Prezydent RP podpisał ustawę, która wprowadza istotne zmiany w cyfryzacji obiegu dokumentów notarialnych dotyczących nabywania nieruchomości przez cudzoziemców. Kluczowym elementem nowelizacji jest elektroniczny akt notarialny, a konkretnie elektroniczny wypis, który będzie przekazywany do MSWiA za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Nowe przepisy mają na celu usprawnienie kontroli transakcji oraz zwiększenie bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami w Polsce, zastępując dotychczasowy, tradycyjny obieg papierowy nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi.
Dlaczego wprowadzono zmiany?
Ustawa z 17 lipca 2026 r. o zmianie ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców oraz ustawy – Prawo o notariacie ma usprawnić kontrolę transakcji, w których cudzoziemcy nabywają nieruchomości, a także udziały lub akcje w spółkach posiadających nieruchomości w Polsce. Dotychczas notariusze przekazywali dokumenty dotyczące takich transakcji do MSWiA w formie papierowej. Jak wynika z uzasadnienia projektu, taki obieg utrudniał kontrolę, a resort co roku odnotowywał przypadki nieterminowego przesyłania dokumentów.
Nowelizacja przenosi ten obowiązek do Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) – systemu prowadzonego przez Krajową Radę Notarialną (KRN), w którym od lat funkcjonują już elektroniczne wypisy aktów notarialnych. Ma to przyspieszyć przekazywanie dokumentów, ograniczyć ryzyko opóźnień i braków oraz ułatwić ich przeszukiwanie. Dzięki temu MSWiA będzie mogło sprawniej kontrolować legalność nabywania nieruchomości przez cudzoziemców, co ma znacznie zwiększyć bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami na terytorium Polski.
Elektroniczny akt notarialny i e-wypisy – co to dokładnie znaczy w praktyce?
Na wstępie warto wyjaśnić, o co tak dokładnie chodzi z elektronicznym aktem notarialnym i e-wypisem wprowadzonymi przez omawianą ustawę o zmianie ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców oraz ustawy – Prawo o notariacie. Akt ten nie wprowadza powszechnego „elektronicznego aktu notarialnego”. W praktyce bowiem nowelizacja skutkuje „jedynie” wprowadzeniem obowiązku elektronicznego przekazywania określonych dokumentów związanych z nabywaniem nieruchomości przez cudzoziemców oraz poszerzeniem roli Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych.
Warto to doprecyzować, gdyż określenie „elektroniczny akt notarialny” może sugerować pełną cyfryzację aktu jako dokumentu, jego zdalne sporządzanie czy też odejście od dotychczasowego modelu korzystania z usług notariusza (jak ma to miejsce np. przy zawieraniu umowy spółki z o.o. przez system S24, gdzie notariusz nie jest potrzebny). Ustawa tego nie wprowadza i nic nie wskazuje na to, że takie zmiany szykują się nam w niedalekiej przyszłości.
Nowelizacja dotyczy wyłącznie elektronicznych wypisów i wyciągów z aktów notarialnych, a także innych dokumentów elektronicznych umieszczanych w Repozytorium. Jej szczególnym celem jest usprawnienie przepływu dokumentacji pomiędzy notariuszem, Krajową Radą Notarialną i organem właściwym w sprawach kontroli nabywania nieruchomości przez cudzoziemców.
Odejście od papierowego zawiadamiania o transakcjach dokonywanych przez cudzoziemców
Punktem wyjścia dla omówienia wprowadzonych zmian jest przytoczenie art. 8a ust. 1 ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Przepis ten mówi, iż notariusz przesyła ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, w terminie 7 dni od dnia sporządzenia:
- wypis aktu notarialnego oraz kopię umowy z podpisami notarialnie poświadczonymi, na mocy których cudzoziemiec nabył nieruchomość położoną na terytorium RP lub nabył lub objął udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium RP;
- wypis aktu poświadczenia dziedziczenia wraz z wypisem protokołu dziedziczenia, jeżeli w akcie poświadczenia dziedziczenia stwierdzono dziedziczenie przez cudzoziemca, zaś w poprzedzającym go protokole dziedziczenia stawający złożyli oświadczenie o tym, że w skład spadku wchodzą własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium RP;
- odpis europejskiego poświadczenia spadkowego, jeżeli stwierdzono w nim dziedziczenie przez cudzoziemca, zaś w skład spadku wchodzą własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości położonych na terytorium RP lub udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium RP.
