Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników mają obowiązek wypłaty określonego w umowie wynagrodzenia. Wypłacone wynagrodzenie stanowi koszt podatkowy prowadzonej działalności. Co jednak, w sytuacji, kiedy wynagrodzenie zostanie wypłacone po terminie? W jakiej dacie należy wykazać koszt podatkowy? Sprawdź, jak zaksięgować wynagrodzenie wypłacone po terminie!
Termin wypłaty wynagrodzenia
Terminy wypłaty wynagrodzeń są określone przez Kodeks pracy. Zgodnie z art. 85 kp:
„§ 1. Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.
§ 2. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego”.
W przypadku umów cywilnoprawnych tutaj również istnieje swego rodzaju gwarancja, że wykonujący czynności otrzyma pieniądze na czas. Jeśli umowa zlecenia jest zawarta na dłuższy okres niż miesiąc, zleceniobiorca musi otrzymać wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu. Ponadto obowiązuje minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców.
Przyjęło się, że najczęściej zastosowanie mają dwa terminy wypłaty wynagrodzenia:
- do ostatniego dnia miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne, lub
- w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za które wynagrodzenie jest należne.
Termin wypłaty wynagrodzenia musi zostać ujęty w regulaminie pracy, a w przypadku gdy pracodawca nie ma obowiązku jego sporządzenia, zasady te powinny znajdować się w warunkach zatrudnienia, które otrzymuje pracownik w terminie 7 dni od dnia, w którym zawarto z pracownikiem umowę.
Na jakie kwestie ma wpływ termin wypłaty wynagrodzenia?
Termin wypłaty wynagrodzenia ma wpływu na okres deklaracji ZUS DRA/RCA, w której należy wykazać naliczone składki z umów o pracę, czy umów cywilnoprawnych. Składki wykazuje się w deklaracji za miesiąc, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone.
Przykład 1.
Pan Jan zgodnie z regulaminem pracy, wynagrodzenia wypłaca w terminie do ostatniego dnia miesiąca, za który należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie za lipiec zostało wypłacone 31 lipca 2024 roku. W deklaracji za jaki okres pan Jan powinien wykazać składki pracownicze?
Pan Jan składki pracownicze musi wykazać w deklaracji ZUS DRA/ raporcie imiennym RCA za danego pracownika za lipiec 2024, dla której termin zapłaty składek jest do 20 sierpnia 2024 roku.
Przykład 2.
Pan Marcin zgodnie z regulaminem pracy wypłaca wynagrodzenia w terminie do ostatniego dnia miesiąca, za który należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie za lipiec zostało wypłacone 1 sierpnia 2024 roku, czyli po terminie. W deklaracji za jaki okres pan Jan powinien wykazać składki pracownicze?
Pan Jan składki pracownicze musi wykazać w deklaracji ZUS DRA/ raporcie imiennym RCA za danego pracownika za sierpień 2024 roku, dla której termin zapłaty składek jest do 20 września 2024 roku.
Termin wypłaty wynagrodzenia ma również wpływ na moment ujęcia w ewidencji księgowej kosztu podatkowego, z tytułu wypłaconego wynagrodzenia.
Kiedy wynagrodzenie stanowi koszt podatkowy?
W zależności od rodzaju umowy moment kosztu podatkowego będzie różny. Poniżej omówione są zasady powstania kosztu podatkowego w przypadku umów o pracę i umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenie oraz umowy o dzieło.
W przypadku umów o pracę moment powstania kosztu podatkowego z tytułu wynagrodzenia wskazuje wprost art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT, zgodnie z którym wynagrodzenie stanowi koszt w miesiącu, za który jest należne – pod warunkiem, że zostanie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie. Za termin ten uznaje się przepisy prawa pracy wskazane powyżej.
Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 6bc, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55.
Przykład 3.
Pani Katarzyna zgodnie z regulaminem pracy wypłaca wynagrodzenia z umów o pracę w terminie do ostatniego dnia miesiąca, za który należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie za lipiec zostało wypłacone 31 lipca 2024 roku. Kiedy wynagrodzenie stanowi koszt? Pani Katarzyna ujmuje wypłacone wynagrodzenie z umów o pracę jako koszt w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, ponieważ jego wypłata miała miejsce w terminie. Koszt należy ująć w ewidencji księgowej w dacie 31 lipca 2024 roku.
Przykład 4.
Pani Anna zgodnie z regulaminem pracy wypłaca wynagrodzenia z umów o pracę w terminie do 10. dnia miesiąca, za który należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie za lipiec zostało wypłacone 5 sierpnia 2024 roku. Kiedy wynagrodzenie stanowi koszt?
Pani Anna ujmuje wypłacone wynagrodzenia z umów o pracę jako koszt w miesiącu, za który wynagrodzenia są należne, ponieważ jego wypłata miała miejsce w terminie. Koszt należy ująć w ewidencji księgowej w dacie 31 lipca 2024 roku.
Z kolei w zakresie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło ustawa o PIT art. 23 pkt 1 ust. 55 wskazuje, kiedy wynagrodzenie jest kosztem. Mianowicie kosztu podatkowego nie stanowi wynagrodzenie z ww. umów, jeśli nie zostało wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji w terminie. Termin w tym przypadku również regulowany jest przez prawo pracy.
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
55) niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 22 ust. 6ba; […]”.
Patrząc na literalne brzmienie powyższego przepisu wynagrodzenie z umów cywilnoprawnych stanowi zatem koszt w miesiącu, w którym zostało wypłacone, dokonane lub pozostawione do dyspozycji w ustawowym terminie.
Przykład 5.
Pani Małgorzata wypłaciła wynagrodzenie z umów zlecenie za lipiec w dniu 31 lipca 2024 roku. Kiedy wynagrodzenie stanowi koszt?
Pani Katarzyna ujmuje wypłacone wynagrodzenie z umów zlecenie jako koszt w faktycznej dacie wypłaty, czyli 31 lipca 2024 roku.
Przykład 6.
Pani Zuzanna wypłaciła wynagrodzenie z umów zlecenie za lipiec w dniu 5 sierpnia 2024 roku. Kiedy wynagrodzenie stanowi koszt?
W takim wypadku koszt należy zaksięgować w dacie wypłaty, czyli 5 sierpnia 2024 roku.
Przykład 7.
Pan Marcin wypłaca wynagrodzenia z umów zlecenie w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie. Wypłata następuje gotówką. Wynagrodzenie za lipiec zostało postawione do dyspozycji zleceniobiorcy w dniu 5 sierpnia 2024 roku, natomiast odebrał on wynagrodzenie dopiero w dniu 15 sierpnia 2024 z uwagi na nieobecność. Kiedy wynagrodzenie stanowi koszt?
Jako że wynagrodzenie zostało postawione do dyspozycji zleceniobiorcy w dniu 5 sierpnia 2024 roku, to w tej dacie stanowi ono koszt, bez znaczenia pozostaje zatem fakt odbioru wynagrodzenia w późniejszym terminie.
Wynagrodzenie wypłacone po terminie – omówienie na przykładach
Zatrudniając pracowników, może zdarzyć się sytuacja, że wynagrodzenie zostanie wypłacone po terminie.
W przypadku wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych kwestia ujęcia kosztu wynagrodzenia wypłaconego po terminie nie powinna sprawić trudności, ponieważ ma tu znaczenie moment wypłaty.
Przykład 8.
Pan Jerzy wypłaca wynagrodzenia z umów zlecenie w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie za lipiec wypłacił dopiero 30 sierpnia 2024 roku. Kiedy wynagrodzenie stanowi koszt?
Pan Jerzy ujmuje wypłacone wynagrodzenie z umów zlecenie jako koszt w faktycznej wypłaty, czyli 30 sierpnia 2024 roku.
Kwestia ujęcia w kosztach wypłaconych po terminie wynagrodzeń z umowy o pracę wygląda jednak inaczej.
Przykład 9.
Pan Jarosław wypłaca wynagrodzenia z umów o pracę w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie za lipiec wypłacił 15 sierpnia 2024 roku. Kiedy wynagrodzenie stanowi koszt?
Pan Jarosław ujmuje wypłacone wynagrodzenia z umów zlecenie jako koszt w faktycznej wypłaty, czyli 15 sierpnia 2024 roku.
Przykład 10.
Pan Kamil wypłaca wynagrodzenia z umów o pracę w terminie do ostatniego dnia miesiąca, za który należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie za lipiec wypłacił dopiero 30 sierpnia 2024 roku. Kiedy wynagrodzenie stanowi koszt?
Pan Kamil ujmuje wypłacone wynagrodzenia z umów o pracę jako koszt w faktycznej wypłaty, czyli 30 sierpnia 2024 roku.
Przykład 11.
Pani Antonina wypłaca wynagrodzenia z umów o pracę w terminie do ostatniego dnia miesiąca, za który należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie za lipiec wypłaciła 1 sierpnia 2024 roku. Czy to wynagrodzenie stanowi wynagrodzenie wypłacone po terminie? Kiedy będzie ono stanowić koszt?
Jeżeli regulamin pracy określa, że wynagrodzenie jest płatne do ostatniego dnia miesiąca, a wypłata nastąpi 1. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, nie będzie ono mogło być zaliczone do kosztów podatkowych w miesiącu, za który jest należne. A więc w tym przypadku wynagrodzenie zostało wypłacone po terminie, zatem będzie ono stanowić koszt w dacie wypłaty, czyli 1 sierpnia 2024 roku.
Potwierdza powyższe również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 21 maja 2021 roku (sygn.: 0114-KDIP2-2.4010.92.2021.1.AS): „[…] Jeśli pracodawca nie dotrzyma terminu wypłaty wynagrodzenia wskazanego w kodeksie pracy lub obowiązującym w firmie regulaminie pracy, to będzie mógł zaliczyć pensje do kosztów podatkowych dopiero w miesiącu ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika. […]”.
Generowanie list płac w systemie wFirma
System wFirma umożliwia rozliczenia kadrowe, płacowe oraz w zakresie ubezpieczeń pracowników. W celu wygenerowania listy płac należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC z odpowiednim dopiskiem.
Następnie należy wskazać, za jaki miesiąc ma zostać wygenerowana lista płac oraz datę wypłaty. Na podstawie wskazanej daty wypłaty wynagrodzenia zostanie wskazany okres deklaracji, w której zostaną wykazane składki naliczone od tych wynagrodzeń.
W przypadku umów o pracę domyślnie zaznaczona opcja automatycznego księgowania powoduje, że płatnik deklaruje się opłacić składki ZUS w terminie. Wówczas po kliknięciu ZAPISZ, w KPiR, jako koszt zostaną wykazane następujące wpisy:
- wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto,
- składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika,
- składki FP i FGŚP z umów o pracę.
Z kolei w przypadku umów zlecenie i o dzieło, wynagrodzenie zostanie zaksięgowane we wskazanej dacie wypłaty/ wygenerowania rachunku a w przypadku składek z umów zlecenie, jeśli w systemie generowana jest deklaracja ZUS DRA, to po dodaniu do niej płatności składki społeczne finansowane przez płatnika z umów zlecenie zostaną automatycznie zaksięgowane na podstawie DW w dacie zapłaty składek (w przypadku umów o dzieło składki nie występują).
