Księgi rachunkowe a ogłoszenie upadłości – co trzeba wiedzieć?

Zależność między księgi rachunkowe a ogłoszenie upadłości jednostki jest ściśle regulowana przez przepisy prawa. W artykule wyjaśniamy, jaki wpływ na obowiązki ewidencyjne ma postawienie firmy w stan upadłości, odwołując się do kluczowych zapisów ustawy o rachunkowości oraz Prawa upadłościowego.

Księgi rachunkowe a ogłoszenie upadłości

Pierwszy przepis, który poddamy analizie, to art. 12 ust. 2 pkt 6 ustawy o rachunkowości, gdzie wskazano, że księgi rachunkowe należy zamknąć na dzień poprzedzający postawienie w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości. Zamknięcie ksiąg powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tego faktu. 

Dla poprawnego zamknięcia ksiąg istotne jest zatem ustalenie daty ogłoszenia upadłości. Ogłoszenie upadłości następuje na wniosek, do którego należy dołączyć:

1. aktualny wykaz majątku z szacunkową wyceną jego składników;
2. bilans sporządzony przez dłużnika dla celów postępowania, na dzień przypadający w okresie 30 dni przed dniem złożenia wniosku;
3. spis wierzycieli z podaniem ich adresów i wysokości wierzytelności każdego z nich oraz terminów zapłaty, a także listę zabezpieczeń dokonanych przez wierzycieli na jego majątku wraz z datami ich ustanowienia;
4. oświadczenie o spłatach wierzytelności lub innych długów dokonanych w terminie 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku;
5. spis podmiotów zobowiązanych majątkowo wobec dłużnika wraz z adresami, z określeniem wierzytelności, daty ich powstania i terminów zapłaty;
6. wykaz tytułów egzekucyjnych oraz tytułów wykonawczych przeciwko dłużnikowi;
7. informację o postępowaniach dotyczących ustanowienia na majątku dłużnika hipotek, zastawów, zastawów rejestrowych, zastawów skarbowych i hipotek morskich oraz innych obciążeń podlegających wpisowi w księdze wieczystej lub w rejestrach, jak również o prowadzonych innych postępowaniach sądowych, administracyjnych, sądowoadministracyjnych oraz przed sądami polubownymi dotyczących majątku dłużnika;
8. informację o miejscu zamieszkania reprezentantów spółki lub osoby prawnej i likwidatorów, jeżeli są ustanowieni;
9. informację, czy w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
1. zatrudniał średniorocznie 250 lub więcej pracowników lub
2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych przekraczający równowartość w złotych 50 milionów euro, lub
3. sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat przekroczyły równowartość w złotych 43 milionów euro.

Zgodnie z art. 27 ustawy – Prawo upadłościowe sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym. Postanowienie w sprawie ogłoszenia upadłości sąd wydaje w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia wniosku. Zażalenie na postanowienie w sprawie ogłoszenia upadłości sąd drugiej instancji rozpoznaje w terminie miesiąca od dnia przedstawienia mu akt sprawy.

Wycena aktywów i pasywów w przypadku ogłoszenia upadłości

Jak wynika z treści art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości, przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Ustalając zdolność jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego. 

Natomiast w myśl art. 29 ust. 1 ww. ustawy, jeżeli założenie kontynuacji działalności nie jest zasadne, to wycena aktywów jednostki następuje po cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych od cen ich nabycia albo kosztów wytworzenia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. W takim przypadku jednostka jest również obowiązana utworzyć rezerwę na przewidywane dodatkowe koszty i straty spowodowane zaniechaniem lub utratą zdolności do kontynuowania działalności.

Wycena po cenach sprzedaży netto i utworzenie rezerwy następują w szczególności w przeddzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości, na koniec roku obrotowego, jeżeli na dzień zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy jednostka nie będzie kontynuowała działalności, na koniec roku obrotowego przypadającego w czasie trwania postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego, a także w przeddzień przekazania podziału lub sprzedaży jednostki, jeżeli odpowiednia umowa nie przewiduje przyjęcia za podstawę rozliczeń wartości majątku ustalonej przy założeniu, że działalność gospodarcza będzie przez jednostkę kontynuowana (art. 29 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Różnica powstała w wyniku wyceny aktywów w cenie sprzedaży netto oraz utworzenia rezerwy na koszty związane z likwidacją lub upadłością jednostki wpływa na kapitał z aktualizacji wyceny. Skutkiem wyceny aktywów w cenie sprzedaży netto może być obniżenie wartości aktywów. 

Zmniejszenie wartości aktywów z uwagi na postawienie jednostki w stan upadłości będzie księgowane jako:

• „Odpisy aktualizujące wartość aktywów” po stronie Ma oraz
• „Kapitał z aktualizacji wyceny” po stronie Wn. 

Rezerwy na koszty związane z likwidacją jednostki również będą zmniejszać:

• „Kapitał z aktualizacji wyceny” po stronie Wn oraz
• „Rezerwy” po stronie Ma.

Przykład 1.

Jednostka postawiona w stan upadłości posiada w majątku firmowym zarówno środki trwałe, jak i towary handlowe. Wyceny jednostka dokonuje zgodnie z cenami sprzedaży netto (cena możliwa do uzyskania z uwzględnieniem ewentualnego odpisu aktualizującego wartość). Księgowe ujęcie wyceny dla środków trwałych będzie przebiegać następująco:

• Wn konto 81-3 „Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny”,
• Ma konto 07-3 „Odpisy z tytułu trwałej utraty wartości środków trwałych”.

Natomiast w stosunku do towarów wycena będzie przeprowadzona zapisem:

• Wn konto 81-3 „Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny”,
• Ma konto 34 „Odchylenia z tytułu aktualizacji wartości towarów i materiałów”, konto 62 „Odchylenia z tytułu aktualizacji wartości produktów”.

Wpływ ogłoszenia upadłości na kapitał własny jednostki

Ostatni przepis, na który zwrócimy uwagę, to art. 36 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Regulacja ta podaje, że składniki kapitału (funduszu) własnego jednostek postawionych w stan likwidacji lub upadłości należy, na dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego, połączyć w jeden kapitał (fundusz) podstawowy, zmniejszając go:

• w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystwach ubezpieczeń wzajemnych i towarzystwach reasekuracji wzajemnej – o udziały własne;
• w spółkach akcyjnych oraz prostych spółkach akcyjnych – o należne wkłady na poczet kapitału, o ile nie wezwano zainteresowanych do ich wniesienia, oraz o akcje własne.

Stan upadłości jednostki wywołuje określone skutki w sferze rachunkowości. Przede wszystkim należy zauważyć, że konieczne staje się zamknięcie ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający ogłoszenie upadłości.