W praktyce gospodarczej przedsiębiorstwa zatrudniające na umowę o pracę często spotykają się z sytuacją, w której pracownik zwraca się z wnioskiem o wcześniejszą wypłatę części wynagrodzenia w formie zaliczki. Zdarzenia tego rodzaju, choć z punktu widzenia kadrowego mają charakter organizacyjny, wymagają prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) oraz przyjętej w jednostce polityki rachunkowości. Zaliczka na poczet wynagrodzenia nie jest odrębnym świadczeniem, lecz częścią zapłaty należnej za dany okres sprawozdawczy. Powoduje to określone konsekwencje w zakresie momentu rozpoznania kosztu oraz sposobu ewidencji rozrachunków z pracownikiem. Prawidłowe rozliczenie takich operacji ma istotne znaczenie, aby było możliwe zachowanie zasady memoriału oraz rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.
Ewidencja wynagrodzeń w księgach rachunkowych
Do ewidencjonowania w księgach rachunkowych rozrachunków z tytułu wynagrodzeń za pracę należnych w pieniądzu, a także należnych pracownikowi świadczeń w naturze służy konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Konto to odzwierciedla stan zobowiązań jednostki wobec pracowników z tytułu naliczonych, lecz jeszcze niewypłaconych, świadczeń pracowniczych lub ewentualnych należności (np. nadpłaty, zwroty, potrącenia). Za jego pośrednictwem ujmuje się zarówno kwoty wynagrodzeń wynikające z list płac, jak i wszelkie rozliczenia związane z ich częściową lub całkowitą wypłatą, w tym zaliczki na poczet wynagrodzenia.
Czy zaliczka na poczet wynagrodzenia jest kosztem?
Na wniosek pracownika pracodawca może dokonać wcześniejszej wypłaty części wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę w formie zaliczki za dany miesiąc.
W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Przepis ten określany jest jako zasada memoriału.
Tym samym zgodnie z zasadą memoriału zaliczka na poczet wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę wypłacona pracownikowi nie stanowi w momencie jej wypłaty kosztu jednostki, ponieważ kosztem jest dopiero wynagrodzenie należne za okres, którego dotyczy.
Co do zasady należne pracownikom wynagrodzenie w ramach łączących strony stosunku pracy zalicza się do kosztów danego miesiąca. Oznacza to, że pełna kwota wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę obciąża koszty tego miesiąca, którego dotyczy to wynagrodzenie, niezależnie od terminu faktycznej wypłaty, a więc ewentualne zaliczki na poczet wynagrodzenia pracownika w kontekście momentu rozpoznania kosztu pozostają bez znaczenia.
W jaki sposób ewidencjonować w księgach rachunkowych zaliczki na poczet wynagrodzenia pracownika?
Ponieważ wypłacona pracownikowi zaliczka na poczet wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę nie jest jeszcze kosztem, jej wypłata podlega ujęciu w księgach rachunkowych jako rozrachunek z pracownikiem, który otrzymał zaliczkę. Do tego celu służy konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” z zachowaniem analityki według poszczególnych pracowników.
Do ewidencji zaliczek na poczet wynagrodzenia pracownika jednostka może również przyjąć konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, również z zachowaniem analityki według poszczególnych pracowników.
Wypłatę zaliczki w gotówce w księgach rachunkowych ujmuje się zapisem:
- Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (w analityce: Konto imienne pracownika) lub 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika);
- Ma konto 100 „Kasa”.
Natomiast wypłatę zaliczki przelewem ewidencjonuje się następująco:
- Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (w analityce: Konto imienne pracownika) lub 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika);
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
Kwota przekazanej zaliczki pracownikowi pomniejsza następnie wartość wynagrodzenia netto do wypłaty za dany miesiąc, ponieważ stanowi jego częściowe uregulowanie.
Przykład 1.
Clean-Tech sp. z o.o. prowadzi działalność w zakresie usług sprzątania obiektów biurowych i handlowych. Spółka zatrudnia pracowników fizycznych na podstawie umów o pracę. Zdarzają się sytuacje, w których pracownicy zwracają się do pracodawcy z prośbą o wypłatę części wynagrodzenia przed ustalonym terminem płatności w formie zaliczki. W marcu 2026 roku jeden z pracowników (Arnold Kowalski) wystąpił z wnioskiem o wypłatę zaliczki w wysokości 1500 zł. Spółka zaakceptowała wniosek i przekazała środki przelewem z rachunku bieżącego na rachunek bankowy pracownika. Jak ująć tę operację w księgach rachunkowych?
Wypłata zaliczki na poczet wynagrodzenia nie stanowi w momencie jej przekazania kosztu jednostki, lecz powoduje powstanie rozrachunku z pracownikiem. Operację należy zaewidencjonować na koncie 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (z zachowaniem analityki imiennej pracownika).
- Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (analityka: Arnold Kowalski) – 1500 zł;
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” – 1500 zł.
W momencie sporządzenia listy płac za marzec pełna kwota wynagrodzenia brutto zostanie ujęta w kosztach zgodnie z zasadą memoriału, natomiast wypłacona wcześniej zaliczka pomniejszy kwotę wynagrodzenia netto do wypłaty temu pracownikowi.
Zaliczka na poczet wynagrodzenia – dokumentowanie i zatwierdzanie wypłaty
Dokumentem stanowiącym podstawę zapisu zaliczki na poczet wynagrodzenia pracownika w księgach rachunkowych może być druk „Wniosek o zaliczkę”, który wypełnia pracownik. W tym dokumencie wskazuje swoje dane, okres, którego dotyczy zaliczka, oraz wnioskowaną kwotę. Formularz powinien zawierać datę sporządzenia oraz podpis pracownika, a przed realizacją podlega zatwierdzeniu zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami obiegu dokumentów. Przed wypłatą zaliczki wniosek pracownika podlega weryfikacji przez osoby upoważnione pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, a następnie wymaga zatwierdzenia przez kierownika jednostki do realizacji.
Jednostka może przyjąć również inne rozwiązania w zakresie dokumentowania tego rodzaju operacji, o ile zapewniają one prawidłowe udokumentowanie zdarzenia gospodarczego oraz spełniają wymogi stawiane dowodom księgowym przez ustawę o rachunkowości. Dopuszczalne jest zatem stosowanie wewnętrznych formularzy, elektronicznych wniosków w systemie kadrowo-płacowym czy odrębnych dokumentów zatwierdzających wypłatę, pod warunkiem zachowania kontroli wewnętrznej i możliwości jednoznacznej identyfikacji pracownika oraz kwoty zaliczki. Dowodem potwierdzającym wypłatę zaliczki może być dowód kasowy KW – w przypadku wypłaty gotówkowej – albo wyciąg bankowy dokumentujący przelew z rachunku bieżącego jednostki. Dokumenty te stanowią dowody księgowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości.
Zaliczka na poczet wynagrodzenia jest zdarzeniem stosunkowo prostym z punktu widzenia organizacyjnego, jednak jej prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych wymaga zachowania zasad wynikających z ustawy o rachunkowości. Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie momentu wypłaty zaliczki od momentu rozpoznania kosztu wynagrodzenia, który – zgodnie z zasadą memoriału – obciąża koszty okresu, którego dotyczy. Wypłacona zaliczka nie stanowi odrębnego kosztu, lecz rozrachunek z pracownikiem, który podlega ewidencji na właściwym koncie zespołu 2 z zachowaniem analityki imiennej. Odpowiednia dokumentacja operacji oraz właściwa dekretacja zapewniają rzetelne i przejrzyste ujęcie rozliczeń pracowniczych w księgach rachunkowych jednostki.
Polecamy:
