Zatrudnianie pracowników - z jakimi formalnościami się wiąże?

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca wraz z rozwojem swojej firmy może zdecydować się na zatrudnianie pracowników. Nie można jednak zapomnieć, że wiąże się to z szeregiem formalności, które są uzależnione od rodzaju zawartej umowy.

Zatrudnianie pracowników - pozyskanie danych od kandydata do pracy

Pierwszym krokiem powinno być pozyskanie odpowiednich danych kandydata celem sporządzenia dla niego umowy czy wysłania go na badania lekarskie. Katalog takich danych jest wskazany w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania:

• imienia (imion) i nazwiska;
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych;
• informacji o wykształceniu (gdy jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku);
• informacji o kwalifikacjach zawodowych (gdy są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku);
• informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (gdy jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku);
• dodatkowych danych osobowych, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych.

Dodatkowo osoba ubiegająca się o stanowisko poza wypełnionym kwestionariuszem osobowym powinna dysponować świadectwami pracy, wszelkiego rodzaju dyplomami oraz dokumentami potwierdzającymi osiągnięte kwalifikacje i osiągnięcia zawodowe.

Wykonanie badań lekarskich

Osoba przyjmowana do pracy na podstawie umowy o pracę powinna jeszcze przed rozpoczęciem realizowania swoich obowiązków zostać poddana obowiązkowemu wstępnemu badaniu lekarskiemu, które określi, czy nie ma żadnych przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku. Pracodawca musi wystawić skierowanie na badania lekarskie, w którym należy wskazać:

• rodzaj badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane;
• stanowisko, na jakim będzie wykonywana praca;
• informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach.

Jak wynika z art. 229 Kodeksu pracy, badania te powinny odbywać się w godzinach pracy oraz na koszt pracodawcy. Dodatkowo pracodawca musi przechowywać orzeczenia wydane na podstawie przeprowadzonych badań, np. w części A akt osobowych zatrudnionego.

Podpisanie umowy o pracę

Umowę o pracę należy zawrzeć na piśmie przed rozpoczęciem pracy przez zatrudnionego. Jeżeli umowa ta nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien – najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika – potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy;
• miejsce wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• termin rozpoczęcia pracy.

Można wyróżnić kilka rodzajów umów o pracę:

• na okres próbny;
• na czas określony;
• na czas nieokreślony.

Szkolenie z zakresu BHP

Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do realizowania obowiązków służbowych. Dzięki takiemu szkoleniu pracownik zdobywa wiedzę i umiejętności wymagane do wykonywania pracy we właściwy sposób z uwzględnieniem zagrożeń występujących na jego stanowisku pracy. Szkolenie wstępne jest przeprowadzane w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk i obejmuje instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy. Odbycie takich szkoleń pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych.

Pracodawca zobligowany jest również do przeprowadzania szkoleń okresowych, których częstotliwość zależy od tego, w jakich warunkach i na jakim stanowisku wykonywana jest praca.

Zakres obowiązków i regulacje wewnętrzne

W ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
• dobowym i tygodniowym odpoczynku;
• przysługujących mu przerwach w pracy;
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę;
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego;
• pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;przechodzenia ze zmiany na zmianę – w przypadku pracy zmianowej;
• przemieszczaniu się między miejscami wykonywania pracy – w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy;
• innych niż określone w umowie o pracę składników wynagrodzenia oraz świadczeń pieniężnych lub rzeczowych;
• obowiązującej procedurrze rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogów formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminu odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobu ustalania takich okresów wypowiedzenia;
• prawie do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności ogólnych zasad polityki szkoleniowej pracodawcy;
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwy takich organów lub instytucji.

Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, dodatkowo powinien poinformować o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Na tym etapie konieczne jest również zapoznanie pracownika z:

• informacją o równym traktowaniu;
• informacjami dotyczącymi ryzyka zawodowego.

Zaznajomienie się z dokumentacją pracownik potwierdza poprzez złożenie podpisu na oświadczeniu o zapoznaniu się z tymi dokumentami. Oświadczenie nie ma oficjalnego wzoru, może to być osobna karta lub podpis pod danym dokumentem.

Zgłoszenie pracownika do ZUS-u

Jak wynika z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy. Obowiązek ten dotyczy zgłoszenia na druku ZUS ZUA do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Pracownik może zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego uprawnionych członków rodziny. Zgłoszenia dokonuje za pośrednictwem pracodawcy, który przekazuje do ZUS-u druk ZUS ZCNA.

Akta osobowe i dokumentacja pracownicza

Pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt pracowniczych dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Dla każdego pracownika należy stworzyć oddzielne akta osobowe z podziałem na pięć części.

W części A powinny znaleźć się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
• świadectwo ukończenia szkoły;
• skierowanie na badania wstępne oraz orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

W części B należy gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę;
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami dotyczącymi: zasad BHP, regulaminu pracy, warunków zatrudnienia, ryzyka zawodowego;
• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189¹ Kodeksu pracy;
• dokumenty dotyczące korzystania przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego bądź wychowawczego;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy;
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.

W części C przechowuje się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy;
• dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

W części D gromadzi się dokumenty takie jak odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika czy inne związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Jeśli chodzi o dokumentację pracowniczą, to obejmuje ona przede wszystkim:

• dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy;
• wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego;
• listę wypłaconych wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę pensji do rąk własnych;
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także ewidencję wypłat ekwiwalentu za używanie własnego obuwia i odzieży, ich pranie i konserwację.

W części E gromadzi się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność innych substancji, w części tej należy przechowywać: 

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c 6 Kodeksu pracy),
• informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 Kodeksu pracy),
• informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1d § 10 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),
• informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 i art. 22^1f § 2 Kodeksu pracy).

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia

Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia przynajmniej raz w miesiącu. Zgodnie z przepisami powinno się to odbyć nie później niż do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Należy również pamiętać, że pracownik musi mieć zapewnioną co najmniej minimalną pensję, która w 2023 roku od stycznia wynosiła 4242 zł brutto, a od lipca wynosi 4300 zł w przeliczeniu na pełny etat.

Obowiązek zgłoszenia pracownika do PPK

Nie wcześniej niż 14 dni po nawiązaniu stosunku pracy ale nie później niż  po upływie trzech miesięcy zatrudnienia pracodawca zobligowany jest do zgłoszenia pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Większość pracowników podlega automatycznemu zgłoszeniu do tego programu. Dotyczy to osób, które:

• są objęte obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi;
• ukończyły 18. rok życia, ale nie osiągnęły 55 lat;
• nie zgłosiły rezygnacji z uczestnictwa w tym programie.

Pracownik powinien zostać zarejestrowany w PPK nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął trzymiesięczny okres zatrudnienia.

Okresowe obowiązki pracodawcy związane z ZUS-em, US i PPK

Przedsiębiorca jako płatnik składek będzie musiał obliczać i przekazywać je w terminie:

• do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
• do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe.

W takim samym terminie dokonuje się wpłaty składek na indywidualny rachunek składkowy.

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą i zatrudniająca przy niej także inne osoby, a więc opłacająca składki nie tylko na własne ubezpieczenia, rozlicza składki i/lub wypłacone świadczenia, sporządzając i przekazując do ZUS-u, za wszystkie zgłoszone do ubezpieczeń osoby, w tym za siebie druk ZUS DRA oraz odpowiednie imienne raporty miesięczne składkowe:

• ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach) bądź
• ZUS RPA (imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej),
• a w razie potrzeby świadczenia wykazuje w ZUS RSA (raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek).

Zatrudniając pracownika, pracodawca jest zobligowany – poza opłacaniem składek ZUS – również do wpłacania na swój mikrorachunek podatkowy zaliczki na podatek dochodowy. Obecnie nie ma obowiązku składania deklaracji miesięcznych PIT-4 za pracownika. Wystarczy jedynie opłacić zaliczkę na podatek z tego tytułu do 20. dnia każdego kolejnego miesiąca.

W sytuacji gdy pracownicy uczestniczą w PPK, to konieczne jest również wysyłanie za nich deklaracji miesięcznych z wykazaniem wpłat pobranych w ramach programu. Deklarację należy wysłać do 15. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, w tym samym terminie trzeba dokonać wpłat do instytucji finansowej.

Obowiązki pracodawcy po zakończeniu roku

Dodatkowo pracodawca powinien pamiętać o wysłaniu do urzędu skarbowego za rok poprzedni deklaracji:

• PIT-4R odnośnie pobranych zaliczek na podatek dochodowy pracowników;
• PIT-11 – informację o dochodach podatnika.

Deklaracje te trzeba złożyć w wersji elektronicznej do 31 stycznia.

Konieczne jest także przekazanie pracownikowi do końca lutego PIT-11 oraz informacji o opłaconych składkach i wypłaconych świadczeniach.

Pracodawca ma wiele obowiązków związanych z zatrudnieniem pracownika. Sporo z nich należy dopełnić zaraz po zrekrutowaniu kandydata, natomiast nie można zapomnieć o zobowiązaniach okresowych. Warto korzystać z narzędzi, które ułatwią proces zatrudnienia – jednym z takich systemów jest wFirma. Dzięki niemu krok po kroku rozliczysz pracownika w sposób prosty i intuicyjny.