Od 2023 roku wprowadzono liczne zmiany w zakresie oświadczeń płacowych. Reformy te miały ogromny wpływ na pracodawców, którzy mieli nowe obowiązki szczególnie po zakończeniu pracy przez pracowników. Wiele oświadczeń straciło ważność wraz z końcem umowy. Jakie oświadczenia płacowe po zakończeniu zatrudnienia nie są uwzględniane?
Oświadczenia pracownicze
Pracownicy rozpoczynający zatrudnienie w nowej firmie składają wnioski i oświadczenia, które są uwzględniane podczas wyliczeń ich pensji.
Uporządkowanie zasad składania wniosków
Ważnym usprawnieniem, jakie miało miejsce w 2023 roku, było uporządkowanie zasady składania wniosków i oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki na PIT. Z najważniejszych usprawnień, jakie przewiduje ustawa, wymienić można:
- PIT-2 w nowej wersji (9) został poszerzony i zawiera 4 oświadczenia i 3 wnioski na jednym druku;
- PIT-2 można składać na piśmie lub w inny sposób przyjęty u pracodawcy, czyli np. poprzez program kadrowo-płacowy;
- PIT-2 można zarówno składać, jak i wycofywać w dowolnym momencie roku.
Przykład 1.
Zleceniobiorca złożył oświadczenie PIT-2 w styczniu 2024 roku, czy po ponownym zatrudnieniu w tym samym roku powinien on ponownie złożyć PIT-2, jeśli pomiędzy umowami była przerwa? Co w przypadku, kiedy zatrudnimy go ponownie w 2024 roku?
Oświadczenia wygasają z chwilą rozwiązania umowy zlecenie. Przy ponownym zatrudnieniu należy je złożyć ponownie.
Oświadczenia płacowe po zakończeniu zatrudnienia stosowane w 2024 roku
Jak już wspomniano, od 2023 roku oświadczenia płacowe składane przez pracowników podlegają regulacji. Przepisy zakładają, że po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki będzie pomijać oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków o:
- obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku, tzw. ulgi dla młodych;
- obliczanie zaliczek bez stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodów (standardowych i podwyższonych);
- rezygnacji ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów.
Jako ustanie stosunku pracy należy rozumieć zakończenie umowy (dzieło, zlecenie, umowy o pracę) w wyniku jej rozwiązania lub wygaśnięcia.
Obliczanie zaliczek bez stosowania ulgi dla młodych
Jednym z wniosków, który trzeba uwzględniać po zakończonym zatrudnieniu, jest ten dotyczący obliczania zaliczek bez stosowania ulgi dla młodych. Jeśli młody pracownik (do 26. roku życia) złoży u zatrudniającego oświadczenie z prośbą o pobór podatku, to wniosek ten powinien być przez cały okres zatrudnienia stosowany i w tym zakresie nic się nie zmienia. Zakończenie współpracy skutkuje tym, że pracodawca, wypłacając pensję po zakończeniu umowy, nadal stosuje ten wniosek, a co za tym idzie, nalicza i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy.
Przykład 2.
Pani Karolina złożyła swojemu pracodawcy w styczniu 2024 roku wniosek o stosowanie zaliczek bez ujęcia ulgi dla młodych, do której posiada prawo. Pracodawca wypłacał wynagrodzenie z naliczeniem podatku. W czerwcu 2024 roku pani Karolina złożyła wypowiedzenie, stosunek pracy zakończył się 31 lipca 2024 roku, a wypłata nastąpiła 10 sierpnia (u pracodawcy obowiązuje tzw. przesunięcie wypłat). Czy pracodawca powinien uwzględnić wniosek, czy go pominąć?
W wypłacie za lipiec pracodawca powinien nadal liczyć wynagrodzenie z podatkiem, gdyż zgodnie z przepisami po zakończonym zatrudnieniu wniosku o obliczanie zaliczek bez stosowania ulgi dla młodych nie należy pomijać.
Przykład 3.
Firma XYZ zakończyła stosunek pracy z pracownikiem 15 stycznia 2024 roku. Wypłaty są wykonywane ostatniego dnia miesiąca. Czy należy stosować oświadczenia złożone przez tego pracownika, czy nie?
Oświadczenia nie powinny być zastosowane, z wyjątkiem tych wskazanych w art. 31a ust. 7 ustawy o PIT. Jeżeli dana umowa zakończyła się 15. dnia miesiąca, to do wypłaty po tym dniu nie stosuje się oświadczeń/wniosków złożonych wcześniej przez podatnika.
