Współczesne prowadzenie dokumentacji kadrowej wymaga nie tylko znajomości przepisów prawa pracy, ale także umiejętności dostosowywania się do zmieniających się realiów gospodarczych, technologicznych i społecznych. Dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników dzielone są na akta pracownicze oraz pozostałą dokumentację pracowniczą. Niemniej jednak w praktyce coraz częściej pojawiają się niestandardowe dokumenty i tym samym budzą wątpliwości pracodawców oraz kadrowych, gdzie należy je przechowywać. Temat ten budzi wiele pytań natury praktycznej i prawnej, dlatego warto przyjrzeć się mu bliżej i przeanalizować go z różnych perspektyw. Jakie nietypowe dokumenty w teczce pracownika może przechowywać pracodawca.
Wymogi formalne dotyczące prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej
Zgodnie z Kodeksem pracy oraz Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe muszą być prowadzone w sposób zgodny z zasadami poufności, integralności i dostępności. Dokumentacja ta powinna być uporządkowana w 5 częściach:
część A, dotycząca dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy;
część B, zawierająca dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia;
część C, przeznaczona na dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy;
część D, dotycząca dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach;
część E, w której przechowywane są dokumenty związane z badaniem trzeźwości pracowników.
Choć przepisy precyzyjnie wskazują na rodzaje dokumentów wymaganych w każdej z tych części, w praktyce pojawiają się sytuacje, które wymagają umieszczenia w aktach osobowych dokumentów niestandardowych. Są to często dokumenty niewymienione wprost w przepisach, ale niezbędne dla właściwego zarządzania kadrami czy spełnienia wymogów prawnych w nietypowych sytuacjach.
Ewolucja wymagań prawnych i technologicznych
Przepisy prawa pracy nieustannie ewoluują, co sprawia, że prowadzenie dokumentacji kadrowej staje się bardziej złożone. Przykładem mogą być regulacje dotyczące pracy zdalnej, które początkowo zostały wprowadzone jako odpowiedź na pandemię COVID-19, a następnie przekształciły się w stałe rozwiązania prawne. Pracodawcy muszą uwzględniać nowe wymogi, takie jak obowiązek sporządzania regulaminów pracy zdalnej czy oświadczeń dotyczących warunków pracy w domu. Zmieniające się przepisy dotyczą również ochrony danych osobowych, które muszą być przechowywane zgodnie z zasadami minimalizacji i adekwatności.
Przykłady niestandardowych dokumentów
Do niestandardowych dokumentów w aktach osobowych można zaliczyć m.in.:
Dokumentację PPK – w tym zakresie żadne przepisy nie wskazują wprost miejsca przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK. Wielu specjalistów wskazuje jednak, aby nie wprowadzać tych dokumentów do akt pracowniczych i katalogować je osobno. To stanowisko wynika głównie z 2 przesłanek: pierwsza, wskazuje, że program oszczędzania PPK nie dotyczy tylko osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych; druga wskazuje, że dokumenty dotyczące PPK w praktyce dotyczą płac i sposobu rozliczania wynagrodzenia pracowników z uwzględnieniem danych z PPK. Podsumowując, dokumentację związaną z PPK najlepiej przechowywać w osobnym zbiorze, poza aktami pracowniczymi.
Dokumentację związaną z potrąceniami komorniczymi – pracodawca ma obowiązek wywiązywać się ze wszystkich swoich obowiązków wynikających z zawiadomienia o zajęciu komorniczym pracownika. W tym zakresie pracodawca oprócz dokonywania potrąceń z wynagrodzenia pozostaje w kontakcie z komornikiem, przekazując mu w formie pisemnej różne informacje na temat pracownika-dłużnika. W tym zakresie należy wiedzieć, że takie dokumenty jak informacje o nawiązaniu lub zakończeniu stosunku pracy przekazywane komornikowi trzeba przechowywać w aktach osobowych pracownika w części C. Natomiast dokumenty dotyczące zajęć przechowujemy poza aktami osobowymi pracownika przez okres 3 lat od ustania stosunku pracy.
