Poradnik Przedsiębiorcy

Polecenie wyjazdu służbowego - wzór z omówieniem

Polecenie wyjazdu służbowego jest dokumentem potwierdzającym odbycie podróży służbowej. Na jego podstawie (wraz z załączonymi dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów) pracodawca dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Należy przyjąć, że wystawienie polecenia wyjazdu służbowego powinno mieć miejsce najpóźniej w dniu poprzedzającym wyjazd służbowy.

Co powinno zawierać polecenie wyjazdu służbowego?

Polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać przede wszystkim dane pracownika, który odbywa podróż służbową oraz podstawowe informacje związane z wyjazdem, takie jak:

  • cel wyjazdu,
  • miejscowość, w której rozpoczęła się i zakończyła się podróż,
  • termin wyjazdu,
  • okres trwania wyjazdu,
  • określenie środka transportu,
  • kwotę zaliczki, jaką otrzymał pracownika na pokrycie kosztów podróży,
  • termin rozliczenia się,
  • podpis kierownika zakładu pracy lub osoby do tego upoważnionej.

Wydane przez pracodawcę polecenie wyjazdu służbowego powoduje, że pracownik ma obowiązek odbycia podróży służbowej w terminie i miejscu przez niego określonych. Odmowa wyjazdu służbowego może spowodować wyciągnięcie konsekwencji wobec pracownika.

Zwrot kosztów dla pracownika

Pracownikowi podczas wyjazdu służbowego przysługują diety oraz zwrot kosztów za:

  • przejazdy,
  • noclegi,
  • środki komunikacji miejskiej,
  • inne udokumentowane wydatki.

Dieta krajowa wynosząca w 2016 r. 30 zł przeznaczona jest na pokrycie codziennych wydatków pracownika związanych z posiłkami. Jej wysokość określają przepisy, uzależniona jest również od ilości czasu spędzonego w podróży. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje oraz w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne codzienne wyżywienie.

Polecenie wyjazdu służbowego - omówienie

Druk polecenia wyjazdu służbowego składa się z dwóch części. Lewą część wzoru wypełnia pracodawca, podając:

  • cel wyjazdu - wraz z określeniem zadania, które ma wykonać pracownik,
  • miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
  • czas wyjazdu,
  • środek transportu, z którego będzie korzystał pracownik.

Polecenie wyjazdu służbowego podpisuje pracodawca lub osoba upoważniona do jego wystawienia.

W prawej części wzoru “stwierdzenie pobytu służbowego” pracownik uzyskuje potwierdzenie pobytu, jeżeli pracodawca go do tego zobowiąże. Potwierdzenie powinno zostać dokonane na miejscu pobytu delegowanego pracownika z oznaczeniem dat przyjazdu i wyjazdu. Zapis powinien być potwierdzony pieczęcią i podpisem osoby potwierdzającej pobyt.

Pod tabelą znajduje się odcinek przeznaczony na wniosek pracownika o wypłatę zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej.

Do pobrania:

pdf
Polecenie wyjazdu służbowego.pdf druk do ręcznego wypełnienia
xlsx
Polecenie wyjazdu służbowego.xlsx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie