Przedsiębiorca, którego projekt znalazł się na liście wybranych do dofinansowania, może odtrąbić wielki sukces. Po pierwsze pozostawił konkurencję w pokonanym polu, a po drugie ma szansę zrealizować przedsięwzięcie przy wsparciu środków zewnętrznych. Należy jednak pamiętać, że jednocześnie firma wchodzi na drogę pełną wyzwań i zobowiązań. Jednym z pierwszych obowiązków jest ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. Zapraszamy zatem do lektury artykułu, w którym przedstawione zostaną formy zabezpieczenia umowy w projektach dofinansowanych z Funduszy Europejskich.
Formy zabezpieczenia umowy w projektach dofinansowanych z Funduszy Europejskich
Instytucja, która będzie wypłacać środki (zarówno w formie zaliczek, jak i refundować już poniesione wydatki), musi mieć pewność, że pieniądze zostaną wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem albo w przypadku wykrycia nieprawidłowości/rezygnacji z realizacji projektu będzie można je odzyskać. Dlatego zabezpieczenie musi zostać ustanowione przed wypłatą jakichkolwiek środków, obowiązywać przez cały okres realizacji projektu, a także po jego zakończeniu (należy bowiem wziąć pod uwagę trwałość projektu, która w zależności od projektu wynosi 3 lub 5 lat).
Gdzie możemy zatem znaleźć podstawę prawną zabezpieczeń umowy? Dokumentem, który trzeba przywołać w tej części, jest Rozporządzenie Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 21 września 2022 roku w sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich. Zgodnie z § 1 rozporządzenie określa zarówno warunki i tryb udzielania oraz rozliczania zaliczek dla beneficjentów, jak i terminy składania wniosków o płatność oraz ich zakres. W § 5 znajdziemy natomiast zapis, że zaliczka jest wypłacana beneficjentowi po ustanowieniu i wniesieniu przez niego zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie. Można zatem powiedzieć, że brak ustanowienia zabezpieczenia w terminie wskazanym w umowie skutkuje wstrzymaniem wypłaty zaliczki oraz refundacji, a w skrajnych przypadkach może doprowadzić do rozwiązania umowy o dofinansowanie. Jeżeli weźmiemy pod lupę jakąkolwiek umowę o dofinansowanie, to znajdziemy tam zapis: „Warunkiem przekazania dofinansowania jest ustanowienie przez beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy. Forma zabezpieczenia zostanie wskazana przez Instytucję Pośredniczącą po uzgodnieniu z beneficjentem”. Biorąc pod uwagę powyższe, nie ma możliwości przystąpienia do realizacji projektu oraz przekazania wsparcia (zaliczki, refundacji środków), jeżeli przedsiębiorca nie zabezpieczył umowy.
W regulaminie konkursu oraz umowie o dofinansowaniu instytucja zazwyczaj określa dopuszczalne formy zabezpieczeń. Należy jednak zaznaczyć, że wybór jednej lub kilku z nich jest uzależniony od kilku czynników. Przede wszystkim brany będzie pod uwagę status przedsiębiorstwa, wielkość projektu oraz rodzaj przedsięwzięcia. W dalszej części artykułu wskażemy, na jakie formy zabezpieczeń przedsiębiorcy decydują się najczęściej.
Kiedy można skorzystać z weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową?
Weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową to najczęściej pojawiające się zabezpieczenie umowy. Wraz z dokumentacją konkursową instytucja zazwyczaj publikuje wzór weksla oraz deklaracji wekslowej, dzięki czemu przedsiębiorca nie jest zaskoczony jego treścią przed podpisaniem. Oczywiście do wystawienia weksla zawsze umocowane będę jedynie osoby, które zgodnie z wypisem z odpowiedniego rejestru (np. KRS) są uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu, który reprezentują w zakresie zarządzania mieniem lub zaciągania zobowiązań majątkowych. Jak wygląda cała procedura w praktyce? Przedsiębiorca podpisuje „czysty dokument papierowy”, na którym nie widnieje zarówno kwota, jak i termin płatności. Kluczowym dokumentem jest bowiem deklaracja wekslowa, która stanowi rodzaj umowy między przedsiębiorcą a instytucją, w której zawarte są warunki, w jakich można użyć weksla. Mogą tam się znaleźć następujące zapisy:
- w jakich sytuacjach instytucja może wypełnić pusty weksel – np. gdy w przypadku przeprowadzonej kontroli stwierdzono nieprawidłowości lub w trakcie sprawdzania sprawozdania stwierdzono wydatki niekwalifikowalne,
- do jakiej kwoty maksymalnej może być wypisany weksel – zazwyczaj jest to kwota dofinansowania powiększona o ewentualne odsetki.