Dokumenty związane z benefitami pracowniczymi – pracodawcy coraz częściej oferują benefity, takie jak prywatna opieka medyczna, ubezpieczenia grupowe czy programy emerytalne. W związku z tym w aktach mogą pojawić się zgody pracowników na potrącenia z wynagrodzenia, umowy z firmami świadczącymi usługi czy dokumenty potwierdzające udział w takich programach. Benefity te stają się integralną częścią polityki wynagrodzeń i motywacji pracowników. Tu również przepisy nie wskazują jednoznacznie miejsca przechowywania dokumentacji z tym związanej, jednak dominuje pogląd, że dokumenty te należy przechowywać poza aktami pracowniczymi, wraz z dokumentacją płacową.
Oświadczenia dotyczące pracy zdalnej – pandemia COVID-19 znacząco wpłynęła na rozwój pracy zdalnej, co wymusiło wprowadzenie dodatkowych dokumentów, takich jak regulaminy pracy zdalnej, zgody pracowników na wykonywanie pracy poza biurem czy oświadczenia o zapewnieniu odpowiednich warunków do pracy w domu. Wszystkie dokumenty dotyczące pracy zdalnej należy przechowywać w części B akt osobowych
Dokumenty związane z ochroną danych osobowych – w świetle RODO konieczne jest gromadzenie zgód na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, a także prowadzenie rejestrów czynności przetwarzania danych czy sporządzanie notatek z incydentów naruszenia ochrony danych. Dokumenty te mogą obejmować również raporty audytowe, które potwierdzają zgodność organizacji z przepisami. Dokumenty te należy przechowywać w części B akt osobowych.
Dokumentację dotyczącą rozwoju zawodowego – szkolenia, kursy i certyfikaty zdobyte przez pracownika mogą być przechowywane jako dowód jego kwalifikacji i umiejętności. Włączenie tych dokumentów do akt osobowych ułatwia ocenę kompetencji i planowanie ścieżek rozwoju kariery. Powinny być one przechowywane w części B akt osobowych.
Dokumenty po śmierci pracownika – wraz ze śmiercią pracownika nie ustają obowiązki pracodawcy. Jest on zobowiązany do przekazania informacji rodzinie zmarłego, jak również do rozliczenia wynagrodzenia czy wypłacenia odprawy pośmiertnej. Dokumenty z tym związane, takie jak np. informacja dla rodziny zmarłego pracownika lub informacja dla rodziny o odprawie pośmiertnej, należy przechowywać w części C akt osobowych.
Warto również wspomnieć, że w powszechnej praktyce powielane są błędy w zakresie prawidłowego przechowywania określonych dokumentów. Poniżej przedstawiamy dokumenty, które często przechowywane są w nieodpowiednim miejscu, i wskazujemy prawidłowe miejsce:
akty urodzenia – tylko w zakresie ubiegania się o świadczenia związane z rodzicielstwem – część B akt osobowych;
akt małżeństwa, akt zgonu – tylko do wglądu pracodawcy (osoby upoważnione), zakaz przechowywania;
dowód osobisty – zakaz przechowywania;
wniosek o urlop bezpłatny – część B akt osobowych;
odwołanie z urlopu bezpłatnego/wychowawczego – część B akt osobowych;
zgoda na przesyłanie PIT-11 w wersji elektronicznej – poza aktami;
wniosek o dni wolne na poszukiwanie pracy – część C akt osobowych;
informacja o archiwizacji dokumentacji pracowniczej – część C akt osobowych;
umowa o powierzeniu mienia – część B akt osobowych;
kopia orzeczenia o niepełnosprawności – część A lub B akt osobowych (w zależności od tego, kiedy pracownik przekazał dokumenty pracodawcy);
świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia – część A lub B akt osobowych (w zależności od tego, kiedy pracownik przekazał dokumenty pracodawcy);
wniosek pracownika o poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników w porze nocnej – część B akt osobowych;
zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do 4. roku życia na pracę powyżej 8 godzin – poza aktami osobowymi;
zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do 8. roku życia na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, i delegowanie poza stałe miejsce zatrudnienia – poza aktami osobowymi;
wniosek o zwolnienie na siłę wyższą – poza aktami osobowymi.
Problemy prawne i praktyczne
Prowadzenie akt osobowych zawierających niestandardowe dokumenty wiąże się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami. Przede wszystkim należy pamiętać, że wprowadzanie do akt dokumentów wykraczających poza ustawowe wymogi musi być zgodne z zasadami minimalizacji danych. Oznacza to, że pracodawca może gromadzić jedynie te informacje, które są niezbędne do realizacji celu zatrudnienia.
Kolejną kwestią jest przechowywanie dokumentów przez określony czas. Rozporządzenie z 2018 roku nakłada obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy, chyba że przepisy szczególne przewidują dłuższy okres. W przypadku dokumentów niestandardowych należy dokładnie analizować, czy podlegają one tym samym regułom archiwizacji. Warto również pamiętać, że niektóre dokumenty, takie jak zaświadczenia lekarskie, mogą podlegać odmiennym regulacjom dotyczącym okresu przechowywania.
Zasady ochrony danych osobowych
Przechowywanie niestandardowych dokumentów wymaga również szczególnej uwagi pod kątem ochrony danych osobowych. Zasady wynikające z RODO nakładają na pracodawców obowiązek:
informowania pracowników o celach i podstawach prawnych przetwarzania danych,
zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń fizycznych i cyfrowych dokumentacji,
ograniczenia dostępu do akt osobowych wyłącznie do osób uprawnionych.
Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym karami finansowymi nakładanymi przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W związku z tym konieczne jest wdrażanie regularnych audytów wewnętrznych, które pozwolą na bieżące monitorowanie zgodności z przepisami.
Elektroniczne akta osobowe a dokumenty niestandardowe
Coraz więcej pracodawców decyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. W przypadku dokumentów niestandardowych istotne jest, aby systemy do prowadzenia e-akt osobowych były odpowiednio skonfigurowane poprzez umożliwienie dodawania nowych kategorii dokumentów i przypisywania im właściwych poziomów uprawnień.
Jednocześnie należy pamiętać, że e-akta muszą spełniać określone wymagania techniczne i organizacyjne, takie jak stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego czy odpowiednie szyfrowanie danych.
Rola nowoczesnych technologii w zarządzaniu dokumentacją
Nowoczesne technologie, takie jak systemy do zarządzania dokumentami (DMS), znacząco ułatwiają organizację i przechowywanie akt osobowych. Dzięki automatyzacji procesów możliwe jest szybkie wyszukiwanie dokumentów, kontrola uprawnień dostępu czy generowanie raportów zgodności. Wdrożenie takich systemów nie tylko zwiększa efektywność pracy działu kadr, ale także minimalizuje ryzyko błędów związanych z ręcznym zarządzaniem dokumentacją.
Nietypowe dokumenty w teczce pracownika – podsumowanie
Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych to temat, który zyskuje na znaczeniu w związku z dynamicznymi zmianami na rynku pracy i w otoczeniu prawnym. Ich gromadzenie i przechowywanie wymaga od pracodawców szczególnej uwagi, aby nie naruszyć przepisów prawa pracy, RODO czy zasad archiwizacji dokumentacji.
Pracodawcy powinni regularnie aktualizować swoje procedury dotyczące prowadzenia akt osobowych, korzystając z usług doradców prawnych i specjalistów ds. kadr. Warto także inwestować w nowoczesne rozwiązania technologiczne, które ułatwiają zarządzanie dokumentacją i minimalizują ryzyko błędów. Właściwe podejście do tego zagadnienia nie tylko zwiększa zgodność z przepisami, ale także buduje zaufanie pracowników i wzmacnia wizerunek firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy. Długofalowa strategia zarządzania dokumentacją powinna uwzględniać zarówno wymogi prawne, jak i potrzeby pracowników, tworząc transparentne i efektywne procesy kadrowe.
