Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną wyjaśniającą, jak powinna wyglądać odpłatność za używanie auta służbowego do celów prywatnych oraz kiedy po stronie zatrudnionego powstaje przychód ze stosunku pracy. Szczegółowe omówienie wniosków płynących z najnowszego rozstrzygnięcia fiskusa przedstawiamy w niniejszym artykule.
Odpłatność za używanie auta służbowego do celów prywatnych – opis zdarzenia przyszłego we wniosku
W dniu 6 maja 2025 roku do Dyrektora KIS wpłynął wniosek zainteresowanego podmiotu dotyczący wydania interpretacji indywidualnej w zakresie opodatkowania przychodu z tytułu udostępnienia pracownikom samochodów służbowych przy wprowadzeniu częściowej odpłatności ze strony pracowników. We wniosku przedstawiono następujący opis zdarzenia przyszłego: „Wnioskodawca planuje udostępnić do stałej dyspozycji pracownikom samochody służbowe, które będą również wykorzystywane do celów prywatnych. Wszystkie koszty związane z utrzymaniem, ubezpieczeniem i eksploatacją samochodów służbowych będą ponoszone przez Wnioskodawcę. Koszty paliwa będą również pokrywane przez pracodawcę, poprzez kartę flotową, która jest przypisana do każdego samochodu służbowego i udostępniona pracownikowi korzystającemu z danego samochodu zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.”
We wniosku o interpretację wskazano, że na podstawie projektowanych regulacji wewnętrznych samochody służbowe będą przysługiwać 3 grupom pracowników:
- I grupa – kierownictwo wnioskodawcy,
- II grupa – dyrektorzy komórek organizacyjnych i ich zastępcy oraz główny księgowy,
- III grupa – inni pracownicy, na wniosek kierującego komórką organizacyjną wnioskodawcy, w której zatrudniony jest dany pracownik.
Pracownikom korzystającym z samochodów służbowych do celów prywatnych zostanie ustalony miesięczny ryczałt, zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w wysokości:
- 250 zł miesięcznie dla samochodów o mocy silnika do 60 kW,
- 400 zł miesięcznie dla samochodów innych niż określone wyżej.
Jednocześnie dla pracowników korzystających z samochodów służbowych i wykorzystujących je do celów prywatnych ustalony zostanie miesięczny odpłatny ryczałt (zwany dalej “ryczałtem”) w związku z poniesionymi przez pracodawcę kosztami związanymi z eksploatacją samochodu w wysokości:
- 400 zł dla I grupy pracowników z miesięcznym limitem 1500 km jazd prywatnych,
- 250 zł dla II grupy pracowników z miesięcznym limitem jazd prywatnych 800 km,
- 250 zł dla III grupy pracowników z miesięcznym limitem jazd prywatnych 800 km.
Kwoty ryczałtu będą potrącane w danym miesiącu z wynagrodzenia pracownika korzystającego z samochodu służbowego – zgodnie z umową zawartą w tym przedmiocie z pracownikiem oraz na podstawie oświadczenia złożonego wraz z rozliczeniem jazd prywatnych i służbowych wykazanych w karcie pojazdu (weryfikacja poprzez zainstalowany w każdym samochodzie służbowym GPS, z możliwością przełączania przez użytkownika samochodu z jazd służbowych na jazdy prywatne, a także z prywatnych na służbowe), a także poprzez wskazanie w karcie pojazdu celu jazd służbowych, stosownie do polecenia przełożonych użytkownika pojazdu.
Jeżeli pracownik będzie korzystał z samochodu przez część miesiąca, opłata będzie ustalana za każdy dzień wykorzystania w wysokości 1/30 kwoty opłaty ryczałtowej. Kwota odpłatnego ryczałtu miesięcznego będzie stanowiła odpowiednio dla poszczególnych rodzajów samochodów kwotę pomniejszenia ryczałtu z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W razie przekroczenia przez pracownika wyznaczonego limitu jazd prywatnych (800 km i 1500 km), w związku z poniesionymi przez pracodawcę kosztami związanymi z eksploatacją samochodu, naliczona będzie dodatkowa opłata w wysokości 0,90 zł za każdy przejechany kilometr w ramach jazd prywatnych ponad ustalony limit.