Warto również wskazać zarówno zalety, jak i wady weksla jako zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. Na pewno na plus jest to, że weksel jest natychmiast uruchamiany – przy podpisaniu umowy, natomiast przedsiębiorca nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów związanych z jego wystawieniem. Procedura jest zatem bardzo szybka i wymaga mało formalności. W przypadku gdy instytucja chce skorzystać z weksla (gdyż np. stwierdzono nieprawidłowości, a przedsiębiorca nie chce zwrócić już wypłaconych środków), można wpisać kwotę i wystąpić do sądu o nakaz zapłaty z weksla, który jest natychmiast wykonalny. Wśród wad weksla należy wskazać, że będzie on możliwą formą zabezpieczenia raczej w projektach o niewielkiej wartości. W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą trzeba pamiętać, że odpowiada się całym majątkiem, również prywatnym.
Dlaczego przedsiębiorcy rzadko korzystają z zabezpieczenia pieniężnego?
Kolejną formą zabezpieczenia umowy jest zabezpieczenie pieniężne, które polega na wpłaceniu przez przedsiębiorcę, na wskazany przez instytucję rachunek bankowy, określonej kwoty (zazwyczaj jest to kwota stanowiąca co najmniej równowartość najwyższej transzy zaliczki wynikającej z umowy o dofinansowanie). Nie ulega wątpliwości, że wskazana forma jest bardzo korzystna dla instytucji, ale zazwyczaj odstrasza przedsiębiorców. Pieniądze, które mogłyby pracować w firmie lub stanowić wkład własny do projektu, zostają zamrożone na bardzo długi czasu (w przypadku braku nieprawidłowości instytucja zwróci kwotę dopiero po okresie trwałości projektu). Warunki skorzystania z tych środków przez instytucję określa odrębne porozumienie, zawarte po podpisaniu umowy.
Czy warto korzystać z gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej?
Przedsiębiorca może wystąpić do banku lub ubezpieczyciela, aby udzielił gwarancji jako zabezpieczenia realizacji umowy. Tym samym ciężar ryzyka finansowego jest przenoszony z przedsiębiorcy na instytucję finansową. Jak to wygląda w praktyce? Bank, do którego zwrócono się o wydanie gwarancji, dokonuje wnikliwej analizy finansowej przedsiębiorstwa, którą można porównać do badania zdolności kredytowej. Jeżeli zdecyduje się być gwarantem dla projektu unijnego, pobiera od przedsiębiorcy za każdy rok trwania gwarancji prowizję, która zazwyczaj wynosi 1-4% wartości gwarantowanej kwoty rocznie. Wskazana forma zabezpieczenia jest bardzo korzystna dla instytucji. W przypadku gdy dojdzie do naruszenia warunków umowy, instytucja zwraca się do banku o wypłatę spornej kwoty. Gwarancja w projektach unijnych ma charakter nieodwołalny i płatny na pierwsze żądanie. Bank ma wówczas wypłacić środki instytucji jak najszybciej (zazwyczaj w ciągu kilku dni), a dopiero później może się domagać zwrotu od przedsiębiorcy (tzw. regres). Warto zatem zwrócić uwagę, że gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa będzie się zatem wiązała z dodatkowymi kosztami dla przedsiębiorcy oraz wpływała na jego zdolność kredytową (blokada limitu kredytowego). Proces ubiegania się o gwarancję może potrwać nawet kilka tygodni.
Kiedy stosujemy zabezpieczenie w formie hipoteki i zastawu rejestrowego?
Zabezpieczenie w formie hipoteki jest stosowane zazwyczaj w projektach o dużej wartości, infrastrukturalnych oraz budowlanych. Jak to wygląda w praktyce? Przedsiębiorca, który chce skorzystać z tego zabezpieczenia, musi:
- przedstawić operat szacunkowy, z którego wynika wartość rynkowa nieruchomości;
- przedłożyć akt notarialny obejmujący oświadczenie właściciela nieruchomości o ustanowieniu hipoteki na nieruchomości;
- przedłożyć cesję praw z polisy ubezpieczeniowej nieruchomości, na której hipoteka została ustanowiona.
Ponadto hipoteka ustanowiona na zabezpieczenie należytego wykonania umowy o dofinansowanie powinna być wpisana na miejscu pierwszym. Jeżeli mielibyśmy wskazać zalety takiego rozwiązania, to na pewno będą one po stronie instytucji, która zyskuje solidne zabezpieczenie na twardym majątku. Dla przedsiębiorcy hipoteka jako forma zabezpieczenia na pewno jest czasochłonna (oczekiwanie na odpowiedni wpis w księdze wieczystej), kosztowna (koszt operatu szacunkowego) oraz ogranicza dalsze możliwości obciążania nieruchomości.
Zastaw rejestrowy to natomiast forma zabezpieczenia rzeczowego, która jest zbliżona do hipoteki z tą różnicą, że instytucja zabezpiecza się na rzeczach ruchomych, np. nowej technologii zakupionej w ramach dotacji, specjalistycznych maszynach czy środkach transportu. Zastaw wymaga umowy pisemnej oraz wpisu do centralnego rejestru zastawów prowadzonego przez sąd rejonowy. W praktyce przedsiębiorca może cały czas korzystać ze sprzętu, ale w przypadku pojawiania się długów pierwszeństwo w przypadku przejęcia ma instytucja, która udzieliła wsparcia.
Czym charakteryzuje się zabezpieczenie w formie poręczenia?
Ostatnią formą zabezpieczenia umowy, o której chcielibyśmy wspomnieć w kontekście Funduszy Europejskich, jest poręczenie. W praktyce występuje ono w dwóch formach: poręczenia Funduszu Poręczeniowego oraz poręczenia osób prywatnych/spółek. Jak to działa w praktyce? Przedsiębiorca może zwrócić się o poręczenie do działających na rynku Funduszy Poręczeniowych, które po zbadaniu kondycji finansowej firmy wystawiają komercyjne poręczenie dla instytucji, za które pobierają od przedsiębiorcy jednorazową opłatę (zazwyczaj w wysokości od 0,5% do 3% wartości poręczenia). W przypadku poręczenia osób prywatnych przedsiębiorca wskazuje poręczyciela i dołącza jego zgodę na udzielenie poręczenia. Wówczas biegły rewident bada, czy w razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez beneficjenta poręczyciel będzie w stanie zwrócić do instytucji kwotę najwyższej transzy zaliczki określonej w umowie o dofinansowanie. Warto zwrócić uwagę, że poręczyciel odpowiada za dług w takim samym stopniu jak sam beneficjent – wraz ze wszystkimi narastającymi odsetkami karnymi i kosztami procesu sądowego.
Zabezpieczenie prawidłowego wykonania umowy jest obowiązkowym elementem większości projektów unijnych. Ma ono zagwarantować, że beneficjent zrealizuje cele projektu, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości – ułatwić instytucji odzyskanie wypłaconych środków (wraz z odsetkami). Ustanawia się je przed wypłatą środków (zaliczek lub refundacji) i musi obowiązywać przez cały czas trwania projektu oraz w tzw. okresie trwałości (3 lub 5 lat). Wybór formy zabezpieczenia zależy od wielkości dotacji i wymogów regulaminu konkursu. Podczas gdy mniejsze firmy najczęściej korzystają z bezpłatnego weksla, duzi beneficjenci muszą kalkulować koszty gwarancji finansowych lub zdecydować się na obciążenie majątku trwałego.
