Poradnik Przedsiębiorcy

Informacja o warunkach zatrudnienia pracownika - co powinna zawierać?

Umowa o pracę nie jest jedynym dokumentem, który pracodawca musi wręczyć zatrudnionemu pracownikowi. Przepisy Kodeksu pracy (kp) nakładają na każdego pracodawcę obowiązek przygotowania i przekazania pracownikowi tzw. informacji o warunkach zatrudnienia. Jak powinna wyglądać informacja o warunkach zatrudnienia pracownika i co powinno się w niej zawrzeć? Przeczytaj i dowiedz się więcej!

Jak powinna wyglądać informacja o warunkach zatrudnienia?

Podstawowym dokumentem, jaki przedsiębiorca musi przekazać pracownikowi, jest umowa o pracę. Musi ona określać rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wysokość należnego wynagrodzenia (wraz z wyszczególnieniem poszczególnych jego składników), wymiar czasu pracy oraz termin jej rozpoczęcia.

Umowy o pracę bardzo często są sporządzone w sposób niezwykle oficjalny, z powołaniem przepisów i skomplikowanych terminów. Z tego względu ustawodawca nakłada na każdego pracodawcę obowiązek przygotowania i przekazania pracownikowi tzw. informacji o warunkach zatrudnienia – dokumentu, który w przystępny i jasny sposób wskaże pracownikowi podstawowe zasady jego stosunku pracy.

Przepis art. 29 § 3 - 5 Kodeksu pracy
§ 3. Pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:
1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
§ 3(1) . Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt 1–4, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.
§ 3(2) . Pracodawca informuje pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt 1–4, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy.
§ 3(3) . Poinformowanie pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt 1–4, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.
§ 4. Zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.
§ 5. Przepisy § 1–4 stosuje się odpowiednio do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę.

Obowiązek sporządzenia informacji o warunkach zatrudnienia dotyczy każdego pracodawcy – zarówno tego, który zatrudnia tylko jednego pracownika, jak i zakładów pracy zatrudniających setki podwładnych.

Informacja o warunkach zatrudnienia - co powinna zawierać?

Przywołany powyżej przepis zawiera wyliczenie danych, które powinny znaleźć się w informacji o warunkach zatrudnienia. Są to:

  • dobowa i tygodniowa norma czasu pracy (np. 40 godzin tygodniowo, 8 godzin dziennie);

  • częstotliwość wypłat wynagrodzenie za pracę (np. jeden raz w miesiącu, do dnia 5-go następnego miesiąca kalendarzowego);

  • wymiar urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi (np. 26 dni w roku kalendarzowym);

  • długość okresu wypowiedzenia (np. 3 miesiące);

  • informacja o układzie zbiorowym pracy, który obowiązuje u danego pracodawcy.

Jeśli w zakładzie pracy nie ma układu zbiorowego pracy lub regulaminu pracy, wówczas informacja o warunkach zatrudnienia konieczne musi zawierać dodatkowe zapisy dotyczące:

  • godzin pory nocnej;

  • zasadach wypłaty wynagrodzenia (miejscu, czasie i terminie);

  • przyjętym w przedsiębiorstwie sposobie potwierdzania przybycia oraz obecności w pracy;

  • przyjętej w przedsiębiorstwie metodzie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Uwaga!
Informacja o warunkach zatrudnienia pracownika musi mieć formę pisemną.
Pracodawca ma 7 dni na przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia – termin ten jest liczony od dnia zawarcia umowy o pracę.
Pracodawca musi dopilnować dotrzymania siedmiodniowego terminu na przekazanie pracownikowi dokumentu zawierającego informację o warunkach zatrudnienia. Co istotne, termin ten jest liczony w każdym wypadku od dnia podpisania umowy o pracę.

Przykład 1.

1 kwietnia 2019 roku Jan Kowalski zawarł umowę o pracę z przedsiębiorstwem ABC sp. z o.o. Z treści umowy wynika, że Jan Kowalski zacznie wykonywać swoje obowiązki służbowe dopiero 1 czerwca 2019 roku. ABC sp. z o.o. ma siedem dni na przekazanie swojemu nowo zatrudnionemu pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia i termin ten liczony jest od dnia podpisania umowy tj. od 1 kwietnia 2019 roku. Dla obowiązku przekazania informacji nie ma znaczenia termin faktycznego rozpoczęcia wykonywania pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna zostać sporządzona w dwóch egzemplarzach – dla pracodawcy i dla pracownika. Na egzemplarzu należącym do pracodawcy pracownik powinien potwierdzić własnoręcznym podpisem odbiór dokumentu i zapoznanie się z jego treścią.

Przepisy kp wskazują, iż informacja o warunkach zatrudnienia pracownika, może być sporządzona na dwa sposoby: w formie opisowej albo formie uproszczonej, polegającej na wskazaniu odpowiednich przepisów prawa pracy. Z uwagi na charakter dokumentu, jakim jest informacja o warunkach zatrudnienia oraz jego cel, właściwym wydaje się zastosowanie formy opisowej, która w przystępny sposób wyjaśni pracownikowi zasady jego zatrudnienia.

Ponadto, nie wszystkie informacje mogą zostać zamieszczone w informacji wyłącznie za pomocą przywołania przepisów – jeśli kp daje pracodawcy wybór (np. w zakresie określenia godzin pory nocnej czy wymiaru czasu pracy), informacja o warunkach zatrudnienia musi zawierać precyzyjne zapisy odnoszące się do konkretnego pracownika i wynikające z zawartej z tym pracownikiem umowy.

Ważne!
Informacja o warunkach zatrudnienia powinna zostać przekazana pracownikowi niezależnie od podstawy jego zatrudnienia – nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, na czas określony, tylko na zastępstwo czy na przykład na podstawie mianowania.

Przywołane powyżej zestawienie informacji wynika z przepisów kp – katalog ten nie ma charakteru zamkniętego. Wskazane dane muszą być umieszczone w informacji obligatoryjnie, ale pracodawca może w tym dokumencie zamieścić inne informacje, jeśli uważa je za konieczne z punktu widzenia swoich interesów oraz interesów nowo zatrudnianego pracownika. Przykładowo, pracodawca może w informacji o warunkach zatrudnienia zamieścić zapisy dotyczące obowiązków pracownika, albo przysługujących mu z tytułu zatrudnienia benefitów.

Informacja o warunkach zatrudnienia - kiedy pracodawca musi ją zaktualizować?

Zgodnie z przepisami kp, pracodawca ma obowiązek nie tylko wręczenia pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia przy zawarciu umowy i nawiązaniu stosunku pracy, lecz również aktualizacji informacji w każdym przypadku, w którym zmieniają się warunki zatrudnienia. Obowiązek aktualizacji dotyczy sytuacji:

Aktualizacja informacji powinna zostać przekazana pracownikowi niezwłocznie, nie później niż w terminie 1 miesiąca od od dnia wejścia w życie zmian. Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia może mieć formę wyłącznie aneksu do poprzednio przekazanej informacji albo może stanowić nowy dokument zawierający dane o wszystkich warunkach zatrudnienia.