Czy możliwa jest zaliczka na poczet wynagrodzenia przed terminem?

Pracodawca ma ustawowy obowiązek terminowego regulowania należności, jednak często pojawia się pytanie, czy możliwa jest zaliczka na poczet wynagrodzenia wypłacana z wyprzedzeniem. Choć Kodeks pracy jasno określa zasady wypłat, praktyka biznesowa pokazuje, że wcześniejsze świadczenia są dopuszczalne, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane i rozliczone.

Termin wypłaty wynagrodzenia

W art. 85 §§ 1–4 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy ustalono następujące zasady dotyczące czasu, w jakim należy wypłacać wynagrodzenie za pracę:

1. wypłaty wynagrodzenia dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie;
2. wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego;
3. jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym;
4. składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.

Warto również wskazać na ogólną regułę zawartą w art. 80 Kodeksu pracy, zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną (a nie pracę, która ma dopiero być wykonana).

Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Wskazać tu można przykładowo art. 92 § 1 Kodeksu pracy przyznający pracownikowi prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby czy też art. 172 gwarantujący wypłatę wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego. Wspomnieć można też o § 16 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, który stanowi, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia:

1. jako strona lub świadek na czas udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej;
2. na czas niezbędny do przeprowadzania obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych;
3. będąc ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu;
4. będąc członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa;
5. będąc krwiodawcą – na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy;
6. na czas obejmujący:
7. 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
8. 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Należy także odnotować, że art. 39 ust. 3 Ustawy z 26 stycznia 1982 roku – Karta Nauczyciela, inaczej niż art. 85 § 2 Kodeksu pracy, przewiduje wypłacanie wynagrodzenia nauczycielowi miesięcznie z góry (a nie z dołu) w pierwszym dniu miesiąca.

Jednak w takim zakresie, w jakim obowiązuje reguła wypłacania wynagrodzenia za pracę wykonaną, co do zasady wypłata musi zostać dokonywana z dołu, czyli po wykonaniu pracy.

Wypłacanie zaliczki na poczet wynagrodzenia z wyprzedzeniem

W przepisach prawa pracy nie ma zakazu wypłacania pracownikowi wynagrodzenia z wyprzedzeniem, czyli za okres, który ma dopiero nastąpić. Takie wypłaty mają charakter zaliczek na poczet przyszłego wynagrodzenia, co do którego strony zakładają, że pracownik nabędzie do niego prawo. Za każdym razem zatem zaliczka musi zostać odpowiednio rozliczona.

Możliwe są w związku z tym przypadki, w których kwota wypłaconej zaliczki:

1. jest niższa od kwoty wynagrodzenia, na poczet którego ją wypłacono – pracodawca musi wtedy wypłacić pracownikowi, w terminie zgodnym z art. 85 Kodeksu pracy brakującą część wynagrodzenia;
2. jest wyższa od kwoty wynagrodzenia, na poczet którego ją wypłacono – pracownik ma obowiązek zwrotu nadpłaconej kwoty (zasady i terminy zwrotu strony powinny wcześniej uzgodnić; nadpłacona kwota zaliczki może być też potrącona z wynagrodzenia pracownika przez pracodawcę na zasadach określonych w art. 87 i nast. Kodeksu pracy)
3. jest zgodna z kwotą wynagrodzenia, na poczet którego ją wypłacono – wówczas pracodawca ani pracownik nie muszą regulować niedopłaty, ani nadpłaty, gdyż w tym przypadku różnice takie nie występują.

Przykład 1.

Zgodnie z umową o pracę miesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 7000 zł. W regulaminie pracy pracodawca ustalił, że wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane piątego dnia następnego miesiąca. 5 maja pracodawca wypłacił pracownikowi tytułem wynagrodzenia za kwiecień 3000 zł, gdyż kwota 4000 zł złotych, dopełniająca wynagrodzenie za czerwiec (3000 zł + 4000 = 7000 zł), została pracownikowi wypłacona w marcu w ramach zaliczki.

Przykład 2.

Miesięczne wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 8000 zł. W czerwcu 2026 roku pracodawca wypłacił pracownikowi, na jego wniosek, w ramach zaliczki wynagrodzenie za lipiec 2026 roku. Wymiar czasu pracy w lipcu 2026 roku wynosił 184 godziny. Pracownik nie przepracował jednak pełnego miesiąca, gdyż strony umowy o pracę zdecydowały o jej rozwiązaniu za porozumieniem stron, co miało nastąpić 20 lipca 2026 roku. Oznacza to, że w lipcu 2026 roku pracownik nie przepracował 9 dni, czyli 72 godzin (9 dni × 8 godzin = 72 godziny).

Pracownikowi przysługiwało zatem za przepracowaną część lipca 2026 roku wynagrodzenie obliczone zgodnie z § 12 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Przepis ten stanowi, że w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, gdy okres pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca – miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieświadczenia przez pracownika pracy w danym miesiącu. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

W analizowanym przypadku wynagrodzenie należne pracownikowi za lipiec 2026 roku wyniosło 4869,44 zł, zgodnie z obliczeniem:

• 8000 zł : 184 godziny = 43,48 zł;
• 43,48 zł × 72 godziny = 3130,56 zł;
• 8000 zł - 3130,56 zł = 4869,44 zł.

W związku z powyższym pracownik został wezwany przez pracodawcę do zwrotu nadpłaconej kwoty wynagrodzenia w wysokości 3130,56 zł.

Zaliczka na poczet wynagrodzenia a inicjatywa pracownika

Przepis art. 86 § 1 w związku z art. 1041 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy wymaga wypłacania wynagrodzenia za pracę w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Termin wypłaty wynagrodzenia powinien być ustalony z góry i stały (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 5 kwietnia 2023 roku, II PSKP 34/22).

Tym samym pracodawca musi wyznaczyć konkretny dzień miesiąca, w którym dokonuje wypłaty, np. 5., 7., czy 10. dzień miesiąca. Zgodnie z art. 85 § 3 Kodeksu pracy, jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Dokonywanie wypłat przed ustalonym terminem, w postaci zaliczek na poczet przyszłego (spodziewanego) wynagrodzenia, rodzić może dla stron stosunku pracy wyżej opisane komplikacje związane z koniecznością rozliczania tych zaliczek. Jednocześnie zaliczki wypłacane na wniosek pracowników mogą być dla nich atrakcyjnym rozwiązaniem, dlatego można rozważać wprowadzenie takiej możliwości jako elementu systemu motywacyjnego – benefitu, z którego na określonych zasadach mogą korzystać pracownicy.

Inicjatywa otrzymania konkretnej zaliczki powinna zawsze występować po stronie pracownika zainteresowanego otrzymaniem określonej kwoty z wyprzedzeniem; w przypadku braku wniosku pracownika pracodawca nie powinien sam narzucać dokonywania takich wcześniejszych wypłat, gdyż jego zadaniem jest dbanie o wypłacanie wynagrodzeń w ustalonym terminie, a ich zaliczkowanie jest zawsze pewnym wyjątkiem od zasady wypłacania wynagrodzenia za pracę po jej wykonaniu.