Od 26 kwietnia 2023 roku pracodawcy mają obowiązek przekazywania pracownikom rozszerzonej informacji o warunkach zatrudniania. Wprowadzono go do Kodeksu pracy w następstwie nowelizacji dokonanej Ustawą z dnia 9 marca 2023 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Jakie dane zawiera informacja o warunkach zatrudnienia?
Informacja o warunkach zatrudnienia pracownika - dlaczego dokonano zmiany przepisów?
Nowe regulacje w zakresie informowania pracowników o warunkach zatrudnienia zamieszczono w art. 29 § 3–34 Kodeksu pracy (kp). Przepisy te wdrożyły do polskiego porządku prawnego art. 4 ust. 2 lit. h–l, n, o dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, które wymagają, aby informacje o zasadniczych aspektach stosunku pracy obejmowały:
prawo do ewentualnych szkoleń zapewnianych przez pracodawcę;
długość płatnego urlopu przysługującego pracownikowi lub, jeżeli nie może być ona określona przy udzielaniu informacji, procedury przyznawania i ustalania takiego urlopu;
procedurę obowiązującą pracodawcę i pracownika, w tym wymogi formalne i długość okresów wypowiedzenia w razie rozwiązania stosunku pracy lub, jeżeli długość okresów wypowiedzenia nie może być określona przy udzielaniu informacji, sposób ustalania takich okresów wypowiedzenia;
wynagrodzenie, w tym początkowe wynagrodzenie podstawowe pracownika, wszelkie inne mające zastosowanie elementy składowe wskazane oddzielnie oraz częstotliwość i sposób wypłacania wynagrodzenia, do którego pracownik jest uprawniony;
jeżeli system czasu pracy jest całkowicie lub w dużej mierze przewidywalny, długość standardowego dnia lub tygodnia pracy pracownika oraz ustalenia dotyczące godzin nadliczbowych i wynagrodzenia za nie, a także w przypadku pracy zmianowej – ustalenia dotyczące informacji o przejściu ze zmiany na zmianę;
umowy zbiorowe regulujące warunki pracy pracownika lub, w przypadku zawarcia umowy zbiorowej poza przedsiębiorstwem przez specjalne wspólne organy lub instytucje, nazwę takich organów lub instytucji, w których ramach umowy zostały zawarte;
w przypadku, gdy jest to obowiązkiem pracodawcy, nazwę lub nazwy instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenie społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę.
Obecny zakres informacji oraz sposób i terminy jej przekazania
Zgodnie z art. 23 § 3 kp w obecnym brzmieniu, pracodawca musi poinformować pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej:
nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:
obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
Pracodawca ma też obowiązek poinformowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie wyżej wskazanych warunków zatrudnienia, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi (art. 29 § 33 kp).
Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresu zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu (art. 29 § 32 kp).
Należy pamiętać o tym, że przekazywanie pracownikowi wskazanych wyżej informacji w postaci elektronicznej może być stosowane przez pracodawcę tylko wówczas, gdy będą one dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika (art. 29 § 34 kp).
Przykład 1.
Skierowana do pracownika informacja o warunkach zatrudnienia może mieć – przykładowo – następującą treść:
Informacja o warunkach zatrudnienia
Zgodnie z art. 29 § 31 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465) informuję o następujących warunkach zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy:
obowiązująca pracownika dobowa norma czasu pracy – 8 godzin;
obowiązująca pracownika tygodniowa norma czasu pracy – przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym;
obowiązujący pracownika dobowy wymiar czasu pracy – 8 godzin;
obowiązujący pracownika tygodniowy wymiar czasu pracy – 40 godzin;
przysługujące pracownikowi przerwy w pracy – przerwa trwająca 15 minut, wliczana do czasu pracy;
przysługujący pracownikowi odpoczynek dobowy – co najmniej 11 godzin;
przysługujący pracownikowi odpoczynek tygodniowy – co najmniej 35 godzin obejmujących co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego;
zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią – określone w art. 151-1516 Kodeksu pracy;
zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę – zgodnie z ustalonym odrębnie rozkładem czasu pracy przewidującym zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni;
zasady dotyczące przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy – zgodnie z pisemną instrukcją wydaną przez bezpośredniego przełożonego;
przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe inne niż uzgodnione w umowie o pracę – używanie samochodu służbowego do celów prywatnych, zgodnie z odrębną umową zawartą przez pracodawcę z pracownikiem;
wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu – 26 dni urlopu wypoczynkowego;
obowiązujące zasady rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogi formalne, długość okresu wypowiedzenia oraz termin odwołania się do sądu pracy – określone w art. 30–43, art. 52–55 i art. 264 Kodeksu pracy;
prawo pracownika do szkoleń i ogólne zasady polityki szkoleniowej – pracodawca może według swojego uznania kierować pracownika na szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, tj. zdobywania lub uzupełniania wiedzy i umiejętności;
układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe, którym pracownik jest objęty – Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy z dnia 30 września 2022 roku zawarty przez pracodawcę i zakładową organizację związkową ZZ „Jedność”;
termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłacania wynagrodzenia za pracę – wynagrodzenie za pracę jest wypłacane raz w miesiącu, w 5. dniu miesiąca, za poprzedni miesiąc, na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym);
pora nocna – godziny od 22.00 do 6.00;
sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy – przy użyciu przydzielonej pracownikowi elektronicznej karty zbliżeniowej i czytnika;
sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy – pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia; w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy – zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego;
nazwa instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy – Zakład Ubezpieczeń Społecznych;
informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę – pakiet usług medycznych dostępny na zasadach określonych w odrębnym regulaminie.
...............................................
data i podpis za pracodawcę
Zapoznałem się z powyższą informacją.
........................................
data i podpis pracownika
W odniesieniu do pracowników wykonujących zadania służbowe poza granicami kraju przez okres przekraczający 4 kolejne tygodnie dodatkowe wymogi informacyjne określono w art. 291 § 2 i 4 kp.
Obowiązek poinformowania pracownika o jego warunkach zatrudnienia niezwłocznie po dopuszczeniu go do pracy ma istotne znaczenie dla prawidłowej współpracy stron stosunku pracy, gdyż dzięki tej informacji pracownik otrzymuje podstawową wiedzę o swoich uprawnieniach oraz o kluczowych aspektach organizacji pracy. Brak terminowego wypełnienia przez pracodawcę obowiązku informacyjnego stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2a kp).