W przypadku korzystania z samochodu przez część miesiąca opłata podlega ustaleniu za każdy dzień wykorzystania w wysokości 1/30 kwoty opłaty ryczałtowej. Kwota opłaty dodatkowej, czyli 0,90 zł/km, będzie stanowiła odpowiednio dla poszczególnych rodzajów samochodów kwotę pomniejszenia ryczałtu z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W związku z przedstawionym powyżej opisem zdarzenia przyszłego wnioskodawca zadał następujące pytania:
- czy u pracownika korzystającego z samochodu służbowego do celów prywatnych i ponoszącego koszt opłaty ryczałtowej w wyznaczonych limitach jazd prywatnych, a także koszt opłaty dodatkowej ponad ustalone limity jazd prywatnych, powstaje przychód pracowniczy z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
- w przypadku gdy u pracownika korzystającego z samochodu służbowego do celów prywatnych, ponoszącego opłaty ryczałtowe w wyznaczonych limitach jazd prywatnych, a także koszt dodatkowych opłat (0,90 zł/km) za każdy przejechany kilometr w ramach jazd prywatnych ponad ustalone limity jazd prywatnych, powstaje przychód pracowniczy, to czy te opłaty mogą stanowić kwotę pomniejszenia ryczałtu z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
W odniesieniu do pytania nr 1 składający wniosek uważa, że w związku z tym, iż pracownik korzystający z samochodu służbowego do celów prywatnych będzie ponosił koszt miesięcznej opłaty ryczałtowej w wyznaczonych limitach jazd prywatnych, a także koszt opłaty dodatkowej ponad ustalone limity jazd prywatnych, to korzystanie z samochodu służbowego nie powinno stanowić przychodu pracowniczego w świetle art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwłaszcza że niezależnie od tego, czy pracownik będzie korzystał z samochodu służbowego w danym miesiącu, czy też nie będzie z niego korzystał, to opłata ryczałtowa będzie potrącana z wynagrodzenia pracownika i nie będzie pomniejszana za czas absencji (np. chorobowych).
Odnośnie do pytania nr 2 – w ocenie wnioskodawcy w przypadku gdy u pracownika korzystającego z samochodu służbowego do celów prywatnych, ponoszącego opłaty ryczałtowe w wyznaczonych limitach jazd prywatnych, a także koszt dodatkowych opłat (0,90 zł/km) za każdy przejechany kilometr w ramach jazd prywatnych ponad ustalone limity jazd prywatnych, powstaje przychód pracowniczy, to zdaniem wnioskodawcy zarówno miesięczna opłata ryczałtowa, czyli odpowiednio 250 zł i 400 zł, jak i opłata dodatkowa wynikająca z przekroczenia wyznaczonych limitów jazd prywatnych (ponad 1500 km i ponad 800 km), mogą stanowić kwoty pomniejszenia ryczałtu – zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Odpłatność za używanie auta służbowego do celów prywatnych – podsumowanie stanowiska KIS
Po analizie stanowiska przedstawionego przez wnioskodawcę Dyrektor KIS wydał w dniu 11 lipca 2025 roku interpretację indywidualną (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.469.2025.1.JM), zwaną dalej “interpretacją”.
Dyrektor KIS stwierdził na wstępie, że stanowisko wnioskodawcy w przedmiotowej sprawie jest w części prawidłowe, natomiast w części nieprawidłowe, a następnie w zwięzły sposób przytoczył okoliczności opisane we wniosku.
Oznacza to, że wnioskodawca zamierza udostępnić do stałej dyspozycji pracownikom samochody służbowe, które będą również wykorzystywane do celów prywatnych. Pracownikom korzystającym z samochodów służbowych do celów prywatnych zostanie ustalony miesięczny ryczałt, zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym dla pracowników korzystających z samochodów służbowych i wykorzystujących te pojazdy do celów prywatnych ustala się miesięczny odpłatny ryczałt w związku z poniesionymi przez pracodawcę kosztami związanymi z eksploatacją samochodu.
