Czym jest stałe miejsce prowadzenia działalności na potrzeby KSeF?

Biorąc pod uwagę przepisy ustawy o VAT stanowiące o obowiązku stosowania systemu KSeF w zakresie fakturowania, należy wskazać, że kwestia ustalenia, czy podatnik ma stałe miejsce prowadzenia działalności na potrzeby KSeF, ma istotne znaczenie w kontekście obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Obowiązek wystawienia e-faktury poprzez KSeF

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek wystawiania e-faktur nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT). W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT).

Natomiast kwestię otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF reguluje przepis art. 106gb ust. 4 ustawy, który wskazuje m.in., że w przypadku gdy nabywcą jest podmiot niemający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Zatem jeżeli dana spółka nie ma  stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, to na podstawie art. 106gb ust. 4 pkt 2 ustawy nie będzie zobowiązana do odbioru faktur od polskich podmiotów przy użyciu KSeF. Jednocześnie taka spółka powinna uzgodnić z danym podmiotem inny sposób odbioru ustrukturyzowanej faktury. 

Czym jest stałe miejsce prowadzenia działalności na potrzeby KSeF i jak je ustalić?

Przepisy ustawy o VAT nie definiują pojęcia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i w tym zakresie konieczne jest sięgnięcie do treści unijnego rozporządzenia wykonawczego nr 282/2011 do Dyrektywy VAT.

W myśl art. 11 ust. 1 rozporządzenia 282/2011 stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT sam w sobie nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

W świetle powyższego o stałym miejscu prowadzenia działalności gospodarczej można mówić, jeżeli występuje odpowiednia struktura w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, niezbędna do prowadzenia działalności gospodarczej oraz istnieje pewna minimalna skala działalności gospodarczej, która pozwala na uznanie, że działalność podatnika w tym miejscu nie jest prowadzona w sposób okresowy, jak również działalność z tego miejsca jest prowadzona w sposób samodzielny w stosunku do działalności siedziby przedsiębiorstwa.  W rezultacie, jeżeli dany podmiot ma w danym państwie personel oraz strukturę (w tym infrastrukturę techniczną) cechującą się odpowiednią stałością, to ma stałe miejsce prowadzenia działalności w tym państwie. 

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na treść wyroku TSUE z 3 czerwca 2021 roku, w sprawie C- 931/19, gdzie Trybunał wskazał, że w przypadku gdy podatnik dysponuje w innym kraju jedynie zapleczem technicznym (nieruchomością) i nie ma na miejscu żadnych zasobów ludzkich umożliwiających samodzielne działanie, w sposób oczywisty nie są spełnione kryteria posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Zatem wynajmowana w innym państwie członkowskim nieruchomość nie stanowi stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w sytuacji, gdy właściciel tej nieruchomości nie ma własnego personelu niezbędnego do świadczenia usług związanych z najmem.

Przykład 1.

Spółka mająca siedzibę w Niemczech prowadzi odpłatny wynajem nieruchomości własnych położonych na terytorium Polski. Zgodnie z art. 28e ustawy o VAT taki odpłatny najem podlega opodatkowaniu w kraju miejsca położenia nieruchomości, a zatem spółka ma obowiązek wystawienia faktury VAT. Jaką fakturę powinna ona wystawić?

Samo posiadanie nieruchomości na terytorium Polski bez zaplecza personalno-technicznego nie powoduje, że spółka ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terenie RP. W konsekwencji może ona wystawić fakturę papierową lub elektroniczną i nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Przy czym, jeżeli spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT w Polsce, to ma możliwość wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodnie z art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT.

Ponadto warto zwrócić uwagę na treść interpretacji Dyrektora KIS z 11 grudnia 2025 roku (nr 0114-KDIP1-2.4012.657.2025.2.MW), gdzie organ podatkowy wskazał, że dla uznania działalności podmiotu za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce nie jest konieczne, aby przy wykorzystaniu wystarczających środków sam podmiot świadczył usługi czy też dokonywał dostaw towarów. Ważne jest, aby stworzona struktura działalności podmiotu miała możliwość odbioru i korzystania z usług dostarczonych na własne potrzeby.

Przykład 2.

Spółka z siedzibą w Austrii zajmuje się sprzedażą nieruchomości na terenie UE. Dodatkowo w Polsce spółka ma swój oddział, który zajmuje się wyłącznie zakupem usług licencyjnych i zakupem praw do znaków towarowych. Spółka sprzedaje innemu przedsiębiorcy nieruchomość położoną w Warszawie. Jaką fakturę powinna ona wystawić?

Oddział znajdujący się w Polsce można uznać za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Jednocześnie zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT obowiązek wystawienia e-faktury nie dotyczy faktury wystawionej przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę. W konsekwencji sprzedaż nieruchomości przez spółkę może być udokumentowana fakturą papierową lub elektroniczną.

Podsumowując powyższe, należy wskazać, że poprawne określenie, czy podmiot ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, będzie determinowało obowiązki w zakresie korzystania z KSeF w ramach dokumentowania czynności dokonanych na terenie kraju.