Uproszczenie procedur, redukcja biurokracji, oszczędność czasu i zasobów – to tylko niektóre z potencjalnych efektów deregulacji w obszarze kadr i płac. W obliczu zapowiadanych zmian legislacyjnych, pracodawcy z nadzieją wypatrują konkretnych rozwiązań, które usprawnią zarządzanie personelem i procesy płacowe. Jakie deregulacje w kadrach i płacach są planowane - w artykule znajdziesz szczegóły.
Cel proponowanych zmian prawnych
Rządowy plan „Polska – Rok Przełomu” nabiera tempa dzięki intensywnym pracom nad pakietem deregulacyjnym. W ramach tej inicjatywy, mającej na celu uproszczenie prawa i zmniejszenie obciążeń biurokratycznych dla obywateli i przedsiębiorców, rząd wraz z administracją i przedstawicielami społeczeństwa dokonał już analizy 197 propozycji zmian. Z tej liczby 123 propozycje zostały zaakceptowane i są wdrażane. Przedstawiciele rządu podkreślają, że tak rozległych i fundamentalnych zmian w systemie prawnym nie obserwowano od momentu wejścia Polski do Unii Europejskiej.
Celem projektowanej ustawy jest znacząca poprawa warunków prawnych i instytucjonalnych dla polskich przedsiębiorstw. Ustawodawca zamierza uprościć proces rozpoczynania działalności oraz ułatwić jej dalszy rozwój.
Prace nad deregulacją, prowadzone wspólnie przez rząd i różne środowiska społeczne, skupiły się na 13 kluczowych obszarach tematycznych. Wśród konkretnych propozycji zmian znalazły się między innymi:
- cyfryzacja
- prawo przedsiębiorców, prawo gospodarcze, zamówienia publiczne
- prawo pracy
- podatki i finanse
- prawo administracyjne
Deregulacje w kadrach i płacach
Jednym z sektorów, które mają ulec uproszczeniu jest obszar kadr i płac. Każda z tych zmian ma za zadanie uprościć i przyspieszyć wiele procesów. Poniżej przegląd projektowanych zmian oraz pomysłów i postulatów przekazanych stronie rządowej ( ze strony sprawdzamy.pl).
Szkolenia BHP online – bez drukowania potwierdzeń
Obecnie, aby potwierdzić odbycie szkolenia BHP, wymagany jest pisemny podpis w karcie szkolenia wstępnego. Jest to kosztowne (zwłaszcza przy użyciu podpisów kwalifikowanych) i czasochłonne, generując papierową dokumentację (przy podpisach odręcznych) oraz stwarzając trudności organizacyjne w przypadku pracy zdalnej lub hybrydowej.
Obecne przepisy nie nadążają za zmianami w środowisku pracy i utrudniają sprawny proces wdrażania nowych pracowników. Wymóg pisemnego potwierdzenia jest przestarzały i nieefektywny w dobie powszechnej cyfryzacji.
Cyfrowe orzeczenia medycyny pracy – szybciej, wygodniej i bez zbędnej biurokracji
Obecnie orzeczenia lekarskie są w formie papierowej. Zazwyczaj pracownik musi je osobiście zanieść pracodawcy, co często powoduje opóźnienia i dodatkowe kłopoty. Elektroniczne orzeczenia wyeliminują potrzebę noszenia papierów, przyspieszą obieg dokumentów, zmniejszą ryzyko ich zgubienia i usprawnią pracę działów kadr.
Elektroniczne Pity od pracodawców
Pracodawcy mają obowiązek dostarczyć roczne rozliczenie PIT-11 każdemu pracownikowi, w tym byłym.
Gdy pracownik nie odbierze dokumentu osobiście, pracodawca musi go wydrukować i wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.
Generuje to dodatkowe koszty i biurokrację.
Bezpieczna weryfikacja dyplomów
Fałszowanie dokumentów potwierdzających kwalifikacje jest coraz częstsze. Pracodawcy, nie mogąc sprawdzić ich prawdziwości, nie są w stanie zagwarantować, że zatrudniają wyłącznie osoby z odpowiednimi uprawnieniami.
Potrzebne jest szybkie, bezpieczne i wiarygodne narzędzie do weryfikacji autentyczności dokumentów potwierdzających wykształcenie, analogiczne do systemu sprawdzania danych w Rejestrze Przestępców Seksualnych przy zatrudnianiu osób pracujących z dziećmi.
Zniesienie obowiązku badań okresowych dla osób z trwałą niepełnosprawnością
Aktualnie przepisy pozwalają na stałe orzeczenia o niepełnosprawności, jednak w praktyce wiele osób z trwałymi, nieuleczalnymi schorzeniami (jak Zespół Downa czy autyzm) jest zmuszanych do regularnego udowadniania swojego stanu zdrowia. Mimo braku szans na poprawę, muszą przechodzić przez stresujące i biurokratyczne procedury odnawiania orzeczeń. Sądy pracy i ubezpieczeń społecznych często kwestionują decyzje o czasowych orzeczeniach w oczywistych przypadkach. Wprowadzenie obligatoryjnych bezterminowych orzeczeń dla osób z trwałą niepełnosprawnością przyniesie znaczące korzyści m.in. zwiększy sprawiedliwość i jednolitość decyzji komisji orzekających, zapewni stabilny dostęp do świadczeń i wsparcia, podniesie komfort psychiczny i przewidywalność życia osób z nieodwracalnymi schorzeniami, zmniejszy obciążenia administracyjne oraz zwiększy efektywność całego systemu orzeczniczego.
Cyfrowy dostęp do danych z ZUS i KAS – mniej papierów, szybsze decyzjeObecnie, aby zweryfikować wiarygodność firmy, trzeba osobno zdobywać i dostarczać dokumenty z ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej w formie papierowej lub PDF. Ten proces zabiera dużo czasu, wymaga ręcznej pracy i stanowi obciążenie zarówno dla przedsiębiorców, jak i instytucji, które muszą analizować dane bez pomocy systemów.
Przedsiębiorcy muszą przedkładać wiele dokumentów instytucjom finansowym i partnerom biznesowym. Brak systemowego dostępu do danych z ZUS i KAS utrudnia ocenę ich wiarygodności i kondycji finansowej. Automatyzacja tego procesu przyspieszyłaby pracę instytucji i zmniejszyła obowiązki dokumentacyjne firm.
Cyfrowa komunikacja z pracownikiem zamiast papierologii
W wielu obszarach kadr prawo pracy nadal narzuca formę papierową komunikacji. Wymóg formy pisemnej niepotrzebnie obciąża administracyjnie zarówno pracowników, jak i pracodawców, wymuszając tworzenie dodatkowej, zbędnej dokumentacji. W dobie cyfryzacji przedsiębiorstw i administracji publicznej brak możliwości powszechnego stosowania formy elektronicznej stanowi nieuzasadnioną przeszkodę. Wprowadzenie formy dokumentowej pozwoli usprawnić procesy kadrowe, obniżyć koszty i zlikwidować nieefektywną papierową biurokrację. Jak jednak wskazują związki zawodowe.
mEmerytura – wszystkie dane emeryturze w jednym miejscu
Mamy skomplikowany system emerytalny, obejmujący ZUS, OFE, PPE, PPK, IKE i IKZE. Wielu pracowników nie ma pełnej świadomości, ile pieniędzy zgromadzili na swoją przyszłość. Informacje z ZUS są dostępne online na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Dane z prywatnych instytucji finansowych (OFE, PPK, PPE, IKZE, IKE) znajdują się na ich stronach internetowych. W praktyce większość Polaków nie wie, jaki jest stan ich oszczędności emerytalnych. Jednocześnie ponad 9 milionów osób korzysta z aplikacji mObywatel. mEmerytura to projekt, który zakłada, że raz w roku udostępniane będą w tej aplikacji informacje o zgromadzonych środkach, zwiększyłoby to świadomość potrzeby oszczędzania i pomogło osobom, które np. po śmierci bliskich nie wiedzą o przysługujących im pieniądzach.
Podsumowanie - deregulacje w kadrach i płacach
Planowane deregulacje w kadrach mają na celu uproszczenie prowadzenia spraw pracowniczych i zlikwidowanie zbędnej biurokracji poprzez umożliwienie pełnej komunikacji elektronicznej w wielu obszarach, gdzie obecnie wymagana jest forma papierowa. Celem deregulacji jest zmniejszenie obciążenia administracyjnego zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, wyeliminowanie zbędnej dokumentacji papierowej, usprawnienie procesów kadrowych oraz redukcja kosztów.
Warto jednak zaznaczyć, że w kontekście prawa pracy, zwłaszcza w tak istotnych kwestiach jak wypowiedzenie umowy o pracę, związki zawodowe (np. OPZZ) podkreślają potrzebę zachowania tradycyjnej formy pisemnej ze względu na bezpieczeństwo prawne i dowodowe. Dlatego też, choć dąży się do cyfryzacji, niektóre obszary mogą pozostać przy tradycyjnych rozwiązaniach. Równocześnie, kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej, aby uniknąć problemów dowodowych w przypadku ewentualnych sporów.
Podsumowując, planowane deregulacje w kadrach skupiają się na elektronizacji komunikacji w celu uproszczenia i usprawnienia procesów administracyjnych, przy jednoczesnym uwzględnieniu specyfiki i potencjalnych ryzyk związanych z niektórymi aspektami prawa pracy.
