Poradnik Przedsiębiorcy

Zaliczka na poczet wynagrodzenia – jak ją rozliczyć?

Wynagrodzenie za pracę wypłaca się w terminach przewidzianych prawem, z dołu. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby w uzasadnionych przypadkach wypłacać wynagrodzenie z wyprzedzeniem – zaliczkowo. Czy zaliczka na poczet wynagrodzenia powinna być wypłacona w określonym terminie? Wyjaśniamy w artykule! 

Kodeksowy termin wypłaty wynagrodzenia 

Zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Składniki wynagrodzenia za pracę przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.

Termin wypłaty wynagrodzenia ustalony przez pracodawcę 

W wyżej przedstawionych ramach wynikających z Kodeksu pracy pracodawca powinien doprecyzować obowiązujący u niego termin (terminy) wypłaty wynagrodzenia w regulaminie pracy. Art. 1041 § 1 pkt 5 kp stanowi, że regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia.

 Generalną zasadą jest, że wynagrodzenie za pracę wypłaca się z dołu, czyli na koniec, względnie po upływie okresu, za który wynagrodzenie przysługuje

Forma i sposób wypłaty wynagrodzenia 

Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej. Częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy. Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 1 i § 2 kp).

Zaliczka na poczet wynagrodzenia

Zaliczka jest świadczeniem polegającym na przekazaniu pracownikowi określonej sumy pieniężnej na poczet przyszłego wynagrodzenia. Będziemy mieli z nią do czynienia wtedy, gdy na prośbę pracownika pracodawca wypłaca mu określoną kwotę tytułem wynagrodzenia za okres, który jeszcze nie upłynął.

Zaliczkowa wypłata wynagrodzenia wystąpi również wtedy, gdy w terminie, w którym wypłacane jest wynagrodzenie, nie wiadomo jeszcze, jaka powinna być jego dokładna kwota. Jest tak wówczas, gdy wypłaca się zaliczkę na poczet wynagrodzenia, którego wysokość nie jest stała, lecz uzależniona od ilości wykonanej pracy. W takim przypadku pracodawca wypłaca pracownikowi zaliczkę w terminie określonym dla wypłaty wynagrodzenia, a gdy ustali kwotę pełnego wynagrodzenia, wypłaca pozostałą kwotę.

Zaliczkę na poczet wynagrodzenia należy odróżnić od zaliczki, o której mowa w art. 87 kp. Przepis ten reguluje zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia różnych należności: sum egzekwowanych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych lub na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, kar pieniężnych zastosowanych wobec pracownika i udzielonych pracownikowi zaliczek pieniężnych, rozumianych jednak nie jako wynagrodzenie za pracę, lecz jako kwoty przekazane pracownikowi do rozliczenia, np. na dokonanie jakiegoś zakupu na rzecz i na rachunek pracodawcy lub na pokrycie wydatków związanych z podróżą służbową.

Wniosek o zaliczkę

Aby nie było wątpliwości, że w danym przypadku mamy do czynienia z zaliczką na poczet wynagrodzenia, a nie z innym świadczeniem (np. zaliczką, o której mowa w art. 87 Kodeksu pracy), pracownik powinien wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wypłacenie zaliczki w określonej kwocie. Najlepiej podać ją jako kwotę brutto.

Taki wniosek nie jest jednak konieczny w przypadku zaliczek na poczet wynagrodzenia, które nie jest określone w stałej wysokości miesięcznej, lecz jego wysokość zależy od ilości wykonanej pracy. W tym przypadku wynagrodzenie zaliczkowe jest przyjętym elementem systemu wynagradzania, które powinno zostać opisane w regulaminach pracy i wynagradzania.

Rozliczenie zaliczki 

Podstawową zasadą rozliczenia zaliczki na poczet wynagrodzenia jest – jak sama nazwa wskazuje – zaliczenie jej do kwoty należnego pracownikowi wynagrodzenia. Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej wysokości miesięcznej, to możliwe są zwykle dwa przypadki:

  • wypłacenie zaliczki od razu, w kwocie będącej równowartością pełnej kwoty wynagrodzenia pracownika;
  • wypłacenie zaliczki w kwocie mniejszej od pełnej kwoty wynagrodzenia pracownika, a następnie wypłacenie brakującej części wynagrodzenia.