Kwoty miesięcznego odpłatnego ryczałtu będą podlegać potrącaniu w danym miesiącu z wynagrodzenia pracownika korzystającego z samochodu służbowego, na podstawie umowy zawartej w tym przedmiocie z pracownikiem oraz złożonego oświadczenia wraz z rozliczeniem jazd prywatnych i służbowych wykazanych w karcie pojazdu (weryfikacja nastąpi za pomocą zainstalowanego w każdym samochodzie służbowym GPS, z możliwością przełączania przez użytkownika samochodu z jazd służbowych na jazdy prywatne, a także z prywatnych na służbowe), a także podania w karcie pojazdu celu jazd służbowych, zgodnie z poleceniem przełożonych użytkownika pojazdu.
W razie przekroczenia przez pracownika wyznaczonego limitu jazd prywatnych, w związku z poniesionymi przez pracodawcę kosztami związanymi z eksploatacją samochodu, naliczona będzie dodatkowa opłata w wysokości 0,90 zł (za każdy przejechany kilometr w ramach jazd prywatnych ponad ustalony limit).
Dyrektor KIS stwierdził, że wątpliwości wnioskodawcy dotyczą powstania przychodu i obowiązku pobrania zaliczki w przypadku gdy pracownicy wykorzystujący samochód służbowy do celów prywatnych zostaną obciążeni opłatą za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy w wyznaczonych limitach jazd prywatnych i opłatą dodatkową ponad ustalone limity jazd prywatnych.
Wyjaśniono następnie, że ustawodawca w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustalił wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia z tytułu używania samochodów służbowych do celów prywatnych. Zgodnie z tym przepisem wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów:
a) o mocy silnika do 60 kW,
b) stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 roku o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1289, z późn. zm.) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;
- 400 zł miesięcznie – dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.
Jeżeli zatem pracownik nie ponosi odpłatności za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych, uzyskuje on nieodpłatne świadczenie o wartości odpowiednio 250 zł lub 400 zł miesięcznie, z uwzględnieniem art. 12 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Art. 12 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot ryczałtów określonych w art. 12 ust. 2a ustawy podatkowej.
W konsekwencji przychód pracownika należy ustalić jako różnicę pomiędzy wartością określoną w art. 12 ust. 2a albo ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpłatnością ponoszoną przez pracownika, a następnie od tak ustalonej różnicy płatnik jest obowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki na PIT.
W opisanej wyżej sytuacji koszt opłaty ryczałtowej i koszt opłaty dodatkowej z tytułu przekroczonych limitów jazd prywatnych (ponad 1500 km i ponad 800 km) mogą stanowić kwoty pomniejszenia ryczałtu z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Skoro więc, z uwagi na poniesioną odpłatność w ww. wysokości, pracownik nie uzyska przychodu związanego z nieodpłatnym bądź częściowo odpłatnym użytkowaniem samochodu służbowego do celów prywatnych, to na wnioskodawcy nie ciążą z tego tytułu obowiązki płatnika, tj. obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – podkreślił Dyrektor KIS.
Ze względu na brak przychodu w omawianym przypadku nie będzie miało miejsca pomniejszenie ryczałtu określonego w art. 12 ust. 2a ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych - podsumowanie
Dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną w przedmiocie opodatkowania przychodu z tytułu udostępnienia pracownikom samochodów służbowych przy wprowadzeniu częściowej odpłatności ze strony zatrudnionych. Stanowisko przedstawione przez wnioskodawcę uznano w części za prawidłowe, w części natomiast za nieprawidłowe. Jeśli pracownik użytkujący samochód służbowy do celów prywatnych poniesie oprócz ustalonego ryczałtu ustawowego koszt opłaty ryczałtowej i koszt opłaty dodatkowej w wysokości wyższej niż wskazany ryczałt, to nie uzyska przychodu z tytułu nieodpłatnego korzystania ze służbowego auta.
