Zakup transponderów GPS a odliczenie VAT w firmie

W zakresie przedstawionego zagadnienia należy przede wszystkim ustalić, czy wydatki na montaż systemów monitoringu stanowią koszty związane z pojazdami samochodowymi w rozumieniu przepisów. W konsekwencji kluczowe jest to, czy przedsiębiorcy przysługuje pełne odliczenie VAT naliczonego z tytułu zakupu transponderów GPS, czy też będzie to prawo ograniczone do pięćdziesięciu procent.

Odliczenie VAT w związku z wydatkami związanymi z samochodami

Kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane w art. 86a ustawy o VAT.

W myśl art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Stosownie do art. 86a ust. 2 ustawy do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

1. nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2. używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3. nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Katalog wydatków wskazanych w ww. przepisie ma charakter otwarty i nie ogranicza się wyłącznie do wydatków eksploatacyjnych, gdyż ustawodawca objął dyspozycją tego przepisu także wydatki związane z używaniem pojazdów samochodowych.

Zgodnie z art. 2 pkt 34 ustawy o VAT przez pojazdy samochodowe rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t.

Na podstawie art. 86a ust. 3 ustawy przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

1. w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:
• wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, lub
• konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
2. do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

W świetle art. 86a ust. 4 ustawy pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub
2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Zatem zgodnie z powyższymi regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.

Dla celów stosowania tego ograniczenia wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć tak, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością, np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”. 

Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”. Przyjmuje się, że każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t – ze względu na swoje cechy konstrukcyjne – służy co do zasady użytkowi „mieszanemu”, a zatem wszystkie wydatki z nim związane podlegają ograniczeniu w odliczaniu do 50%.

Zakup transponderów GPS z ograniczonym prawem do odliczenia

W świetle powyższego należy ustalić, czy koszty zakupu i montażu transponderów GPS stanowią wydatki związane z używaniem pojazdów

Przepisy podatkowe nie definiują przy tym pojęcia „wydatki związane z eksploatacją lub używaniem pojazdów” użytego przez ustawodawcę w art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy. Przyjmuje się jednak, że za wydatki związane z pojazdami samochodowymi, zgodnie z art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy stanowiące „inne wydatki związane z eksploatacją lub używaniem pojazdów”, należy uznać te wydatki, które łączą się ściśle z użytkowaniem samochodu jako środka transportu lub są następstwem takiego użytkowania. Są to więc wydatki ściśle związane z eksploatacją lub używaniem pojazdów samochodowych. 

Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w przypadku nabycia towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem wskazanych i ściśle określonych przez ustawodawcę pojazdów. Nabywane towary i usługi muszą być więc ściśle związane z eksploatacją i używaniem pojazdów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 30 września 2025 roku (nr 0114-KDIP4-2.4012.532.2025.2.WH) wskazał, że koszty zakupu i montażu transponderów GPS stanowią wydatki związane z pojazdami samochodowymi, o których mowa w art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT. Ponoszone wydatki związane z zakupem i montażem transponderów GPS umożliwiają sprawowanie nadzoru nad samochodami wykorzystywanymi przez pracowników poprzez monitorowanie trasy przejazdu. Ponadto transpondery GPS umożliwiają, w sytuacji kradzieży samochodu, szybkie zlokalizowanie skradzionego mienia i zawiadomienie odpowiednich służb, co znacznie zwiększa szansę na odzyskanie skradzionego mienia.

Ustawodawca do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza również inne towary i usługi związane z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów, jest to katalog otwarty. Do tych wydatków należy zaliczyć m.in. opłaty za przejazdy autostradami, usługi parkingowe, usługi myjni. A zatem będą to wydatki, które są związane ściśle z eksploatacją lub używaniem środków transportu. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że zamontowanie w samochodach służbowych transponderów GPS jest jednym z akceptowalnych mechanizmów kontrolnych nad pojazdami służbowymi wykorzystywanymi w działalności gospodarczej. 

Należy także podkreślić, że celem nabycia transponderów GPS jest ich montaż w pojazdach samochodowych, a więc jest to wydatek ponoszony bezpośrednio w związku z użytkowaniem samochodów.

W świetle powyższego opisany koszt zakupu i montażu transponderów GPS stanowi wydatek związany z pojazdami samochodowymi, o których mowa w art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy. 

Reasumując powyższe, należy wskazać, że w przypadku zakupu transponderów GPS podatnik ma prawo do ograniczonego, tj. 50% prawa do odliczenia podatku naliczonego. W ocenie organów podatkowych taki wydatek wykazuje bezpośredni związek z użytkowaniem samochodu, co oznacza, że jest to wydatek zaliczany do grupy określonej w art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT.