Wykonywanie przez pracownika niektórych zadań wymaga odbycia podróży służbowej – krajowej, a czasem również zagranicznej (tzw. wyjazdu na delegację). Wiąże się to z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów związanych w szczególności z przejazdami, wyżywieniem i noclegami. Koszty te obciążają pracodawcę – pracownik, który poniesie wydatki na poczet tych kosztów, ma prawo do ich zwrotu ze strony pracodawcy. Często stosowanym rozwiązaniem, dogodnym dla pracownika, jest udzielanie mu przez pracodawcę zaliczki na pokrycie kosztów podróży, która powinna zostać rozliczona przez pracownika po powrocie, z uwzględnieniem faktycznie poniesionych kosztów. Co zrobić kiedy pracownik nie rozliczył zaliczki na delegację? Wyjaśniamy.
Pokrywanie kosztów podróży służbowej pracownika
Jak stanowi art. 775 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
W odniesieniu do pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej zasady pokrywania wspomnianych należności uregulowano w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – dalej „rozporządzenie”. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym u innych pracodawców niż objęci unormowaniami rozporządzenia określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w rozporządzeniu. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień ustalających warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie wspomnianych kosztów odpowiednio według przepisów rozporządzenia (art. 775 § 2-5 kp).
Do jakich świadczeń ma prawo pracownik?
Pracownik odbywający krajową podróż służbową ma prawo do:
diety przeznaczonej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, wynoszącej 45 zł za dobę podróży;
zwrotu kosztów noclegu w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za 1 dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety (w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wspomniany limit) – pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety;
ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, w wysokości 20% diety – za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży (ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów);
zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem;
zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem – gdy pracownik przebywa w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni (§ 7-10 rozporządzenia).
Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje:
dieta przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej;
zwrot kosztów noclegu, w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia (w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit) – w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% wspomnianego limitu;
ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości 1 diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu;
ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej;
zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie – jeśli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot tych kosztów;
zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą (z wyjątkiem kosztów zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz kosztów nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów) (§ 13-19 rozporządzenia).
Prawo do wymienionych świadczeń oraz ich konkretny wymiar zależą od okoliczności, w jakich realizowana jest dana podróż służbowa, co szczegółowo uregulowano w rozporządzeniu.
Zaliczka
Zgodnie z § 11 rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Z kolei w myśl § 20 rozporządzenia pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów (bez potrzeby składania wniosku o przyznanie tej zaliczki). Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu zł w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
Zaliczka ma postać pieniężną i stanowi świadczenie na poczet należnego pracownikowi zwrotu poniesionych kosztów podróży służbowej. Pracownik powinien wykazać, w jakim zakresie spożytkował otrzymaną zaliczkę. Jeżeli kwota zaliczki przekracza koszty podróży, ma on obowiązek zwrotu pracodawcy części zaliczki przewyższającej wspomniane koszty. Jeśli natomiast koszty podróży, o których mowa w rozporządzeniu, były wyższe od kwoty zaliczki, pracodawca musi dopłacić pracownikowi różnicę.
Rozliczenie kosztów podróży
Pracownik ma obowiązek dokonania rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 rozporządzenia).
Co zrobić kiedy pracownik nie rozliczył zaliczki na delegację?
Jeżeli pracownik nie wykona obowiązku terminowego rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej, a wcześniej otrzymał zaliczkę na pokrycie tych kosztów, pracodawca może bez jego zgody potrącić kwotę zaliczki z jego wynagrodzenia.
Zgodnie z art. 87 § 1 pkt 3 kp pracodawca ma prawo potrącać zaliczki udzielone pracownikowi z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.
Zaliczki mogą być potrącane do wysokości połowy wynagrodzenia. Przy potrącaniu wspomnianych zaliczek wolna od potrącenia jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania (art. 87 § 1 pkt 3, art. 871 § 1 pkt 2 kp).
Przykład 1.
Po powrocie z krajowej podróży służbowej pracownik nie rozliczył jej kosztów w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży i pomimo ponagleń ze strony pracodawcy nie przedłożył takiego rozliczenia również po upływie wspomnianego terminu. Przed odbyciem omawianej podróży pracownik otrzymał od pracodawcy zaliczkę na pokrycie jej kosztów w wysokości 3000 zł. Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy; przy opodatkowaniu jego wynagrodzenia stosuje się podstawowe koszty uzyskania przychodu i kwotę zmniejszającą podatek; pracownik nie jest uczestnikiem PPK – w związku z tym kwota wolna od potrąceń, przy potrącaniu zaliczek, wynosi dla niego (w 2025 roku) 2633,19 zł. Wynagrodzenie miesięczne tego pracownika – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – wynosi 4700 zł. Zatem w analizowanym przypadku potrącenie na poczet zwrotu zaliczki:
nie może być wyższe niż połowa wynagrodzenia, tj. 2350 zł (4700 : 2), a zarazem
nie może wynosić więcej niż 2066,81 zł (4700 zł – 2633,19 zł).
Tak więc pracodawca może potrącić z wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc kwotę 2066,81 zł, a z wynagrodzenia za kolejny miesiąc pozostałą część zaliczki w kwocie 933,19 zł (3000 zł – 2066,81 zł).
Dzięki możliwości potrącania z wynagrodzenia pracownika zaliczek udzielanych na poczet pokrycia kosztów podróży służbowej pracodawca może efektywnie uzyskiwać ich zwrot w przypadkach braku rozliczenia zaliczki przez pracownika, a także wówczas, gdy w następstwie dokonanego rozliczenia okazuje się, że kwota zaliczki przekracza koszty podróży służbowej – wtedy zwrotowi podlega kwota nadwyżki.
