Analiza kosztów freelancera

Freelancing to obecnie dość popularna forma zatrudnienia. Ale czy tylko? Każdy pracujący człowiek chciałby móc oddzielić swoje życie zawodowe od prywatnego i w dużej mierze pracownikom etatowym to się udaje. Natomiast freelancerom niestety nie zawsze. Nienormowany czas pracy i brak „odgórnego” nadzoru często powoduje, że egzystencja freelancera już nie konstytuuje odrębnych części – zawodowych i prywatnych. Te elementy życia mieszają się ze sobą, co prowadzi do prostej konkluzji – freelancing to styl życia.

W związku z powyższym każdy freelancer powinien pamiętać, że poza pracą musi jakoś funkcjonować. Zatem ponoszone koszty to nie tylko wydatki związane z tą formą zatrudnienia, ale także te dotyczące normalnej egzystencji. W końcu freelancer jak każdy człowiek musi jeść, pić i korzystać z jakichś rozrywek. Ponadto z pewnością w skali roku chciałby coś zaoszczędzić. W dokładnym rozplanowaniu budżetu freelancerowi powinna pomóc skrupulatna analiza kosztów. Wiele osób pomija pewne koszty, uznając je za nieistotne. Tymczasem freelancing to taki rodzaj zatrudnienia, gdzie dosłownie każdy grosz się liczy. Szkoda, że stereotypy sprowadzają freelancera do samego słowa free czyli wolny, bo mowa tu o wolnym biznesie, a nie wolności od pęt etatowego zatrudnienia. Cóż, freelancing to nie tylko napływające pieniądze za zlecenia, ale także koszty. Aby nic nie pominąć przy wyliczaniu kosztów, warto przyjrzeć się, co tak naprawdę je stanowi.

Analiza kosztów

Na początek przybliżmy samo zagadnienie. Analiza kosztów przede wszystkim daje freelancerowi całościowy pogląd na efektywność jego pracy i działalności z nią związaną. Zadaniem analizy kosztów jest dostarczenie informacji o ich kształtowaniu się oraz o czynnikach oddziałujących na ich poziom, dynamikę i strukturę. Wskazuje na to, co freelancer robi źle. Ujawnia niewykorzystane dotąd możliwości oraz określa sposoby ich wykorzystania w celu osiągnięcia jak najwyższego zysku. Głównym źródłem analizy kosztów własnych jest rachunkowość firmy czy działalności wykonywanej osobiście. Ponadto analiza korzysta z wielu innych źródeł pozwalających ocenić przyczyny określonego kształtowania się kosztów. Wśród tych źródeł można wymienić:

• dokumentację produkcji w przedsiębiorstwie przemysłowym i usługowym,
• ewidencję obrotu towarowego w handlu,
• ewidencję wydajności pracy,
• zużycia materiałowego i zapasów,
• sprawozdawczość z zakresu sprzedaży.

UWAGA: warto porównywać rzeczywiste koszty z kosztami poniesionymi w okresie minionym lub przewidzianymi w planie. Gdyż w ten sposób ustala się wielkość odchylenia między faktycznie poniesionymi kosztami w okresie badanym a planem lub jego wykonaniem w poprzednich okresach, a także bada się przyczyny, które te odchylenia spowodowały.

Koszty poniesione przez zleceniodawcę czyli wyliczanie stawki

Dokładna analiza kosztów pomaga freelancerowi w wyliczeniu stawki, którą będzie proponował swoim zleceniodawcom. Częstym błędem osób wybierających ten rodzaj zatrudnienia jest zaniżanie stawki, gdyż taki zabieg „psuje rynek” – zleceniodawca może pomyśleć, że freelancer nie jest dobry w tym, co robi lub po prostu siebie nie docenia, co również postrzegane jest pejoratywnie. Z kolei zawyżanie stawki powoduje, że zleceniodawca rezygnuje z usług danego freelancera i wybiera kogoś tańszego. Obecnie istnieje kilka metod, które ułatwią freelancerowi wyliczenie adekwatnej stawki, oto one:

• Stawka oparta na kosztach – ta metoda interesuje nas najbardziej, ponieważ uwzględnia rzeczywiste koszty poniesione przez freelancera (nie tylko związane z pracą, ale także z życiem codziennym), które wskazują na to, ile powinien zarobić, żeby przeżyć oraz bierze pod uwagę kwalifikacje czyli te koszty, które freelancer ponosi w związku z rozwojem swoich umiejętności.
• Stawki rynkowe – czyli ile należy się freelancerowi ze względu przede wszystkim na jego kwalifikacje. W rzeczywistości freelancer nie jest w stanie obiektywnie ocenić swoich umiejętności i wychodzi z tego nie do końca dobra dla samego zainteresowanego konkluzja: „inni robią to co ja i zarabiają tyle, więc i ja powinienem tyle zarabiać”. A przecież wszyscy freelancerzy nie mają takich samych kwalifikacji.
• Stawka oparta na korzyści dla zleceniodawcy – bardzo trudna metoda, bo wymaga dogłębnej analizy tendencji biznesowych zleceniodawcy. Upraszczając freelancer „broni” zaproponowaną stawkę, tłumacząc klientowi, że warto tyle na niego postawić i przedstawiając zyski, które klient osiągnie, zlecając zadanie właśnie temu, a nie innemu freelancerowi.

Rzeczywiste koszty ponoszone przez freelancera

Jak już pisaliśmy, freelancer ma wiele wydatków. Dlatego, żeby mógł wyjść przynajmniej na zero, a w przyszłości dobrze zarobić, musi przeanalizować swoje rzeczywiste koszty. Dzięki czemu może obliczyć także stawkę minimalną, którą powinien otrzymywać, by pokryć wszelkie wydatki, a nawet zarobić. Analiza powinna obejmować wydatki w skali roku czyli te ponoszone co miesiąc i te rzadsze.

Podatki – VAT, podatek dochodowy, z uwzględnieniem wszelkich zwrotów. Rodzaje opodatkowania zależą od formy działalności. Aby ułatwić sobie życie, freelancer może skorzystać z księgowości on-line. Takie rozwiązanie proponuje http://wfirma.pl/ . Używając do celów księgowych aplikacji on-line, freelancer zapobiega wszelkim błędom, które mogą wkraść się w księgowości tradycyjnej.

Ubezpieczenia – zależy od tego, gdzie freelancer się ubezpiecza, więc np. ZUS, NFZ, polisy zdrowotne, abonament medyczny itp. oraz od rodzaju ubezpieczenia, czyli np. zdrowotne, wypadkowe, chorobowe, emerytalne, rentowe.

Koszty biznesowe

• wynajem biura (chociaż freelancer zazwyczaj pracuje w domu);
• dojazdy do klientów – podróże służbowe;
• wydatki związane ze sprzętem i oprogramowaniem – komputery, akcesoria, programy;
• szkolenia i kursy;
• Internet, telefon, fax – należy uwzględnić nie tylko biznesowe ich wykorzystanie, ale także do celów osobistych;
• akcesoria biurowe;
• reklama i promocja.

Koszty osobiste

• wynajem mieszkania oraz opłaty za mieszkanie – czynsz, woda, gaz, prąd – traktowane również jako miejsce pracy;
• utrzymanie samochodu – przeglądy, paliwo, naprawy, ubezpieczenie, parkingi;
• codzienne wydatki – jedzenie, picie;
• niecodzienne wydatki – ubrania, książki, płyty, bilety wstępów (kino, teatr, kluby, wesołe miasteczko itp.), wyjścia z przyjaciółmi do klubów, restauracji, a także ewentualny urlop itp.

Analiza kosztów nie jest trudna, ale wymaga skrupulatności, pełnego skupienia i pilnowania, by czegoś nie przeoczyć. Ponadto w Internecie w tej chwili istnieje wiele kalkulatorów kosztów, które wyliczają roczne wydatki freelancera, a nawet stawki, jakie powinien proponować zleceniodawcom.

Analiza daje freelancerowi poczucie bezpieczeństwa – wie, że panuje nad swoimi wydatkami. Osoba korzystająca z freelancingu dzięki obliczaniu wydatków uczy się oszczędności, ale także wyceny samego siebie. Warto przeprowadzać analizę kosztów, by zapanować nad pozornie „wolnym stylem życia”.