Jak wykonać wyksięgowanie z ewidencji bilansowej nieużywanej licencji?

Wiele przedsiębiorstw korzysta z oprogramowania, które z czasem wymaga wymiany na nowsze wersje. Pojawia się wtedy kluczowe pytanie księgowe: jak prawidłowo przeprowadzić wyksięgowanie z ewidencji bilansowej nieużywanej licencji? Proces ten jest niezbędny do zachowania rzetelności sprawozdań finansowych. W artykule wyjaśniamy, kiedy należy usunąć licencję z aktywów firmy oraz jakich zapisów księgowych dokonać, aby cały proces przebiegł zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wycena wartości niematerialnych i prawnych

Przez wartości niematerialne i prawne rozumie się co do zasady nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

1. autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;
2. prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych;
3. know-how.

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu, wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy zgodnie z warunkami określonymi w ust. 4. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych. Taka definicja zawarta została w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości.

Wyceny wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się na potrzeby ujęcia ich w bilansie. Wartości niematerialne i prawne przed dokonaniem wyceny powinny zostać zinwentaryzowane. Jednostki przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Wartości niematerialne i prawne inwentaryzowane są drogą weryfikacji, czyli poprzez porównanie stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi z odpowiednich dokumentów źródłowych.

Wartości niematerialne i prawne wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy według cen nabycia lub kosztów wytworzenia (koszty zakończonych prac rozwojowych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, tak stanowi art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. 

O trwałej utracie wartości mówimy wówczas, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Uzasadnia to dokonanie odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku – do ustalonej w inny sposób wartości godziwej (art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości). Trwała utrata wartości wartości niematerialnej i prawnej może być spowodowana np. zmianą technologii, przeznaczeniem do likwidacji czy wycofaniem z używania. Stosowny odpis aktualizujący z tytułu ten utraty odnosi się w pozostałe koszty operacyjne zapisem:

• Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”;
• Ma konto 075 „Odpisy z tytułu trwałej utraty wartości wartości niematerialnych i prawnych”.

Wyksięgowanie z ewidencji bilansowej nieużywanej licencji

Jeżeli ujęta w ewidencji bilansowej wartość niematerialna i prawna nie przynosi już jednostce korzyści ekonomicznych i jednostka nie zamierza dalej jej użytkować, to taka wartość niematerialna i prawna nie powinna pozostawać w aktywach jednostki. W sytuacji zatem, gdy licencja na program figurująca jako taka wartość nie jest już wykorzystywana przez jednostkę na przykład z powodu wdrożenia nowego, bardziej zaawansowanego oprogramowania, wygaśnięcia licencji, jej gospodarczej nieprzydatności lub zaprzestania prowadzenia danego rodzaju działalności, należy ją wyksięgować z ewidencji bilansowej. Wyksięgowania nieużywanej licencji z ewidencji bilansowej dokonuje się nie później niż na dzień bilansowy. Decyzję o zaprzestaniu używania danego oprogramowania i wyksięgowaniu licencji na program z ewidencji bilansowej podejmuje kierownik jednostki, a podstawę stanowi dowód LT sporządzony w związku z likwidacją wartości niematerialnej i prawnej.

Ewidencja w księgach rachunkowych

Jeżeli zatem ujęta w ewidencji bilansowej licencja stanowiąca wartość niematerialną i prawną (WNiP) nie będzie już używana przez jednostkę, a zatem przestaje przynosić korzyści ekonomiczne, powinna zostać wyksięgowana z ewidencji bilansowej. Ewidencja w księgach rachunkowych różni się w zależności od tego, czy licencja na program została w pełni zamortyzowana, czy też nie. Warto przy tym podkreślić, że samo pełne zamortyzowanie WNiP, nie jest wystarczającym powodem do jej wyksięgowania z ewidencji bilansowej, jeśli taka licencja w dalszym ciągu jest wykorzystywana w jednostce do prowadzenia działalności gospodarczej i przynosi jej korzyści ekonomiczne.

Wyksięgowanie z ewidencji bilansowej nieużywanej licencji zakwalifikowanej jako wartość niematerialna i prawna całkowicie zamortyzowanej może przebiegać zapisem:

• Wn konto 072 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”;
• Ma konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”.

Natomiast w sytuacji, gdy wyksięgowaniu z ewidencji bilansowej podlega nieużywana licencja na program, która nie została jeszcze całkowicie zamortyzowana, dokonuje się następujących zapisów w księgach: 

1. Dotychczasowe odpisy amortyzacyjne:
• Wn konto 072 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”;
• Ma konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”.
2. Niezamortyzowana wartość początkowa nieużywanej licencji na program stanowiącej dotychczas wartość niematerialną i prawną:
• Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”;
• Ma konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”.

Przykład 1.

Design&Print sp. z o.o. od 2018 roku wykorzystywała zaawansowane oprogramowanie graficzne „StudioGraph Pro” do tworzenia projektów materiałów reklamowych na potrzeby klientów. Licencja na program została zakupiona w lipcu 2018 roku za 30 000 zł. Oprogramowanie zakwalifikowano jako WNiP i ujęto w ewidencji bilansowej. W sierpniu 2025 roku w związku z rosnącymi potrzebami projektowymi i integracją z nowym systemem zarządzania zleceniami spółka przeszła na nowszy pakiet graficzny „NeoDesign”. Od tego momentu oprogramowanie „StudioGraph Pro” nie jest już wykorzystywane w działalności gospodarczej prowadzonej przez jednostkę – nie służy ani do tworzenia nowych projektów, ani do obsługi wcześniejszych zleceń. Licencja na poprzedni program nadal figuruje jednak w ewidencji bilansowej jednostki. Licencja na program została całkowicie zamortyzowana. Czy spółka powinna wyksięgować z ewidencji bilansowej nieużywaną licencję na program „StudioGraph Pro”, a jeśli tak – kiedy i jak to zrobić?

Tak, spółka powinna wyksięgować z ewidencji bilansowej licencję na program graficzny, który nie jest już wykorzystywany w działalności gospodarczej prowadzonej przez jednostkę. Skoro program „StudioGraph Pro” przestał być używany w sierpniu 2025 roku i nie przynosi już spółce korzyści ekonomicznych, nie powinien figurować w aktywach jednostki. Wyksięgowania z ewidencji bilansowej nieużywanej licencji na program należy dokonać nie później niż na dzień bilansowy, czyli do 31 grudnia 2025 roku na podstawie dowodu LT.

Licencja na program została w pełni zamortyzowana, zatem jej wartość w księgach rachunkowych można wyksięgować zapisem:

• Wn konto 072 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”;
• Ma konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”.

W sytuacji, gdy licencja na program stanowiąca WNiP nie jest już używana przez jednostkę i nie przynosi jej korzyści ekonomicznych, nieużywaną licencję należy najpóźniej na dzień bilansowy wyksięgować z ewidencji bilansowej. Warto przy tym pamiętać, że sam fakt całkowitej amortyzacji nie jest przesłanką do likwidacji WNiP – decyduje faktyczne zaprzestanie użytkowania oprogramowania w działalności gospodarczej. Wyksięgowanie nieużywanej licencji pozwala zachować rzetelność i przejrzystość danych prezentowanych w sprawozdaniu finansowym, a tym samym zapewnia zgodność z zasadą wiernego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.