1 stycznia 2025 roku może korzystać z tradycyjnej kasy?
Kasy starego typu z elektronicznym zapisem kopii były dostępne tylko do końca 2022 roku, to jednak nie oznacza, że obecnie w 2025 roku wszyscy podatnicy ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej są zobligowani do zakupu i używania kasy fiskalnej online. Kasy rejestrujące z elektronicznym i papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku w wyniku naturalnej wymiany starych urządzeń na nowe.
Pozostali przedsiębiorcy, którzy nie musieli dokonać zakupu i instalacji kas fiskalnych online we wcześniejszych terminach wyznaczonych przez ustawodawców na podstawie art. 145b ustawy o podatku od towarów i usług, mogą wykorzystywać stare kasy rejestrujące do czasu ich wyeksploatowania lub w przypadku kas z papierowym zapisem kopii, konieczności wymiany pamięci fiskalnej.
Zwrot kosztów za zakup kasy online
Podatnicy, których dotyczy obowiązkowa kasa fiskalna online mogą liczyć na dofinansowanie do zakupu tego typu kas w postaci ulgi na kasę fiskalną. Przedsiębiorcom zobligowanym do zakupu i instalacji kasy fiskalnej online przysługuje ulga w wysokości 90% ceny zakupu netto, jednak nie więcej niż 700 zł.
„Podatnicy, u których:
- powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a,
- nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży
– mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji”.
W celu skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej online przedsiębiorca, który dokonał zakupu kasy nowego typu, nie musi zgłaszać tego faktu do urzędu skarbowego. W przypadku zakupu więcej niż jednej kasy fiskalnej online podatnik może skorzystać z ulgi na każdą z nich, pod warunkiem, że zacznie używać każdej z tych kas w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.
