Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura zaliczkowa - obowiązki wystawiania

W przypadku zawierania transakcji sprzedawca może wymagać od nabywcy wpłaty pewnej sumy pieniędzy na poczet przyszłego dostarczenia towarów lub świadczenia usług. Wpłatę taką nazywa się zaliczką lub przedpłatą. W takim wypadku często również pojawia się pytanie, w jaki sposób udokumentować fakt otrzymania zaliczki oraz jakie skutki podatkowe rodzi jej otrzymanie. Sprawdź, kiedy konieczna jest faktura zaliczkowa oraz jakie elementy powinna ona zawierać!

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?

Otrzymanie przez podatnika zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT. W sytuacji, gdy zaliczka wpłacana jest przez podmiot gospodarczy, przedsiębiorca jako potwierdzenie jej otrzymania ma co do zasady obowiązek aby faktura zaliczkowa była wystawiona w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymania zaliczki.

Jednak jeśli dostawa towarów czy wykonanie usługi odbywa się w tym samym okresie rozliczeniowym, przedsiębiorca nie musi wystawiać odrębnej faktury zaliczkowej oraz faktury rozliczającej. Może wystawić jeden dokument, w którym opodatkuje całą transakcję (łącznie z otrzymaną zaliczką). Powinien on zawierać elementy podstawowej faktury VAT oraz kwotę zapłaty, kwotę podatku, kwotę brutto zaliczki, a także datę jej otrzymania.

Jeśli zaliczka wpłacana jest przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, faktura zaliczkowa może być wystawiona wyłącznie na żądanie wpłacającego. W przypadku przedsiębiorców, którzy mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, otrzymanie zaliczki może zostać potwierdzone paragonem z kasy. Jeśli nabywca w takiej sytuacji zażąda faktury, przedsiębiorca ma obowiązek jej wydania. Pod kopię faktury należy podpiąć oryginał paragonu.

Faktura zaliczkowa - elementy

Zgodnie z art. 106f ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać:

  • datę wystawienia,

  • numer kolejny, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imię i nazwisko lub nazwę zarówno podatnika, jak i nabywcy usługi lub towaru oraz ich adresy,

  • numery identyfikacji podatkowej,

  • datę otrzymania zaliczki, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • datę otrzymania zaliczki,

  • dane dotyczące zamówienia w szczególności nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, cenę jednostkową netto i wartość brutto zamówionej usługi lub towaru, ilość zamówionych towarów,

  • wartość podatku wyliczoną według wzoru:

               kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 x stawka podatku)

  • opis towaru lub świadczonej usługi.

Jeżeli zaliczka nie obejmuje całej wartości zamówienia po zakończeniu realizacji zamówienia przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę końcową.

Faktura końcowa powinna zawierać wszystkie numery faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi (art. 106f ust. 3 ustawy).

Ustawa o VAT daje prawo do wystawienia faktury zaliczkowej do 30 dni przed otrzymaniem przedpłaty. Samo jej wystawienie nie powoduje jednak żadnych konsekwencji na gruncie podatku VAT oraz podatku dochodowego. Obowiązek podatkowy powstanie dopiero w momencie otrzymania zaliczki bądź dokonania dostawy towaru czy wykonania usługi - w zależności co nastąpi jako pierwsze.

Kiedy faktura zaliczkowa nie powinna być wystawiona?

Regułą jest, że jeśli dostawca otrzyma zaliczkę lub całość zapłaty jeszcze przed wykonaniem dostawy towaru lub usług, wówczas już w momencie otrzymania wpłaty powstaje obowiązek podatkowy. Koniecznością jest wystawienie faktury zaliczkowej dokumentującej każdą wpłatę zaliczki, chyba że wpłata i realizacja  zamówienia rozliczona będzie w tym samym okresie rozliczeniowym.

Wyjątki od tej zasady wymienione zostały w ustawie o VAT i należą do nich:

  • dostawy energii cieplnej, elektrycznej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

  • usług telekomunikacyjnych oraz radiokomunikacyjnych,

  • usług związanych z dostarczaniem oraz uzdatnianiem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,

  • usług dzierżawy, najmu czy też leasingu,

  • usług ochrony mienia oraz osób jak i przechowywania mienia,

  • usług świadczenia obsługi biurowej oraz prawnej,

  • dystrybucji energii elektrycznej

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

W przypadku otrzymania zaliczki na poczet wyżej wymienionych czynności nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, ponieważ nie powstaje w tym wypadku obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT.