Prawidłowe wypełnienie dokumentacji kadrowej to jeden z kluczowych obowiązków pracodawcy w momencie rozwiązywania umowy, dlatego warto wiedzieć, czy kara porządkowa w świadectwie pracy powinna zostać odnotowana. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy informacja o naganie lub upomnieniu może pojawić się w tym dokumencie, aby ostrzec przyszłego pracodawcę. Co na ten temat mówią przepisy prawa pracy? Wyjaśniamy najważniejsze zasady dotyczące dokumentowania kar dyscyplinarnych.
Czy nałożona kara porządkowa w świadectwie pracy jest dopuszczalna przez prawo?
Fundamentem prawnym jest tutaj art. 97 § 2 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp), który precyzyjnie wylicza elementy składowe świadectwa pracy. Dokument ten ma charakter informacyjny i służy kolejnemu pracodawcy przede wszystkim do ustalenia uprawnień pracowniczych (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego, uprawnień do zasiłku dla bezrobotnych czy stażu pracy).
Wzór świadectwa pracy, określony w aktualnym rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, nie przewiduje rubryki na wpisywanie kar porządkowych. Co więcej, w punkcie dotyczącym informacji uzupełniających można wpisać jedynie dane o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę i niewypłaconych pracownikowi – nie jest to miejsce na adnotacje dyscyplinarne.
Umieszczenie informacji o karze byłoby sprzeczne z samą filozofią odpowiedzialności porządkowej w polskim prawie pracy. Kara ma charakter wychowawczy i – co kluczowe – czasowy. Ulega ona zatarciu (znika z obrotu prawnego) po określonym czasie. Wpisanie jej do świadectwa pracy, które jest dokumentem towarzyszącym pracownikowi przez całą karierę, utrwaliłoby karę na stałe, co jest bezprawne i stygmatyzujące.
Nawet jeśli w momencie rozwiązywania umowy kara nie uległa jeszcze zatarciu (np. pracownik dostał naganę tydzień przed odejściem), nie wolno jej wpisywać w świadectwie pracy. Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków od tej reguły.
Ważne rozróżnienie: kara porządkowa a zwolnienie dyscyplinarne
Wielu pracodawców myli te dwa pojęcia:
kara porządkowa (art. 108 kp): to upomnienie, nagana lub kara pieniężna. Ta informacja nigdy nie trafia do świadectwa pracy;
rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 kp): to tzw. dyscyplinarka. Ta informacja musi znaleźć się w świadectwie pracy w punkcie dotyczącym trybu rozwiązania stosunku pracy.
Jeśli więc pracownik przykładowo notorycznie się spóźniał i dostał naganę, ale umowa została rozwiązana np. za porozumieniem stron – ślad po naganie znika. Jeśli jednak spóźnienia były tak rażące, że pracodawca zwolnił go dyscyplinarnie – ślad po trybie zwolnienia pozostanie, ale w świadectwie nadal nie opisujemy wcześniejszych nagan.
Czym jest kara porządkowa i kto może ją otrzymać?
W art. 108 kp przewidziano zamknięty katalog kar, które pracodawca może zastosować wobec pracownika naruszającego porządek pracy. Nie można stosować kar niewymienionych w kodeksie (np. „czarnej listy”, publicznego piętnowania czy pozbawienia benefitów pozapłacowych jako kary regulaminowej).
Dozwolone kary to:
kara upomnienia – najlżejsza forma, stosowana za drobne przewinienia,
kara nagany – stosowana za cięższe naruszenia lub recydywę,
kara pieniężna – najbardziej dolegliwa, zarezerwowana dla specyficznych przewinień.
Kiedy można zastosować karę pieniężną?
Kara finansowa nie może być stosowana dowolnie. Kodeks ogranicza ją do przypadków:
nieprzestrzegania przepisów BHP lub przepisów przeciwpożarowych,
opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia,
stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywania alkoholu w czasie pracy.
Istnieją tu również ścisłe limity kwotowe: kara za jedno przekroczenie nie może być wyższa niż jednodniowe wynagrodzenie pracownika, a łącznie kary pieniężne w miesiącu nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia przypadającego do wypłaty.
Kto podlega karom?
Warto podkreślić, że odpowiedzialność porządkowa z rozdziału IV kp dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub mianowania.
Osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, dzieło) lub kontraktów B2B nie podlegają temu reżimowi. W ich przypadku „kary” mogą wynikać jedynie z zapisów w samej umowie (kary umowne) i podlegają przepisom Kodeksu cywilnego, a nie kp. Próba nałożenia kodeksowej nagany na zleceniobiorcę może zostać potraktowana przez sąd jako dowód na istnienie ukrytego stosunku pracy.
Gdzie dokumentuje się kary porządkowe?
Skoro kary nie wpisujemy do świadectwa pracy, to gdzie powinna się ona znaleźć, aby proces był transparentny i zgodny z RODO oraz przepisami o dokumentacji? Miejscem właściwym są akta osobowe pracownika.
Od 2019 roku akta osobowe przeszły rewolucję i podzielone są na części A, B, C i D (a od 2023 roku także E – badanie trzeźwości i pracy zdalnej). Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową przechowuje się w wyodrębnionej części D:
do tej części trafiają odpisy zawiadomień o ukaraniu,
trafiają tam też wszelkie pisma związane z procesem odwoławczym (sprzeciw pracownika, decyzja pracodawcy o odrzuceniu sprzeciwu).
dokumenty numeruje się chronologicznie (D1, D2, D3 itd.), co pozwala na zachowanie porządku w przypadku wielu kar.
Przykład 1.
15 marca 2025 roku pracownik otrzymał naganę za nieprzestrzeganie przepisów BHP. Odpis zawiadomienia o naganie pracodawca umieszcza w części D akt osobowych, oznaczając go numerem D1. Dokument ten jest oddzielony od części B (przebieg zatrudnienia) i C (ustanie zatrudnienia). Pozostaje tam jedynie do momentu zatarcia kary, czyli do 14 marca 2026 roku.
Co zrobić, jeśli informacja o karze trafiła do świadectwa pracy?
Załóżmy, że błąd już nastąpił. Dział kadr z rozpędu lub niewiedzy wpisał naganę do świadectwa pracy. Co dzieje się dalej?
Pracownik ma 14 dni od otrzymania dokumentu na wystąpienie z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. Pracodawca ma 7 dni na ustosunkowanie się do wniosku. Jeśli odmówi (lub nie odpowie), pracownik ma kolejne 14 dni na skierowanie sprawy do sądu pracy.
Konsekwencje dla pracodawcy
Błąd w świadectwie pracy to nie tylko formalność do poprawienia korektorem. Naraża on firmę na poważne konsekwencje finansowe i prawne, takie jak:
Odszkodowanie (art. 99 kp): jeśli nieprawidłowo wystawione świadectwo utrudniło pracownikowi znalezienie nowej pracy (a informacja o naganie z pewnością to utrudnia), sąd może zasądzić odszkodowanie. Jego wysokość to równowartość wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, jednak nie dłużej niż za 6 tygodni.
Grzywna nałożona przez Państwową Inspekcję Pracy: niewydanie prawidłowego świadectwa pracy (a świadectwo z błędem jest traktowane jako niewydanie właściwego dokumentu) jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Inspektor Pracy może nałożyć mandat, a w sprawach skierowanych do sądu grzywna może wynieść od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.
Koszty procesu: przegrana sprawa w sądzie pracy oznacza konieczność pokrycia kosztów sądowych i kosztów zastępstwa procesowego pracownika.
Przykład 2.
Na pracowniku w momencie zakończenia umowy o pracę ciążyła jeszcze „aktywna” kara nagany, która była przechowywana w części D akt osobowych. Podczas wystawiania świadectwa pracy kadrowa z małym doświadczeniem zawodowym, wpisała w punkcie „informacje uzupełniające” świadectwa pracy wzmiankę: „Kara nagany, nałożona w dniu… z powodu…”. Pracownik przez miesiąc bezskutecznie szukał pracy, a rekruterzy wprost pytali go o ten wpis.
Pracownik nie pozostał obojętny na ten błąd i po nieskutecznym kontakcie z pracodawcą, skierował sprawę do sądu. Sąd pracy nakazał natychmiastowe sprostowanie świadectwa pracy oraz zasądził od byłego pracodawcy odszkodowanie w wysokości miesięcznego wynagrodzenia (szkoda rzeczywista). Dodatkowo pracodawca musiał zapłacić grzywnę nałożoną przez PIP za złośliwe naruszanie praw pracowniczych.
Najczęstsze pytania pracodawców (FAQ)
1. Czy można wspomnieć o karze w referencjach lub opinii o pracowniku?
Referencje nie są dokumentem uregulowanym w kp – ich wystawienie jest dobrowolne. Pracodawca może zawrzeć w nich swoją subiektywną ocenę, jednak stąpa po cienkim lodzie. Jeśli opinia będzie zawierała nieprawdę lub naruszała dobra osobiste pracownika, firma naraża się na proces cywilny o odszkodowanie i zadośćuczynienie. Bezpieczniej i bardziej profesjonalnie jest skupić się na ocenie kompetencji twardych i miękkich, a kwestie zachowania pominąć, jeśli nie skutkowały one zwolnieniem dyscyplinarnym.
2. Czy nowy pracodawca dowie się o karze?
Nie ze świadectwa pracy. Ponieważ dokumenty z części D akt osobowych (dotyczące kar) są usuwane po roku lub niszczone przy wydawaniu kopii dokumentacji, a świadectwo pracy milczy na ten temat – nowy pracodawca nie ma formalnej drogi, by dowiedzieć się o dawnych karach. Może się o nich dowiedzieć jedynie drogą nieformalną (np. telefon do byłego szefa), co jednak w dobie RODO jest praktyką ryzykowną prawnie.
3. Co jeśli pracownik odchodzi przed zatarciem kary?
Nawet wtedy kara nie trafia do świadectwa pracy. Dokument o ukaraniu pozostaje w części D akt osobowych u byłego pracodawcy (do czasu upływu roku od nałożenia). Pracodawca ma obowiązek przechowywać go przez ten czas, ale nie przekazuje go „dalej” ani nie ujawnia w żadnym dokumencie wyjściowym. Po upływie roku od nałożenia kary, były pracodawca powinien usunąć ten dokument z archiwizowanych akt osobowych byłego pracownika.
Podsumowanie
Informacja o karze porządkowej nie może znaleźć się w świadectwie pracy – bez względu na okoliczności, rodzaj przewinienia czy fakt, że kara uległa już zatarciu. Przepisy polskiego prawa pracy chronią pracownika przed „wilczym biletem”, dając mu szansę na czysty start u nowego pracodawcy.
Wszelka dokumentacja dotycząca kar (pieniężnych, nagany, upomnień) powinna znajdować się wyłącznie w części D akt osobowych i zostać bezpowrotnie usunięta po roku nienagannej pracy. Należy pamiętać, że „nadgorliwość” w dokumentowaniu przewinień pracownika w świadectwie pracy to prosta droga do problemów prawnych. Zamiast odstraszać przyszłych pracodawców kandydata, można narazić własną firmę na sprostowania, procesy sądowe i dotkliwe kary finansowe. Przed podpisaniem świadectwa, warto upewnić się, że jest ono wolne od wszelkich wpisów dyscyplinarnych.