Przykład 1.

Pracownik w połowie lipca poprosił pracodawcę o wypłacenie zaliczki w kwocie 1500,00 zł na poczet jego wynagrodzenia za ten miesiąc. Miesięcznie zarabia on 4000,00 zł brutto. Pracodawca odniósł się pozytywnie do jego wniosku i wypłacił zaliczkę w żądanej kwocie. W związku z tym w terminie wypłaty wynagrodzenia za lipiec pracodawca nie wypłacił już pracownikowi pełnej kwoty 4000,00 zł, lecz jedynie brakującą część wynagrodzenia w wysokości 2500,00 zł. 

Uwaga: podane tu sumy pieniężne należy rozumieć jako kwoty brutto, z uwagi na to, że wynagrodzenie za pracę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz potrąca się z niego składki ZUS; faktycznie więc na rachunek bankowy pracodawca przelał kwoty po dokonaniu stosownych potrąceń.

Nie można wykluczyć także trzeciej ewentualności, czyli wypłaty pracownikowi zaliczki w kwocie przekraczającej pełną kwotę miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Taką zaliczkę należy w pierwszej kolejności potraktować jako kwotę w pełni pokrywającą wynagrodzenie za dany miesiąc, a następnie zaliczyć ją na poczet wynagrodzenia za następny miesiąc (lub następne miesiące – jeżeli kwota zaliczki byłaby tak duża, że pokrywałaby wynagrodzenie za wiele miesięcy).

Przykład 2.

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie miesięczne w stałej wysokości 3000,00 zł brutto. Na jego wniosek pracodawca zgodził się wypłacić zaliczkę na poczet wynagrodzenia za wrzesień i październik w kwocie 5000,00 zł. Wobec tego po otrzymaniu wspomnianej zaliczki pracownik nie otrzyma już żadnej wypłaty za wrzesień, a z tytułu wypłaty za październik dostanie 1000,00 zł. Suma wynagrodzeń przysługujących pracownikowi za wrzesień i październik to kwota 6000,00 zł, a skoro pracownik otrzymał zaliczkowo 5000,00 zł, to należy mu wypłacić uzupełniająco 1000,00 zł. Podobnie jak w przykładzie 1. wymienione sumy pieniężne są kwotami brutto.

Zaliczka a podatek i składki ZUS

Zaliczkę na poczet wynagrodzenia za pracę należy potraktować tak samo jak wynagrodzenie za pracę w całości, tyle że wypłacone przed terminem. W związku z tym skoro art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje za przychody podlegające opodatkowaniu wynagrodzenia ze stosunku pracy, to również od zaliczki na poczet takiego wynagrodzenia należy odprowadzić zaliczkę na wspomniany podatek, za miesiąc, w którym zaliczkę na poczet wynagrodzenia wypłacono.

Podobnie jest w przypadku składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Zaliczka na poczet wynagrodzenia podlega oskładkowaniu na takich samych zasadach jak wynagrodzenie ze stosunku pracy w ogólności.

Należy przy tym zauważyć, że skoro zaliczka jest wynagrodzeniem wypłacanym przed terminem (z wyprzedzeniem), to w normalnym terminie pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie pomniejszonej o kwotę zaliczki, a tym samym odpowiednio mniejsze będą kwoty zaliczki na podatek dochodowy i składek ZUS od tej pomniejszonej kwoty należnej pracownikowi w związku z wcześniejszym otrzymaniem zaliczki.

Zaliczka na poczet wynagrodzenia jest rozwiązaniem pozwalającym na elastyczne podejście do terminów wypłaty wynagrodzenia za pracę. Warto jednak pamiętać, że w świetle obowiązujących przepisów prawa pracy dopuszczalne jest wypłacanie wynagrodzenia z wyprzedzeniem, natomiast prawo nie zezwala na takie „elastyczne” podejście do wypłaty wynagrodzenia, które polegałoby na przekraczaniu terminów określonych prawem, czyli na opóźnianiu wypłaty.