Przepis ten dotyczy przekazywania ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych dokumentów związanych z transakcjami objętymi ustawową kontrolą nabywania nieruchomości przez cudzoziemców. Dotychczas obowiązek ten realizowano w formie tradycyjnej, czyli papierowej.
Od 19 listopada 2026 roku – wtedy w życie wchodzą przepisy nowelizujące – notariusz będzie wykonywał powyższe obowiązki przez umieszczenie w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych elektronicznych wypisów, kopii albo odpisów dokumentów. Wymagane dokumenty mają zostać przygotowane w formacie pozwalającym na elektroniczne przeszukiwanie ich treści. Wynika to bezpośrednio z ust. 1a, który został dodany do art. 8a ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
Zmieni to sposób działania notariuszy. Dokumenty po wejściu w życie nowelizacji nie mają już wyłącznie dotrzeć do właściwego organu – teraz będą one wprowadzane do systemu teleinformatycznego w formie umożliwiającej wyszukanie ich treści. Jak wskazuje prawodawca, ułatwi to automatyzację obiegu, analizę informacji i nadzór nad transakcjami dotyczącymi nieruchomości nabywanych przez cudzoziemców. Celem tego jest zastąpienie dotychczasowego obiegu papierowego obiegiem szybszym, bezpieczniejszym i bardziej przejrzystym, przy zachowaniu siedmiodniowego terminu przekazania dokumentów od ich sporządzenia.
Nowe obowiązki notariuszy a elektroniczny akt notarialny i CREWAN
Zmiany wprowadzają podział ról:
- notariusz umieszcza dokument w CREWAN, natomiast
- Krajowa Rada Notarialna zapewnia jego niezwłoczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych.
Nie oznacza to, że Krajowa Rada Notarialna ma teraz oceniać treść czynności notarialnej pod kątem formalnym lub merytorycznym czy też przejąć funkcje danego notariusza. Jej zadaniem jest zapewnienie działania infrastruktury umożliwiającej bezpieczny transfer danych. Konstrukcja ta rozdziela odpowiedzialność za podejmowane czynności oraz transfer danych. W skrócie – notariusz odpowiada za prawidłowe sporządzenie i umieszczenie dokumentu, zaś KRN zapewnia techniczne przekazanie dokumentu właściwemu organowi w systemie.
CREWAN jako najważniejszy system
Nowelizacja wzmacnia też rolę samego Repozytorium. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 92a § 1 ustawy – Prawo o notariacie Krajowa Rada Notarialna prowadzi w systemie teleinformatycznym Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w którym przechowuje się elektroniczne wypisy i wyciągi z aktów notarialnych sporządzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz inne dokumenty elektroniczne.
Jeśli chodzi o zakres przechowywanych danych, zmiana polega na dodaniu kategorii „innych elektronicznych dokumentów”. Jest to niezbędne dla realizacji zmian w ustawie o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Bez tego CREWAN pozostawałby systemem skoncentrowanym przede wszystkim na e-wypisach i e-wyciągach. Po nowelizacji jego funkcja zostaje rozszerzona o owe „inne elektroniczne dokumenty”, dzięki czemu Repozytorium może obsługiwać także dokumenty elektroniczne, których umieszczenie wynika z przepisów szczególnych.
E-wypis z aktów notarialnych
Zmieniony został również art. 92a § 3 Prawa o notariacie. Przepis po nowelizacji wyznacza granice korzystania z Repozytorium. Zgodnie z nim elektroniczne wypisy z aktów notarialnych innych niż określone w § 2 oraz inne elektroniczne dokumenty umieszcza się w Repozytorium, jeżeli wynika to wprost z odrębnych przepisów oraz jeżeli pozwalają na to warunki organizacyjno‑techniczne systemu teleinformatycznego. Notariusz opatruje wypis lub inny dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W § 2 art. 92a czytamy, że niezwłocznie po sporządzeniu aktu notarialnego zawierającego w swej treści dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS albo podlegającego złożeniu do akt rejestrowych podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS notariusz umieszcza jego elektroniczny wypis w Repozytorium. Notariusz opatruje wypis kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W praktyce oznacza to, że do umieszczenia dokumentu w systemie niezbędny jest przepis szczególny, taki jak właśnie nowy art. 8a ust. 1a ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
Dodatkowo notariusz ma obowiązek opatrzyć elektroniczny wypis albo inny dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zapewnia to możliwość przypisania dokumentu do konkretnego notariusza, pozwala zweryfikować jego autentyczność i chroni integralność dokumentu w obrocie elektronicznym.
Ograniczony dostęp do CREWAN
W nowym brzmieniu art. 92a § 1 Prawa o notariacie ustawodawca ogranicza dostęp do CREWAN. Krajowa Rada Notarialna zapewnia dostęp notariuszom, sądom i innym organom państwowym wyłącznie w zakresie i na zasadach określonych w przepisach szczególnych. Jednocześnie jej obowiązkiem jest zapewnienie bezpieczeństwa Repozytorium, w tym ochrony zgromadzonych danych przed nieuprawnionym dostępem, przetwarzaniem, zmianą lub utratą.
Nie można zatem traktować CREWAN jako publiczną bazę aktów notarialnych. Elektronizacja przekazywania dokumentów nie znosi bowiem tajemnicy notarialnej ani nie otwiera dostępu do dokumentacji każdemu zainteresowanemu. Jest wręcz przeciwnie – znowelizowane przepisy łączą cyfrową wymianę informacji z obowiązkiem ochrony danych i z zamkniętym katalogiem podmiotów korzystających z systemu na podstawie odrębnych przepisów.
W odniesieniu do spraw cudzoziemców ma to szczególne znaczenie. Usprawnienie kontroli państwowej nie może prowadzić do swobodnego obiegu danych o transakcjach. Ustawowy model zakłada przekazywanie dokumentów do właściwego ministra przez bezpieczny system, a nie przez nieustrukturyzowaną korespondencję elektroniczną.
Wejście w życie ustawy zmieniającej i jej wpływ na obecne sprawy
Ustawa z 17 lipca 2026 r. o zmianie ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców oraz ustawy – Prawo o notariacie wskazuje w art. 5, że wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia. Będzie to miało miejsce w dniu 19 listopada 2026 roku.
Zgodnie z jej treścią nowe regulacje stosuje się do dokumentów sporządzonych od dnia wejścia w życie ustawy. Decyduje więc data sporządzenia dokumentu, a nie data jego przekazania. Do dokumentów sporządzonych wcześniej stosuje się natomiast przepisy dotychczasowe. Przykładowo akt notarialny sporządzony 18 listopada 2026 roku notariusz prześle do MSWiA jeszcze w formie papierowej, nawet jeśli siedmiodniowy termin upłynie już po 19 listopada, natomiast akt sporządzony 19 listopada 2026 roku umieści już w CREWAN.
Reasumując, trzeba stwierdzić, że nowelizacja nie zastąpiła klasycznego aktu notarialnego „elektronicznym aktem notarialnym” w pełnym znaczeniu tego pojęcia. To, co natomiast robi, to rozbudowuje prawne i techniczne ramy dla e-wypisów, e-wyciągów oraz innych dokumentów elektronicznych. W odniesieniu do nabywania nieruchomości przez cudzoziemców ustanawia obligatoryjny kanał przekazywania dokumentów przez CREWAN do ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Oznacza to nowe obowiązki dla notariuszy, dla organów publicznych sprawniejszy dostęp do informacji, a dla stron czynności notarialnych – bardziej przejrzysty i w łatwy sposób możliwy do potwierdzenia elektroniczny obieg dokumentacji.
Polecamy:
