Podróż służbowa to wykonywanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Pracownikowi, który odbywa podróż służbową, przysługuje pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Dokumentem, który potwierdza odbycie podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego. Na jego podstawie (wraz z załączonymi dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów) pracodawca dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Należy przyjąć, że wystawienie polecenia wyjazdu służbowego powinno mieć miejsce najpóźniej w dniu poprzedzającym wyjazd służbowy.
Polecenie wyjazdu służbowego - darmowy wzór do pobrania
Co powinno zawierać polecenie wyjazdu służbowego?
- cel wyjazdu,
- miejscowość, w której rozpoczęła się i zakończyła się podróż,
- termin wyjazdu,
- okres trwania wyjazdu,
- określenie środka transportu,
- kwotę zaliczki, jaką otrzymał pracownika na pokrycie kosztów podróży,
- termin rozliczenia się,
- podpis kierownika zakładu pracy lub osoby do tego upoważnionej.
Wydane przez pracodawcę polecenie wyjazdu służbowego powoduje, że pracownik ma obowiązek odbycia podróży służbowej w terminie i miejscu przez niego określonych. Odmowa wyjazdu służbowego może spowodować wyciągnięcie konsekwencji wobec pracownika.
Zwrot kosztów dla pracownika
Pracownikowi podczas wyjazdu służbowego przysługują diety oraz zwrot kosztów za:
- przejazdy,
- noclegi,
- środki komunikacji miejskiej,
- inne udokumentowane wydatki.
Dieta krajowa wynosząca w 2023 r. 45 zł przeznaczona jest na pokrycie codziennych wydatków pracownika związanych z posiłkami. Jej wysokość określają przepisy, uzależniona jest również od ilości czasu spędzonego w podróży. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje oraz w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne codzienne wyżywienie. Wysokość diety wpływa również na ryczałt za nocleg, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej, a także limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu.
Polecenie wyjazdu służbowego - omówienie
Druk polecenia wyjazdu służbowego składa się z dwóch części. Lewą część wzoru wypełnia pracodawca, podając:
- cel wyjazdu - wraz z określeniem zadania, które ma wykonać pracownik,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
- czas wyjazdu,
- środek transportu, z którego będzie korzystał pracownik.
Polecenie wyjazdu służbowego podpisuje pracodawca lub osoba upoważniona do jego wystawienia.
W prawej części wzoru “stwierdzenie pobytu służbowego” pracownik uzyskuje potwierdzenie pobytu, jeżeli pracodawca go do tego zobowiąże. Potwierdzenie powinno zostać dokonane na miejscu pobytu delegowanego pracownika z oznaczeniem dat przyjazdu i wyjazdu. Zapis powinien być potwierdzony pieczęcią i podpisem osoby potwierdzającej pobyt.
Pod tabelą znajduje się odcinek przeznaczony na wniosek pracownika o wypłatę zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej.
