Poradnik Przedsiębiorcy

Jak wyliczać wynagrodzenia pracowników?

Wynagrodzenie podawane w umowie o pracę z reguły określone jest w kwocie brutto. Jednakże kwota, którą pracownik otrzymuje jest w rzeczywistości dużo niższa. Dlaczego tak się dzieje? Otóż wynagrodzenie ulega pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz podatek dochodowy. Sprawdź, jak wyliczać wynagrodzenia!

Jak wyliczać wynagrodzenia przy oskładkowaniu dodatkowych składników wynagrodzenia?

Tym samym należy pamiętać, że w skład  wynagrodzenia brutto wchodzą wszelkie premie, dodatki, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wynagrodzenie chorobowe czy też ekwiwalent za urlop. Od wszystkich tych składników pracodawca ma obowiązek potrącić składki ZUS.

Nie wszystkie dodatki do pensji podlegają bowiem obowiązkowi oskładkowania. Z  obowiązku tego zwolnione są m.in.:

  • odprawy rentowe i emerytalne,
  • diety i zwrot kosztów podróży służbowej,
  • nagrody jubileuszowe,
  • świadczenia przyznane przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
  • odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy.

Jakie składki są potrącane podczas wyliczania wynagrodzenia?

Aby ustalić wynagrodzenie netto (do wypłaty), jak wspomniano powyżej, należy odjąć od przychodu pracownika odpowiednie wartości składek na ubezpieczenia społeczne. Nie wszyscy wiedzą jednak, że tylko część z nich finansowana jest z jego wynagrodzenia. Składki płacone przez pracodawcę nie mają tutaj znaczenia. Są one bowiem wyłącznie ustalane na podstawie wynagrodzenie brutto, a pracodawca odprowadza je z własnych środków.

Dokładne stawki procentowe składek na ubezpieczenia społeczne przedstawiają się następująco.

Rodzaj składki

Stopy procentowe

Pokrywa pracownik

Pokrywa pracodawca

na ubezpieczenie emerytalne

19,52%

9,76%

9,76%

na ubezpieczenie rentowe

8,00%

1,5%

6,5%

na ubezpieczenie chorobowe

2,45%

2,45%

-

na ubezpieczenie wypadkowe

1,67%

-

1,67%

Zasady różnicowania stopy procentowej składek na ubezpieczenie wypadkowe określają przepisy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Przy wyliczaniu kwoty wynagrodzenia dla pracownika przydane może okazać się kalkulator wynagrodzeń 2021.

Wyliczanie wynagrodzenia a ubezpieczenie zdrowotne

Co do zasady, wyliczając wynagrodzenie do wypłaty, należy także potrącić składkę na ubezpieczenie zdrowotne, której stawka wynosi 9% wynagrodzenia brutto pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne. W przypadku niskich wynagrodzeń, pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, może się zdarzyć, że składka zdrowotna będzie ograniczona do wysokości zaliczki na podatek dochodowy.

Wpłaty na PPK przy wyliczaniu wynagrodzenia

Osoba, która chce przystąpić do Pracowniczych Planów Kapitałowych, musi liczyć się z tym, że pracodawca będzie pobierał od jej wynagrodzenia składki, które następnie przekaże do instytucji finansowej. Wpłata podstawowa dla uczestnika PPK wynosi 2% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, może również zadeklarować kwotę dodatkową, której wartość nie może przekroczyć 2%.

Ponadto należy mieć na uwadze, że składki jakie finansuje pracodawca (1,5% podstawy emerytalno rentowej, a dodatkowa wpłata nie może być wyższa od 2,5%), stanowią przychód dla pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym, co również wpłynie na wynagrodzenie netto.

Wyliczając wynagrodzenia uczestnika PPK należy uwzględnić nie tylko wpłaty na PPK, ale również przychód zez stosunku pracy, który powstaje z tytułu wpłat dokonywanych przez pracodawcę.

Jak wyliczać wynagrodzenia - ustalanie zaliczki na podatek dochodowy

Ostatnim krokiem przy ustalaniu wynagrodzenia netto jest odjęcie od płacy brutto podatku dochodowego. Aby ustalić podstawę obliczenia zaliczki na podatek dochodowy, od przychodu pracownika należy odjąć składki na ubezpieczenia społeczne oraz koszty uzyskania przychodu.

Rodzaj zastosowanych kosztów zależy od miejsca zamieszkania pracownika i jest niezmienną kwotą ryczałtową. Szczegółowe stawki tych kosztów kształtują się następująco:
- dla pracownika miejscowego - 250,00 zł,
- pracownik dojeżdżający - 300,00 zł.
Po odjęciu od wynagrodzenia brutto składek oraz kosztów uzyskania przychodów należy dokonać właściwych obliczeń - przemnożyć uzyskaną podstawę przez określoną stawkę podatkową (17% lub 32%), a następnie odjąć od otrzymanej wartości kwotę wolną od podatku (w przypadku, gdy pracodawca jest płatnikiem uprawnionym do jej ujęcia). Wyliczony w ten sposób podatek powinien zostać dodatkowo pomniejszony o składkę na ubezpieczenie zdrowotne, lecz tylko w wysokości 7,75% podstawy wymiaru składki. Po tym pomniejszeniu otrzymuje się należną zaliczkę na podatek dochodowy.

Potrącanie składek i podatku przy wyliczaniu wynagrodzenia - potrzebne czy nie?

Z jednej strony składki i podatki zabierają dużą część dochodu pracownika, z drugiej jednak dzięki takiej metodzie pracownik może być spokojny i nie musi troszczyć się o właściwe obliczenie i odprowadzenie tych zobowiązań. Dzięki opłacaniu składek zatrudniony ma możliwość korzystania z bezpłatnej opieki medycznej, otrzymuje świadczenia w razie niezdolności do pracy, ale również ma zapewnione środki w okresie osiągnięcia wieku emerytalnego.

Jak wyliczać wynagrodzenia pracowników

Przykład 1.

Pan Jakub otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3200 brutto. Comiesięczna pensja jest w stałej wysokości, nie otrzymuje z tytułu świadczenia pracy dodatków do pensji. Pracownik mieszka w miejscowości, w której znajduje się jego zakład pracy. Jest też uczestnikiem PPK i nie korzysta ze zwolnienia z PIT dla młodych. Jakie wynagrodzenie do wypłaty uzyska?

Krok 1. Ustalenie wynagrodzenia brutto uwzględniającego wszelkie dodatki i zasiłki

Wynagrodzenie brutto: 3200 zł

Krok 2. Obliczenie składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika

Obliczenie składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika oraz odjęcie ich od wynagrodzenia brutto:

  • składka emerytalna: 9,76% x 3200 zł = 312,32 zł

  • składka rentowa:  1,5% x 3200 zł = 48,00 zł

  • składka chorobowa: 2,45% x 3200 zł = 78,40 zł

Suma składek na ubezpieczenia społeczne: 438,72 zł

Krok 3. Obliczanie składki zdrowotnej

Po odjęciu od wynagrodzenia składek na ubezpieczenia społeczne otrzymuje się podstawę do obliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne. Następnym krokiem jest obliczenie tej składki - jej stawka wynosi 9%, z czego tylko 7,75% podlega odliczeniu.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 3200 zł - 438,72 zł = 2761,28 zł

Składka zdrowotna w całości: 2761,28 zł x 9% = 248,52 zł

Składka zdrowotna podlegająca odliczeniu: 2761,28 zł x 7,75% = 214,00 zł

Krok 4. Obliczenie wpłat na PPK

Obliczenie składek na PPK i odjęcie ich od wynagrodzenia:

PPK pracownika: 2% x 3200 zł = 64 zł

PPK pracodawcy: 1,5% x 3200 zł = 48 zł

Krok 5. Zaliczka na podatek dochodowy

Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy.

  • obliczenie podstawy opodatkowania poprzez odjęcie od wynagrodzenia brutto składek na ubezpieczenia społeczne oraz kosztów uzyskania przychodu - przyjęta w przykładzie kwota kosztów uzyskania przychodów to 250 zł, przychód z tytułu PPK finansowane go przez pracodawcę wynosi 48 zł.

Wynagrodzenie brutto: 3200 zł

Kwota składek na ubezpieczenia społeczne: 438,72 zł

Koszty uzyskania przychodów: 250,00 zł

Podstawa opodatkowania: 3200 zł - 438,72 zł + 48 zł - 250,00 zł = 2559,28 zł, należy zaokrąglić do pełnych złotych: 2559 zł

  • obliczenie podatku wg określonej stawki - w przykładzie założono, że stawka podatku wynosi 17% - dochód poniżej 85 528 zł

Podatek należny: 2559 zł x 17% = 435,03 zł

  • odjęcie od otrzymanego podatku kwoty wolnej od podatku, kwota ta jest ustanowiona ustawowo i jej miesięczna wysokość wynosi 43,76 zł

Podatek należny pomniejszony o kwotę wolną od podatku: 435,03 zł - 43,76 zł = 391,27 zł

  • odliczenie od podatku kwoty składki zdrowotnej. Należy pamiętać, iż odliczyć można składkę wyłącznie wg stawki 7,75%. Kwotę zaliczki na podatek dochodowy należy zaokrąglić do pełnej liczby.

Podatek należny - 391,27 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu - 2761,28 x 7,75 % = 214,00 zł

Zaliczka na podatek dochodowy - 391,27 zł - 214 zł = 177,27 zł = 177,00 zł (po zaokrągleniu)

Krok 6. Ustalanie wynagrodzenia netto

Ustalenie wynagrodzenia netto poprzez odjęcie od przychodu kwoty składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz podatku.

Wynagrodzenie brutto - 3200 zł

Składki na ubezpieczenia społeczne - 438,72 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne - 248,52 zł

Wpłata na PPK pracownika - 64 zł

Zaliczka na podatek - 177 zł

Wynagrodzenie netto: 3200 zł - 438,72 zł - 248,52 zł - 64 zł - 177 zł = 2 271,76 zł

Wyliczanie wynagrodzeń w systemie wFirma.pl

Oprogramowanie do rozliczania pracowników wFirma.pl pozwala na proste wyliczenie wynagrodzeń pracowników. Po ustawieniu odpowiednich parametrów w umowie pracownika automatycznie zostanie naliczona mu pensja na liście płac, którą można sporządzić w KADRY » LISTY PŁAC » MENU » ZBIORCZE » DODAJ LISTĘ PŁAC.

Jak wyliczać wynagrodzenia - lista płac w wFirma.pl

Dzięki temu utworzony zostanie dokument, na którym zostaną wyszczególnione poszczególne składniki wynagrodzenia. Na jego podstawie można sporządzić również deklarację rozliczeniową ZUS oraz wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy za pracownika.