Poradnik Przedsiębiorcy

Zatrudnianie pracowników - z jakimi formalnościami się wiąże?

Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca może zdecydować się na zatrudnianie pracowników. Nie można jednak zapomnieć, że wiąże się to z szeregiem formalności, które uzależnione są od rodzaju zawartej umowy.

Dokumentacja z okresu ubiegania się o pracę

Jak wynika z Kodeksu Pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dodatkowo osoba ubiegająca się o stanowisko poza wypełnionym kwestionariuszem osobowym powinna dysponować świadectwami pracy, wszelkiego rodzaju dyplomami oraz dokumentami potwierdzającymi osiągnięte kwalifikacje i osiągnięcia zawodowe.

Po zatrudnieniu pracodawca ma prawo żądać od pracownika dodatkowego podania:

  • innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Badania

Osoba przyjmowana do pracy na podstawie umowy o pracę powinna zostać poddana obowiązkowemu wstępnemu badaniu lekarskiemu, które określi, czy nie ma żadnych przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Jak wynika z art. 229 Kodeksu Pracy, badania te powinny odbywać się w godzinach pracy oraz na koszt pracodawcy. Dodatkowo pracodawca musi przechowywać orzeczenia wydane na podstawie przeprowadzonych badań, np. w części A akt osobowych zatrudnionego.

Zatrudnianie pracowników - umowy

Umowę o pracę  należy zawrzeć na piśmie. Jeżeli umowa ta nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

  • rodzaj pracy,
  • miejsce wykonywania pracy,
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
  • wymiar czasu pracy,
  • termin rozpoczęcia pracy.

Można wyróżnić kilka rodzajów umów o pracę:

  • na czas określony,
  • na czas nieokreślony,
  • na okres próbny,
  • na zastępstwo.

Zakres obowiązków i regulacje wewnętrzne

W ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika o:

  • obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

  • wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

  • obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

  • układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Szkolenie BHP

Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.

Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym samym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Szkolenia takie odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

ZUS

Jak wynika z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu siedmiu dni od nawiązania stosunku pracy. Obowiązek ten dotyczy zgłoszenia na druku ZUS ZUA do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Przedsiębiorca jako płatnik składek  będzie musiał obliczać i przekazywać - w terminie do 15 dnia następnego miesiąca - składki ZUS pobierane od pracownika.

Pracownik może zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego uprawnionych członków rodziny. Zgłoszenia dokonuje za pośrednictwem pracodawcy, który przekazuje do ZUS  druk ZUS ZCNA.

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą i zatrudniająca przy tej działalności inne osoby, a więc opłacająca składki nie tylko na własne ubezpieczenia, rozlicza składki i/lub wypłacone świadczenia, sporządzając i przekazując do ZUS, za wszystkie zgłoszone do ubezpieczeń osoby, w tym za siebie druk ZUS DRA oraz odpowiednie imienne raporty miesięczne: składkowe – ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach) lub ZUS RZA (raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, przeznaczony dla ubezpieczonych, za których płatnik rozlicza wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne), i w razie potrzeby świadczeniowe – ZUS RSA.

(raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek).

Zaliczka na podatek dochodowy pracowników

Zatrudniając pracownika pracodawca jest zobowiązany - poza opłacaniem składek ZUS - również do wpłacania na konto urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. Powinność ta powstaje również przy zatrudnianiu pracowników w oparciu o umowę zlecenie oraz o dzieło.

Od 2007 roku nie ma obowiązku składania deklaracji miesięcznych PIT-4 za pracownika. Wystarczy jedynie opłacić zaliczkę na podatek z tego tytułu do 20 dnia każdego kolejnego miesiąca.

Dodatkowo pracodawca powinien pamiętać o złożeniu do 31 stycznia za rok poprzedni PIT-4R odnośnie pobranych zaliczek na podatek dochodowy pracowników. Druk ten musi trafić do urzędu skarbowego właściwego według:

  • miejsca zamieszkania płatnika -  w przypadku gdy jest on osobą fizycznej, albo
  • miejsca prowadzenia działalności płatnika, albo
  • miejsca siedziby płatnika.

Natomiast do końca lutego należy sporządzić w trzech egzemplarzach PIT-11 - informację o dochodach podatnika za rok poprzedni, po jednym dla:

  • pracownika,
  • pracodawcy,
  • urzędu skarbowego.

Akta osobowe

Pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt pracowniczych dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Dla każdego pracownika należy stworzyć oddzielne akta osobowe z podziałem na trzy części:

A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

  • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

B -  dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Inne

Przedsiębiorca może zatrudniać pracowników również w oparciu o umowy cywilnoprawne, jak chociażby umowa o dzieło czy umowa zlecenie.