Jakie należności pracodawca może potrącić z wynagrodzenia pracownika?

Za swoją pracę pracownik musi otrzymywać wynagrodzenie. To gwarancja prawa. Są jednak sytuacje, kiedy od wynagrodzenia są realizowane tak zwane potrącenia – przyjrzyjmy się – jakie należności pracodawca może potrącić z wynagrodzenia pracownika?

Prawo do wynagrodzenia za pracę

Prawo do wynagrodzenia jest podstawowym elementem stosunku pracy, który podlega szczególnej ochronie. Praca nie może byś świadczona bezpłatnie. Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść go na inną osobę. W konsekwencji ograniczenie prawa do wynagrodzenia, może odbywać się tylko w granicach określonych przez ustawę.

Treść art. 87 kodeksu pracy przewiduje trzy sposoby zmniejszania wynagrodzenia za pracę pracownika:

odliczenie należności publicznych,
odliczenie wynagrodzenia wypłaconego za okres nieobecności
potrącenia

Pracodawca zobowiązany jest odliczyć od wynagrodzenia składki na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłaty dokonywane do pracowniczego planu kapitałowego w rozumieniu ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

Pracodawca, może odliczyć również wynagrodzenie, które zostało pracownikowi wypłacone bezpodstawnie, z uwagi na jego nieobecność w pracy – jednak tylko w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym bezpośrednio po bezzasadnej wypłacie.

Jakie należności pracodawca może potrącić z wynagrodzenia?

Potrącenie jest określone mianem zdarzenia prawnego prowadzącego do wygaśnięcia zobowiązania. Zgodnie z art. 498 Kodeksu cywilnego gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeśli:

przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a ponadto
obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.

Zobacz też:

Na gruncie prawa pracy dokonywane jest przez pracodawcę w formie jednostronnej czynności prawnej, której celem jest zaspokojenie wierzyciela. Nie może on dokonywać potrąceń w sposób dowolny, granice i zasady wynikają wprost z przepisów prawa. Na podstawie art. 505 KC nie mogą być umorzone przez potrącenie wierzytelności, co do których potrącenie jest wyłączone przez przepisy szczególne, w tym także przez przepisy kodeksu pracy.

Potrącenia dokonywane bez zgody pracownika

Art. 87 kodeksu pracy wprowadza ograniczenia w zakresie możliwości dokonywanych przez pracodawcę potrąceń. Potrąceniu podlegają tylko następujące należności:

sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne
zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.

Świadczenia alimentacyjne, obejmują nie tylko świadczenia wynikające z obowiązku zaspokajania potrzeb rodziny, ale także inne, wynikające z rent spełniających funkcje alimentacyjną. Roszczenia z tytułów wykonawczych za zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych mają najbardziej uprzywilejowaną pozycję. Jako pierwsze podlegają potrąceniom oraz w najwyższej wysokości do 3/5 wartości wynagrodzenia. Jednocześnie nie są ograniczone kwotą wolną od potrąceń, co oznacza, że nawet z minimalnych wynagrodzeń można potrącać 3/5 ich wysokości. W pełnej wysokości podlegają potrąceniu nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenia roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej. Uprzywilejowana pozycja roszczeń alimentacyjnych wyraża się również w możliwości dokonywania potrąceń bez przeprowadzania postępowania egzekucyjnego, w tym celu wierzyciel powinien złożyć wniosek wraz z tytułem wykonawczym. Bez postępowania egzekucyjnego nie będzie można dokonać potrąceń, w przypadku gdy:

świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych;
wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.

Tytułami wykonawczymi na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne mogą być tytuły egzekucyjne ( np. prawomocne orzeczenia i ugody sądowe) zaopatrzone w klauzule wykonalności. W odniesieniu do świadczeń niealimentacyjnych kwota wolna od potrąceń odpowiada wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania. Mogą być one potrącane do wysokości połowy wynagrodzenia należnego pracownikowi.

Zaliczka jest kwotą wypłaconą pracownikowi na wydatki pracodawcy, z której zobowiązany jest się rozliczyć lub której część musi zwrócić. Najczęściej wiąże się ona z wyjazdem w podróż służbową lub koniecznością dokonywania zakupów w imieniu pracodawcy. Zaliczki mogą być potrącane do wysokości połowy należnego wynagrodzenia, z zastrzeżeniem że kwota odpowiadająca wartości 75% minimalnego wynagrodzenia o pracę jest wolna od potrąceń.

Potrącenia należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczki pieniężne udzielone pracownikom nie mogą w sumie przekroczyć połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami należności alimentacyjnych nie mogą przekroczyć trzech piątych wynagrodzenia.

Kary pieniężne są wyrazem odpowiedzialności porządkowej pracowników oraz reakcją pracodawcy na naruszenie obowiązków. Mogą one być potrącane z wynagrodzenia do wysokości 1/10 kwoty pozostałej po dokonaniu pozostałych potrąceń. W przypadku kar pieniężnych kwota wolna od potrąceń wynosi 90% minimalnego wynagrodzenia.

Potrącenia dokonywane za zgodą pracownika

Potrącenia z wynagrodzenia pracownika, inne niż wymienione w ustawie, mogą być dokonywane tylko za zgodą pracownika. W orzecznictwie utrwaliło się przekonanie, że zgoda powinna mieć formę pisemną pod rygorem nieważności.¹ Przedmiotem zgody na potrącenie z wynagrodzenia mogą być tylko kwoty, które są należne zakładowi pracy. Pracownik wyrażający zgodę powinien mieć świadomość wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności. Zgoda nie może mieć charakteru blankietowego, powinna odnosić się do określonej należności, wyrażonej skonkretyzowaną kwotą.²

Potrącenie powinno odnosić się do wierzytelności wymagalnej, nie można umówić się o potrącenie wierzytelności pracodawcy, która może ewentualnie powstać w przyszłości.

Potrącenia z wynagrodzenia dokonywane za zgodą pracownika mogą być dokonywane do wysokości - minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy - 80% kwoty minimalnego wynagrodzenia - przy potrącaniu innych należności niż określone powyżej.

Bezpodstawne potrącenia z wynagrodzenia pracownika, stanowią wykroczenie przeciwko jego prawom i są zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30000 zł. ( art. 282 § 1 pkt 1 k. p.). W razie nieuzasadnionego potracenia pracodawca powinien się liczyć z obowiązkiem zwrotu pracownikowi potrąconych kwot wraz z odsetkami oraz koniecznością poniesienia kary grzywny nałożonej przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy.

Zasady dokonywania potrąceń

Pracodawca, dokonując obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia za pracę, powinien:

ustalić podstawę obowiązkowych potrąceń,
określić maksymalną dopuszczalną kwotę potrącenia,
sprawdzić, ile wynosi kwota wolna od potrąceń,
ustalić faktyczną, możliwą kwotę potrącenia.

Potrąceń z wynagrodzenia dokonuje się w kolejności określonej w art. 87 § 1 kp. Oznacza to, że należności wymienione w dalszej kolejności mogą być potrącane dopiero po dokonaniu w dopuszczalnych granicach – potrąceń należności wymienionych w pierwszej kolejności. W wypadku zbiegu potrąceń ustawowych z potrąceniami, na które pracownik wyraził zgodę, potrącenia uzgodnione następują po dokonaniu potrąceń ustawowych.

Podstawę potrąceń stanowi wynagrodzenie netto wypłacone pracownikowi w danym miesiącu. Jeżeli wynagrodzenie pracownika w danym miesiącu obejmuje także składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, potrącenia dokonuje się od łącznej kwoty, uwzględniając wszystkie składniki wynagrodzenia. W celu zabezpieczenia wynagrodzenia pracowników przed nadmiernymi potrąceniami ze strony pracodawców ustawodawca wprowadził mechanizmy ochronne określające kwotę wolną od potrąceń oraz określając granice dopuszczalnych potrąceń. Pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie wyznaczone przez wyższą z tych granic. Wartości te są uzależnione nie tylko od charakteru potrącanej należności, ale również od tego czy pracownik pozostaje zatrudniony na cały etat.

W przypadku zatrudnienia pracownika na część etatu kwoty wolne od potrąceń ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do jego wymiaru. Natomiast gdy pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, ale nie przepracował pełnego miesiąca kwota wolna od potrąceń, nie ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do przepracowanego okresu.

Jeżeli pracownik otrzymuje od pracodawcy inne świadczenia, niż wynagrodzenie za pracę, ulegają one potrąceniu z wierzytelnością pracodawcy na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego (art.498 KC).