Poradnik Przedsiębiorcy

Polecenie wyjazdu służbowego - wzór z omówieniem

Polecenie wyjazdu służbowego jest dokumentem potwierdzającym odbycie podróży służbowej. Na jego podstawie (wraz z załączonymi dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów) pracodawca dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Należy przyjąć, że wystawienie polecenia wyjazdu służbowego powinno mieć miejsce najpóźniej w dniu poprzedzającym wyjazd służbowy.

Polecenie wyjazdu służbowego - darmowy wzór do pobrania

Do pobrania:

pdf
Polecenie wyjazdu służbowego.pdf druk do ręcznego wypełnienia
xlsx
Polecenie wyjazdu służbowego.xlsx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Co powinno zawierać polecenie wyjazdu służbowego?

Polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać przede wszystkim dane pracownika, który odbywa podróż służbową oraz podstawowe informacje związane z wyjazdem, takie jak:

  • cel wyjazdu,
  • miejscowość, w której rozpoczęła się i zakończyła się podróż,
  • termin wyjazdu,
  • okres trwania wyjazdu,
  • określenie środka transportu,
  • kwotę zaliczki, jaką otrzymał pracownika na pokrycie kosztów podróży,
  • termin rozliczenia się,
  • podpis kierownika zakładu pracy lub osoby do tego upoważnionej.

Wydane przez pracodawcę polecenie wyjazdu służbowego powoduje, że pracownik ma obowiązek odbycia podróży służbowej w terminie i miejscu przez niego określonych. Odmowa wyjazdu służbowego może spowodować wyciągnięcie konsekwencji wobec pracownika.

Zwrot kosztów dla pracownika

Pracownikowi podczas wyjazdu służbowego przysługują diety oraz zwrot kosztów za:

  • przejazdy,
  • noclegi,
  • środki komunikacji miejskiej,
  • inne udokumentowane wydatki.

Dieta krajowa wynosząca w 2016 r. 30 zł przeznaczona jest na pokrycie codziennych wydatków pracownika związanych z posiłkami. Jej wysokość określają przepisy, uzależniona jest również od ilości czasu spędzonego w podróży. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje oraz w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne codzienne wyżywienie.

Polecenie wyjazdu służbowego - omówienie

Druk polecenia wyjazdu służbowego składa się z dwóch części. Lewą część wzoru wypełnia pracodawca, podając:

  • cel wyjazdu - wraz z określeniem zadania, które ma wykonać pracownik,
  • miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
  • czas wyjazdu,
  • środek transportu, z którego będzie korzystał pracownik.

Polecenie wyjazdu służbowego podpisuje pracodawca lub osoba upoważniona do jego wystawienia.

W prawej części wzoru “stwierdzenie pobytu służbowego” pracownik uzyskuje potwierdzenie pobytu, jeżeli pracodawca go do tego zobowiąże. Potwierdzenie powinno zostać dokonane na miejscu pobytu delegowanego pracownika z oznaczeniem dat przyjazdu i wyjazdu. Zapis powinien być potwierdzony pieczęcią i podpisem osoby potwierdzającej pobyt.

Pod tabelą znajduje się odcinek przeznaczony na wniosek pracownika o wypłatę zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej.