Wprowadzenie nowych technologii oraz zmiany w przepisach prawa pracy sprawiły, że zarządzanie dokumentacją pracowniczą wymaga coraz większej uwagi i precyzji. Usuwanie dokumentów z akt osobowych to jedno z wyzwań, z którymi muszą zmierzyć się działy kadr. Proces ten musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby zapewnić zgodność z wymogami prawa oraz ochronę danych osobowych.
Ramy prawne dotyczące zarządzania aktami osobowymi
Podstawą prawną regulującą kwestię akt osobowych jest przede wszystkim Kodeks pracy, a także ustawa o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Kluczowe znaczenie ma również RODO (rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych), które nakłada na pracodawcę obowiązek zarządzania danymi osobowymi w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.
Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania akt osobowych przez określony czas, w zależności od rodzaju dokumentu. Okresy te zostały szczegółowo określone w przepisach i mogą wynosić od kilku do kilkudziesięciu lat w przypadku dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia czy naliczaniem składek emerytalnych. Świadczy to o szczególnej uwadze, jaką prawodawca przykłada do bezpieczeństwa i integralności przechowywanej dokumentacji.
Dlaczego usuwanie dokumentów jest ważne?
Wymienione powyżej podstawy prawne ściśle regulują zakres oraz czas przetwarzanych danych pracowników oraz dokumentów związanych z ich zatrudnieniem. W związku z tym pracodawca ma obowiązek regularnego przeglądu gromadzonej dokumentacji w celu usuwania dokumentów, głównie z uwzględnieniem dwóch wytycznych:
zakresu przetwarzanych danych,
okresu ich przechowywania.
Nieusuwanie przeterminowanych dokumentów z akt osobowych może prowadzić do poważnych konsekwencji. Przede wszystkim przechowywanie danych dłużej niż jest to wymagane, może być traktowane jako naruszenie RODO. Sankcje za takie uchybienia są dotkliwe i mogą obejmować wysokie kary finansowe. Ponadto nadmiar dokumentacji generuje chaos organizacyjny i może utrudnić zarządzanie aktami pracowniczymi. Usuwanie dokumentów w odpowiednim czasie sprzyja optymalizacji procesów administracyjnych, co ma bezpośredni wpływ na efektywność działania organizacji. Z innej strony, szczególnie w przypadku pracowników, którzy posiadają wieloletni staż pracy w jednej firmie, ich dokumentacja zbierana na przestrzeni lat mogła się zdezaktualizować w stosunku do obowiązujących przepisów.
Przykład 1.
W aktach osobowych pracownika w długoletnim stażem pracy znajduje się kopia dowodu osobistego. Według obowiązujących przepisów dowód osobisty nie może być przechowywany (brak podstaw prawnych do przetwarzania danych zawartych w tym dokumencie), w związku z czym należy go usunąć z dokumentacji, jeśli się tam znajduje.
Przykład 2.
Zgodnie z Kodeksem pracy pisemne kary porządkowe, które przechowywane są w części D akt osobowych, powinny być trwale usunięte z akt po roku nienagannej pracy.
Jak prawidłowo usuwać dokumenty z akt osobowych?
Proces usuwania dokumentów powinien być dobrze zaplanowany i zgodny z procedurami wewnętrznymi firmy. Kluczowe kroki obejmują:
identyfikację dokumentów do usunięcia – przegląd akt osobowych w celu zidentyfikowania dokumentów, których okres przechowywania upłynął. Warto w tym celu skorzystać z narzędzi do zarządzania dokumentacją, które umożliwiają automatyczne monitorowanie okresów przechowywania. Regularne audyty akt osobowych są kluczowe dla zminimalizowania ryzyka uchybień;
weryfikację przepisów prawnych – przed podjęciem decyzji o usunięciu dokumentów należy upewnić się, że nie są one już wymagane przez żadne przepisy ani potrzebne do celów dowodowych czy archiwalnych. Dokumenty związane z procesami sądowymi, roszczeniami pracowniczymi czy kontrolami zewnętrznymi powinny być przechowywane dłużej, zgodnie z wytycznymi;
usuwanie zgodne z przepisami – dokumenty papierowe powinny zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający ich odczytanie, np. poprzez użycie niszczarki o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa. W przypadku dokumentów elektronicznych konieczne jest trwałe usunięcie plików z nośników danych. Warto korzystać z narzędzi do bezpiecznego usuwania danych, które zapewniają nieodwracalność procesu;
dokumentowanie procesu – każdy proces usunięcia dokumentów powinien być odpowiednio udokumentowany. Warto prowadzić rejestr usuniętych dokumentów, zawierający datę i podstawę prawną usunięcia. Taka dokumentacja może być przydatna w przypadku kontroli lub roszczeń pracowniczych.
Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku:
akta osobowe pracowników powinny być prowadzone w porządku chronologicznym,
dokumenty podlegają numeracji,
każda część akt osobowych zawiera wykaz dokumentów.
Przepisy nie wskazują wprost, jak prawidłowo usuwać dokumenty z akt osobowych. Jednak zdecydowana większość ekspertów wskazuje, że prawidłowe jest (w przypadku dokumentacji prowadzonej w formie papierowej) usunięcie dokumentu z akt, a następnie zaktualizowanie wykazu dokumentów, a na koniec poprawienie numeracji pozostałych dokumentów. W ten sposób zostanie skutecznie usunięty ślad po usuniętym dokumencie.
Jeszcze do niedawna można było spotkać się z praktyką wyciągnięcia z akta zniszczonego dokumentu, a w zamian w to samo miejsce wkładanie kartki z informacją o usunięciu dokumenty, np. z adnotacją „dokument usunięty na podstawie przepisów RODO”. Dzisiaj takie postępowanie określane jest jako nieprawidłowe.
Przykład 3.
Kadrowa podczas audytu akt osobowych pracownika zauważyła, że wśród dokumentów znajduje się akt zgonu jako podstawa do udzielenia urlopu okolicznościowego. Według przepisów pracodawca nie może przechowywać takich dokumentów, dlatego kadrowa zdecydowała o jego usunięciu z akt osobowych. W tym celu wyciągnęła dokument (nr 56) i skutecznie go zniszczyła. Następnie zaktualizowała (przepisała) wykaz dokumentów, przesuwając kolejne dokumenty o jeden numer do góry. Na koniec zmieniła numerację na dokumentach, poczynając od dokumentu 57 – zmieniła go na 56 itd. (zgodnie z zaktualizowanym wykazem dokumentów).
Z kolei w przypadku prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej usuwanie dokumentów powinno być znacznie łatwiejsze, ponieważ to system teleinformatyczny co do zasady po usunięciu dokumentu aktualizuje numerację pozostałych dokumentów.
Wyzwania związane z usuwaniem dokumentów
Jednym z największych wyzwań jest zapewnienie, że wszystkie dane zostały usunięte w sposób nieodwracalny. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów elektronicznych, gdzie odzyskanie danych może być łatwiejsze. W tym celu warto korzystać z dedykowanych narzędzi do bezpiecznego usuwania plików. Regularne testy skuteczności narzędzi do usuwania danych mogą zapobiec potencjalnym problemom.
Innym problemem jest synchronizacja usuwania dokumentów w różnych systemach. Dokumenty mogą być przechowywane w wielu miejscach, takich jak systemy HR, nośniki zewnętrzne czy chmury obliczeniowe. Dlatego proces usuwania powinien obejmować wszystkie lokalizacje, gdzie mogą znajdować się dane. Zarządzanie kopiami zapasowymi jest również istotnym elementem całego procesu.
Elektroniczne akta osobowe a usuwanie dokumentów
W przypadku elektronicznych akt osobowych proces usuwania dokumentów może być bardziej skomplikowany ze względu na konieczność zarządzania uprawnieniami i śledzenia historii zmian. Dobrą praktyką jest korzystanie z systemów, które umożliwiają automatyzację procesu usuwania dokumentów po upływie określonego czasu. Automatyzacja pozwala na minimalizację błędów i zwiększa efektywność zarządzania dokumentacją.
Edukacja i szkolenia
Istotnym aspektem zarządzania dokumentacją jest odpowiednie przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za ten obszar. Szkolenia powinny obejmować nie tylko przepisy prawne, lecz także praktyczne aspekty bezpiecznego usuwania dokumentów. Dobrze poinformowany personel to klucz do skutecznego wdrożenia procedur.
Podsumowanie - usuwanie dokumentów z akt osobowych
Usuwanie dokumentów z akt osobowych, niezależnie od ich formy, jest nieodłącznym elementem zarządzania dokumentacją pracowniczą. Przestrzeganie przepisów prawa, staranność w procesie usuwania oraz odpowiednia dokumentacja tych działań pozwalają uniknąć ryzyka naruszeń i sankcji. W obliczu coraz większej digitalizacji działów kadr, właściwe zarządzanie dokumentacją staje się kluczowym elementem efektywnej organizacji pracy. Odpowiednie narzędzia, procedury oraz edukacja personelu pozwalają nie tylko na zgodność z przepisami, lecz także na zwiększenie efektywności organizacyjnej i budowanie zaufania w relacjach pracodawca – pracownik.
