Jeszcze kilka lat wstecz stosowanie postaci elektronicznej w obiegu dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy miało wyjątkowy charakter. Obecnie zastosowanie takiej postaci w sprawach związanych z zatrudnieniem ma szeroki zakres. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów? — wyjaśnienia w artykule.
Dokumenty w obiegu pracowniczym w postaci elektronicznej — obowiązujące przepisy
Zasady stosowania postaci elektronicznej w obiegu pracowniczym regulują przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.
Wnioski składane przez pracownika w postaci elektronicznej
Poniżej wymienione zostały wnioski, które może złożyć pracownik, przy czym równoważna jest w tych przypadkach postać tradycyjna i elektroniczna dokumentu.
Oznacza to, że pracownik składa — w postaci papierowej lub elektronicznej:
wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, jeżeli jest zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy (art. 29(3) § 1 kp);
wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy, jeżeli pracownik uważa, że przyczyną rozwiązania umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę było jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesne pozostawanie w stosunku prawnym innym niż stosunek pracy, lub dochodzenie udzielenia informacji określonych prawem pracy (art. 29(4) § 3 kp);
wniosek o wydanie świadectwa pracy w przypadku nawiązania z tym samym pracodawcą kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy; pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek (art. 97 § 1(1) kp);
wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 kp);
wniosek o wydanie całości lub części dokumentacji pracowniczej (art. 94(12) kp).
Dokumenty związane z pracą zdalną
W postaci elektronicznej lub papierowej może być złożony:
wniosek pracownika o pracę zdalną (art. 67(19) § 2 kp);
wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie (art. 67(33) § 1 kp);
wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, przy czym z takim wnioskiem może wystąpić każda ze stron umowy o pracę (art. 67(22) § 1 kp).
W postaci elektronicznej można także złożyć następujące dokumenty:
oświadczenie pracownika, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej;
informację pracodawcy o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o pracę zdalną w odniesieniu do pracowników korzystających ze szczególnych uprawnień wynikających m.in. z pełnienia funkcji rodzicielskich;
informację przekazywaną przez pracodawcę dotyczącą dodatkowych informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie określonym w art. 67(21) kp;
oświadczenie pracownika mającego wykonywać pracę zdalną o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie do ich przestrzegania;
potwierdzenie przez pracownika przyjmowanego do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe ukończenia szkolenia BHP w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
oświadczenie pracownika zawierające potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z procedurami ochrony danych osobowych w okresie wykonywania pracy zdalnej.
Dokumenty dotyczące realizacji uprawnień związanych z rodzicielstwem
Kolejną grupą dokumentów, które mogą być składane zarówno w postaci tradycyjnej, jak i elektronicznej są wnioski dotyczące realizacji przez pracowników uprawnień związanych z rodzicielstwem. W odpowiednim zakresie wnioski takie może złożyć pracownica oraz pracownik-ojciec dziecka, a także pracownik, który przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza, i pracownik-inny członek najbliższej rodziny. Oznacza to, że w postaci elektronicznej można złożyć:
wniosek pracownicy w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego oraz wykorzystania tej części przez pracownika-ojca dziecka lub pracownika-innego członka najbliższej rodziny (art. 180 § 8-9 i § 16 kp);
wniosek o udzielenie urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 183 § 6 kp);
wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego oraz łączenie go z pracą (art.182(1d) § 1 kp i art. 182(1e) § 2 kp). W pewnych przypadkach pracodawca może nie uwzględnić wniosku o łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą, wówczas informuje o przyczynie odmowy — w postaci papierowej lub elektronicznej;
wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego (art. 182(3) § 2 kp);
wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego oraz wycofanie takiego wniosku (art. 186 § 7 kp);
wniosek pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego o obniżenie etatu (art.186(7) § 1 kp);
wniosek o opiekę nad dzieckiem w wieku do lat 14 (art. 188 § 2 kp);
wniosek o elastyczną organizację czasu pracy składany przez pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia. Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.
Dokumenty związane z dokumentacją pracowniczą
Zgodnie z przepisami kp pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
Ponadto — jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania — okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po których upływie pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.
Wnioski pracownika korzystającego ze szczególnych uprawnień o zmiany w zakresie czasu pracy
Jak stanowi art. 142(1) § 1 kp, pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek:
pracownika — małżonka albo pracownika — rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej;
pracownika — rodzica dziecka mającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 Ustawy z dnia 4 listopada 2016 roku o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”;
pracownika-rodzica:
dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, oraz
dziecka mającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku – Prawo oświatowe
– o wykonywanie pracy w systemie przerywanego czasu pracy lub rozkładzie ruchomego czasu pracy albo w indywidualnym rozkładzie czasu pracy, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Pracodawca może odmówić uwzględnienia powyższego wniosku, jeżeli jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.
Informacja o kontroli trzeźwości pracowników oraz kontroli na obecność substancji działających podobnie do alkoholu
W związku z wprowadzeniem kontroli trzeźwości i zatrudnieniem pracownika objętego taką kontrolą pracodawca przekazuje temu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacje dotyczące zasad tej kontroli — w postaci papierowej lub elektronicznej.
Ponadto, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. W takim przypadku pracownikowi objętemu kontrolą należy także przekazać, przed dopuszczeniem go do pracy, informacje dotyczące zasad tej kontroli — w postaci tradycyjnej lub elektronicznej.
Elektroniczny obieg dokumentów — kiedy można stosować postać elektroniczną? Podsumowanie
W obecnych realiach wiele spraw z zakresu zatrudnienia można załatwić za pośrednictwem postaci elektronicznej składanych dokumentów. Jest to poważne ułatwienie i dotyczy w szczególności pracy zdalnej oraz realizacji przez pracowników uprawnień rodzicielskich. Należy także podkreślić, że postać elektroniczna dokumentu może być stosowana alternatywnie w odniesieniu postaci papierowej.
