Prawidłowe prowadzenie dokumentacji to kluczowy obowiązek każdego przedsiębiorcy zatrudniającego osoby niepełnoletnie. Akta osobowe pracownika młodocianego stanowią fundament bezpiecznego i zgodnego z prawem zatrudnienia, wymagający od pracodawcy szczególnej staranności. Zrozumienie wymogów prawnych pozwala nie tylko chronić interesy młodego pracownika, ale również uniknąć dotkliwych kar nakładanych przez Państwową Inspekcję Pracy.
Zakres akt osobowych pracownika młodocianego
Przepisy prawa pracy wskazują, że akta osobowe pracownika młodocianego prowadzi się na takich samych zasadach jak w przypadku dorosłych pracowników, uzupełniając je jednak o dokumenty specyficzne dla tego wieku i formy zatrudnienia.
Akta osobowe pracownika młodocianego mogą być prowadzone w formie papierowej i elektronicznej.
Status pracownika młodocianego
Pracownikiem młodocianym jest niepełnoletnia osoba, która ukończyła 15 lat. Co do zasady zakazane jest zatrudnianie jeszcze młodszych osób, poza pewnymi wyjątkami. Jest to dopuszczalne, jeżeli nastolatkowie:
- ukończyli co najmniej 8-letnią szkołę podstawową,
- przedstawią świadectwo lekarskie stwierdzające, że praca danego rodzaju nie zagraża ich zdrowiu.
Młodociany bez żadnych kwalifikacji zawodowych może być zatrudniony tylko w celu przygotowania zawodowego.
Co zawiera część A akt osobowych pracownika młodocianego?
W części A akt osobowych pracownika młodocianego umieszcza się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
Co zawiera część B akt osobowych pracownika młodocianego?
W części B akt osobowych pracownika młodocianego umieszcza się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
d) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
e) potwierdzenie poinformowania pracownika: o warunkach zatrudnienia i ich zmianie, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania,
f) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
g) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
h) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
i) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
j) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
k) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
l) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
m) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
n) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
o) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
p) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie,
r) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
w) dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
x) wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika,
y) wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika,
z) dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy.
Podobnie nie znajdziemy w tej części akt wniosku pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopii informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, bowiem młodocianego nie można zatrudniać w porze nocnej.
Nie ma też co się spodziewać w części B dokumentów dotyczących przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się.
To, co na pewno znajdzie się w części B w aktach osobowych pracownika młodocianego, to dokumenty potwierdzające otrzymanie przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.
Co zawiera część C akt osobowych pracownika młodocianego?
Część C akt osobowych pracownika młodocianego obejmuje oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
d) kopię wydanego świadectwa pracy,
e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.
Co zawiera część D akt osobowych pracownika młodocianego?
Młodociany podlega tym samym zasadom porządkowym co pracownicy, dlatego też w części D akt osobowych można umieszczać, tak jak ma to miejsce w przypadku dorosłych pracowników, odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Co zawiera część E akt osobowych pracownika młodocianego?
W przypadku pracowników młodocianych część E akt osobowych zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:
a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,
c) informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Odpowiedzialność pracodawcy za akta osobowe pracownika młodocianego
Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, gdy nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres lub pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, popełnia wykroczenie określone w art. 281 Kodeksu pracy. Za ten rodzaj wykroczeń przeciwko prawom pracownika pracodawca podlega karze grzywny od 2000 zł do 60 000 zł.
Przykład 1.
Jan Kowalski prowadzi warsztat samochodowy „Auto-Naprawa”. We wrześniu br. przyjął do pracy 17-letniego Piotra na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego (nauka zawodu mechanika). Jan Kowalski wyszedł z założenia, że skoro Piotr jest tylko uczniem i szkoli się głównie w warsztacie, zbędne jest zakładanie i prowadzenie dla niego pełnej papierowej teczki akt osobowych. Podczas rutynowej kontroli inspektor pracy poprosił o przedstawienie akt osobowych wszystkich pracowników, w tym młodocianego Piotra. Pracodawca przekazał jedynie akta pracowników zatrudnionych na stałe, a co do Piotra wskazał, że jest to pracownik młodociany i nie prowadzi dla niego akt osobowych. Co stanie się w takiej sytuacji? Inspektor PIP zakwalifikuje działanie właściciela warsztatu jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika – art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy – nieprowadzenie dokumentacji w sprawach pracowniczych. Jan Kowalski może otrzymać mandat karny, a jeśli inspektor uzna, że jest konieczne skierowanie sprawy do sądu, wystosuje stosowny wniosek. Kara za to wykroczenie może wynieść od 2000 zł do 60 000 zł.
Akta osobowe pracownika młodocianego - Podsumowanie
Prowadzenie kompletnych akt osobowych pracownika młodocianego to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy zatrudniającego osoby niepełnoletnie. Na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za bieżącą aktualizację dokumentacji, a poza tym pracodawca jest zobowiązany do bezpiecznego przechowywania oraz archiwizacji tych akt, z zachowaniem ustawowych terminów oraz wymogów wynikających z przepisów prawa. Prawidłowe wywiązywanie się z tych obowiązków formalnych pozwala uniknąć konsekwencji, jakimi są kary, które mogą zostać nałożone na pracodawcę, gdyby się nie wywiązywał z tego obowiązku.
