Każdy pracodawca zobowiązany do dokonywania wpłat na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych szuka skutecznych sposobów na optymalizację kosztów prowadzenia działalności. Jedną z dostępnych możliwości prawnych jest obniżenie wpłat na PFRON z tytułu certyfikatu dostępności. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić i jak prawidłowo dopełnić formalności, aby zmniejszyć swoje zobowiązania finansowe wobec Funduszu.
Obowiązek dokonywania wpłat na PFRON – podstawa prawna oraz najważniejsze zasady
Obowiązek dokonywania wpłat na PFRON wynika wprost z przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 884), zwanej dalej “ustawą”.
Jak wynika z art. 21 ust. 1 ustawy, pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany, z określonymi ustawowymi zastrzeżeniami, dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem takich osób.
Z wpłat na PFRON zwolnione są m.in. następujące podmioty:
- pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%;
- niedziałające w celu osiągnięcia zysku:
- domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej,
- zakłady opiekuńczo-lecznicze,
- hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
- publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych;
- pracodawcy, co do których ogłoszono upadłość.
Obniżenie wpłat na PFRON z tytułu certyfikatu dostępności
Przepisy ustawy umożliwiają pracodawcom obniżenie wpłat na PFRON w przypadku spełnienia określonych warunków. Jedną z takich możliwości przewidziano w art. 21 ust. 8 ustawy.
Oznacza to zatem, że obniżenie wpłat na Fundusz dotyczy pracodawcy:
- zobowiązanego do wpłat na PFRON,
- niebędącego podmiotem publicznym w rozumieniu ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
- posiadającego certyfikat dostępności.
Jak już wspomniano, możliwość obniżenia wpłat na PFRON na podstawie art. 21 ust. 8 ustawy nie odnosi się do podmiotów publicznych określonych w ustawie o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, a więc do:
- jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych;
- innych niż określone w pkt 1 państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;
- innych niż określone w pkt 1 osób prawnych, utworzonych w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w pkt 1 i 2, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot:
- finansują je w ponad 50% lub
- posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub
- sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub
- mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;
- związków podmiotów wskazanych w pkt 1 i 2 lub podmiotów określonych w pkt 3.
Zgodnie z art. 49 ust. 2 ustawy pracodawcy dokonują wpłat, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy, w terminie do dnia 20 następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie Zarządowi PFRON deklaracje miesięczne i roczne poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego według wzoru ustalonego, w drodze rozporządzenia, przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego.
We wspomnianych w przywołanym przepisie deklaracjach należy zatem zamieścić informację o uzyskaniu certyfikatu dostępności.
Wzory deklaracji, jakie pracodawca jest obowiązany składać do PFRON, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10 maja 2023 roku w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz. U. z 2023 r. poz. 995).
Certyfikat dostępności – co to za dokument?
Certyfikat dostępności jest dokumentem wydawanym na podstawie przepisów ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2024 r. poz. 1411), dalej jako “ustawa o zapewnianiu dostępności”.
Jak wynika z art. 6 ustawy o zapewnianiu dostępności, minimalne wymagania służące zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami obejmują:
- w zakresie dostępności architektonicznej:
- zapewnienie wolnych od barier poziomych i pionowych przestrzeni komunikacyjnych budynków,
- instalację urządzeń lub zastosowanie środków technicznych i rozwiązań architektonicznych w budynku, które umożliwiają dostęp do wszystkich pomieszczeń, z wyłączeniem pomieszczeń technicznych,
- zapewnienie informacji na temat rozkładu pomieszczeń w budynku, co najmniej w sposób wizualny i dotykowy lub głosowy,
- zapewnienie wstępu do budynku osobie korzystającej z psa asystującego, o którym mowa w art. 2 pkt 11 ustawy,
- zapewnienie osobom ze szczególnymi potrzebami możliwości ewakuacji lub ich uratowania w inny sposób;
- w zakresie dostępności cyfrowej – wymagania określone w ustawie z dnia 4 kwietnia 2019 roku o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych;
- w zakresie dostępności informacyjno-komunikacyjnej:
- obsługę z wykorzystaniem środków wspierających komunikowanie się, o których mowa w art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 roku o języku migowym i innych środkach komunikowania się, lub przez wykorzystanie zdalnego dostępu online do usługi tłumacza przez strony internetowe i aplikacje,
- instalację urządzeń lub innych środków technicznych do obsługi osób słabosłyszących, w szczególności pętli indukcyjnych, systemów FM lub urządzeń opartych o inne technologie, których celem jest wspomaganie słyszenia,
- zapewnienie na stronie internetowej danego podmiotu informacji o zakresie jego działalności – w postaci elektronicznego pliku zawierającego tekst odczytywalny maszynowo, nagrania treści w polskim języku migowym oraz informacji w tekście łatwym do czytania,
- zapewnienie, na wniosek osoby ze szczególnymi potrzebami, komunikacji z podmiotem publicznym w formie określonej w tym wniosku.
Certyfikat dostępności wydawany jest dla konkretnego podmiotu na okres 4 lat od dnia wydania i zawiera:
- oznaczenie podmiotu dokonującego certyfikacji,
- nazwę podmiotu, dla którego został wydany, oraz wskazanie adresu jego siedziby,
- numer i oznaczenie certyfikatu,
- skrócony opis zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie minimalnych wymagań, o których mowa w art. 6 ustawy o zapewnianiu dostępności,
- okres ważności certyfikatu,
- datę wydania i podpis uprawnionej osoby.
Wspomniany certyfikat może ponadto zawierać zalecenia w zakresie poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami przez dany podmiot.
Szczegółowe wymogi, jakie muszą spełniać podmioty dokonujące certyfikacji dostępności, oraz wzór wniosku o wydanie certyfikatu dostępności i wzór tego certyfikatu – zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 4 marca 2021 roku w sprawie szczegółowych wymogów, jakie muszą spełniać podmioty dokonujące certyfikacji dostępności, wzoru wniosku o wydanie certyfikatu dostępności oraz wzoru certyfikatu dostępności (Dz. U. z 2021 r. poz. 412).
Obniżenie wpłat na PFRON z tytułu certyfikatu dostępności. Podsumowanie
Pracodawca może skorzystać z obniżenia wpłat na PFRON z tytułu posiadania certyfikatu dostępności, którego uzyskanie uregulowano w ustawie o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Wpłaty ulegają obniżeniu, począwszy od należnych za miesiąc poprzedzający miesiąc, w którym pracodawca zawiadomił Zarząd Funduszu o uzyskaniu certyfikatu. W deklaracjach składanych do PFRON należy zamieścić informację o uzyskaniu wskazanego certyfikatu.