Obliczanie zaliczek bez stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodów
Kolejnym z wniosków, który zatrudniający powinien uwzględniać także po zakończonej współpracy, jest ten dotyczący obliczania zaliczek bez stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodów – zarówno tych podstawowych, jak i podwyższonych. Jak wiemy, zatrudniony może z nich zrezygnować. Nowością od roku 2023 jest możliwość rezygnacji przez pracownika z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, gdyż do końca 2022 roku rezygnacja ta była możliwa tylko w przypadku kosztów podstawowych.
Przykład 4.
Pan Adam złożył swojemu pracodawcy wniosek o obliczanie zaliczek bez stosowania podwyższonych miesięcznych kosztów uzyskania przychodu ( rezygnację). Pracodawca nie ujmował kosztów podczas wyliczenia wynagrodzenia. W wyniku redukcji etatów pan Adam został zwolniony i 15 marca 2024 roku miał miejsce jego ostatni dzień w pracy. Jak powinna być naliczona wypłata? Czy powinna ujmować podwyższone koszty, czy też nie?
Wypłata za marzec została wypłacona 31 marca 2024 roku, pracodawca po zakończonym stosunku płatnik nadal nie nalicza podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.
Przykład 5.
Pani Elwira jest zatrudniona na umowę o pracę, złożyła swojemu pracodawcy rezygnację ze stosowania podstawowych kosztów uzyskania przychodu (250 zł). Pracodawca ich nie nalicza. Pani Elwira rozwiązała umowę w wyniku porozumienia stron z pracodawcą 12 stycznia 2024 roku. Wypłacił on jej wynagrodzenie za styczeń 30. dnia tego samego miesiąca. Czy powinien on uwzględnić wspomniany wniosek, czy go pominąć?
W liście płac po zakończonym stosunku pracy płatnik zgodnie w przepisami nadal nie nalicza kosztów uzyskania przychodu.
Przykład 6.
Pan Michał złożył wniosek o stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu u pracodawcy. Podczas całego okresu zatrudnienia pracodawca respektował powyższy wniosek i naliczał pracownikowi koszty w wysokości 300 zł. Czy jeśli pracownik zostanie zwolniony i wypłata nastąpi po zakończeniu stosunku pracy, to pracodawca powinien stosować nadal podwyższone koszty?
Po zakończonym stosunku pracy pracodawca zgodnie z nowymi przepisami powinien pominąć ten wniosek, nie stanowi on bowiem wyjątku. Co za tym idzie, w liście płac wypłaconej po zakończonym stosunku pracy pracodawca powinien naliczyć podstawowe koszty uzyskania przychodu, nie zaś podwyższone.
Rezygnacja ze stosowania 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu
Ostatnim już wnioskiem, który płatnik powinien nadal respektować nawet po ustaniu zatrudnienia, jest ten dotyczący rezygnacji ze stosowania 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu. W przypadku, gdy spełnione są warunki uprawniające do stosowania kosztów autorskich, ich zastosowanie jest obowiązkiem płatnika, jednym z wyjątków, kiedy płatnik nie musi stosować tych kosztów, jest właśnie sytuacja, kiedy to sam pracownik z nich zrezygnuje.
Przykład 7.
Pan Artur jest zatrudniony na umowę o pracę jako programista. Jego umowa kwalifikuje się do zastosowania 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu, jednak zrezygnował z nich i pracodawca naliczał koszty podstawowe. Umowa pana Artura zakończyła się i pracodawca wypłaca mu wynagrodzenie miesiąc później z dodatkową premią uznaniową. Czy pracodawca powinien uwzględnić wniosek, czy go pominąć?
Pracodawca w dalszym ciągu powinien naliczać podstawowe koszty bez zastosowania 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu. Koszty podstawowe powinny być zastosowane zarówno do wynagrodzenia zasadniczego, jak i do premii uznaniowej.
Podsumowanie
Od 2023 roku zaszły spore zmiany w zakresie oświadczeń i wniosków pracowniczych. Warto nadmienić, że oświadczenia mające wpływ na obliczenie zaliczki na pdof złożone płatnikowi przed dniem wejścia w życie tych przepisów zachowują ważność, mowa tu np. o oświadczeniu o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów czy też o PIT-2. Większość z wniosków jest stosowana tylko i wyłącznie podczas trwania zatrudnienia i po zakończeniu umowy płatnik będzie miał obowiązek naliczyć wypłatę bez ich uwzględniania. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły i niektóre oświadczenia płacowe po zakończeniu zatrudnienia będzie trzeba nadal stosować.
