Z perspektywy pracownika zaliczka na poczet wynagrodzenia za pracę może pomóc w złagodzeniu nieprzewidzianych problemów finansowych i pokryć pilne wydatki w okresie oczekiwania na regulaminowy termin wypłaty wynagrodzenia. Z punktu widzenia pracodawcy pozytywne odniesienie się do wniosku pracownika o wypłatę zaliczki może służyć utrzymaniu jego motywacji i zaangażowania, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych.
Obowiązek wypłaty wynagrodzenia za pracę
W ramach nawiązanego stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną; za czas jej niewykonywania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Samo pozostawanie w stosunku pracy nie jest wystarczającą podstawą do uzyskiwania wynagrodzenia.
Regułą jest to, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a jedyną miarą powstania prawa do zapłaty jest wykonanie pracy, oraz że wynagrodzenie nie należy się, jeśli umówiona praca nie została zrealizowana. W czasie świadczenia pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie obejmujące składniki określone w umowie o pracę (postanowienie Sądu Najwyższego z 5 lipca 2022 roku, I PSK 284/21).
Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy. Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia pracodawca określa w regulaminie pracy. Pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.
Zaliczka na poczet wynagrodzenia
Zaliczka na poczet wynagrodzenia polega na wypłaceniu pracownikowi, z wyprzedzeniem, części kwoty wynagrodzenia, do którego dopiero ma nabyć prawo. Z przepisów Kodeksu pracy nie wynika uprawnienie pracownika do otrzymywania zaliczek, choć pracodawca może je wypłacać, szczególnie gdy wnioskuje o to pracownik i przemawiają za tym okoliczności danego przypadku.
Wypłacanie wynagrodzenia zaliczkowo jest odstępstwem od zasady wypłacania go z dołu, dopiero po wykonaniu pracy.
Przykład 1.
Miesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 7000 zł. Zgodnie z regulaminem pracy wynagrodzenie to jest wypłacane w 5. dniu miesiąca, za miesiąc poprzedni. Pracodawca 15 marca, na wniosek pracownika, wypłacił mu zaliczkę w wysokości 5000 zł na poczet wynagrodzenia za marzec. 5 kwietnia pracodawca wypłacił pracownikowi pozostałe 2000 zł.
Stosownie do nazwy prawny charakter zaliczki polega na tym, że zostaje ona zaliczona na poczet wynagrodzenia, do którego pracownik ma nabyć prawo; natomiast jeśli pracownik nie nabędzie prawa do wynagrodzenia, na którego poczet zaliczkę wypłacono, podlega ona zwrotowi, jako świadczenie nienależne pracownikowi (art. 410 § 2 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kp).
W warunkach określonych w art. 87 i nast. kp pracodawca może odzyskać zaliczkę, dokonując jej potrącenia z przyszłego wynagrodzenia pracownika, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania. Potrąceń zaliczek pieniężnych można dokonywać do wysokości połowy wynagrodzenia, z którego następuje potrącenie. Jednocześnie wolna od potrącenia jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.
W zakresie, w jakim pracodawca nie może dokonać potrącenia wypłaconej zaliczki z wynagrodzenia pracownika, ma prawo żądać dokonania jej zwrotu przez pracownika, poprzez wpłacenie pracodawcy odpowiedniej kwoty.
Trzecim rozwiązaniem jest zaliczenie zaliczki na poczet innego, późniejszego wynagrodzenia, do którego pracownik nabędzie prawo.
Składki ZUS od wynagrodzenia za pracę
Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest osiągany przez pracownika przychód ze stosunku pracy. Przychód powstaje w dniu, w którym wynagrodzenie zostaje faktycznie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Zatem za dzień powstania przychodu uznawany jest również dzień wypłacenia pracownikowi zaliczki na poczet wynagrodzenia.
Pracodawca jako płatnik składek jest obowiązany obliczać, potrącać z dochodów pracownika, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenie składek następuje w deklaracji rozliczeniowej przekazywanej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Deklaracja rozliczeniowa zawiera zestawienie należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych (z uwzględnieniem podziału na składki finansowane przez ubezpieczonego i przez płatnika oraz budżet państwa i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych), na ubezpieczenie zdrowotne, uwzględniając podział na podmioty, które finansują składki, na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, sumę należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.
Płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż:
do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników składek mających osobowość prawną,
do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.
Należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych opłaca się jedną wpłatą na przydzielony przez ZUS numer rachunku składkowego.
Składki za dany miesiąc nalicza się z uwzględnieniem wszystkich wypłat dokonanych w tym miesiącu na poczet wynagrodzenia pracownika, w tym zaliczek.
Zwrot nienależnie opłaconych składek, gdy zaliczka podlega zwrotowi
Jak wyżej wskazano, mogą występować przypadki, w których zaliczka wypłacona na poczet przyszłego wynagrodzenia okazuje się nienależna, np. dlatego, że pracownik nie nabył prawa do tego wynagrodzenia. W niektórych przypadkach możemy mieć wówczas do czynienia z sytuacją, w której składki ZUS opłacono od zawyżonego przychodu pracownika. Są to składki nienależnie opłacone, do których stosuje się następujące zasady:
nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek;
nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku płatnika;
zwrot następuje w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy płatnika składek zewidencjonowany na koncie płatnika składek;
w przypadku braku płatnika składek nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi następcy prawnemu w terminie i na zasadach określonych dla płatnika składek;
jeżeli nienależnie opłacone składki nie zostaną zwrócone w obowiązującym terminie, podlegają one oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, od dnia złożenia wniosku o zwrot;
w przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego ZUS zawiadamia ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i na jego wniosek zwraca nienależnie opłacone składki na rachunek bankowy wskazany we wniosku;
roszczenie o zwrot nienależnie opłaconych składek objęte jest 5-letnim okresem przedawnienia.
Przykład 2.
Pracodawca wypłacił pracownikowi w styczniu zaliczkę na poczet premii regulaminowej (składnika wynagrodzenia za pracę) za I kwartał roku, wypłacanej w 10. dniu kwietnia. Po zakończeniu I kwartału okazało się, że pracownik nie nabył prawa do wspomnianej premii, gdyż nie wykonał wyznaczonych mu zadań, od czego uzależnione było przyznanie premii. Zaliczka stała się zatem świadczeniem nienależnym, podlegającym zwrotowi pracodawcy. W konsekwencji składki ZUS opłacone od kwoty zaliczki również podlegały zwrotowi.
Jak wynika z powyższego, status zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia nie jest pewny w chwili jej wypłaty, co prowadzić może do konieczności korygowania rozliczeń z ZUS-em w zakresie wysokości należnych składek.
