Poradnik Przedsiębiorcy

Zabezpieczenie umowy - ochrona przed nieuczciwym kontrahentem

Przed podpisaniem umowy należy zadać sobie pytanie, czy zabezpiecza ona nas wystarczająco na wypadek, gdyby druga strona się z niej nie wywiązała. Warto też wprowadzić zabezpieczenie umowy, które pozwoli prościej i szybciej rozwiązać kontrakt z nierzetelnym kontrahentem, otrzymać od niego odszkodowanie czy wyegzekwować należności. 

Czy ta umowa jest ważna?

Można wynegocjować nawet najlepszą treść umowy i na niewiele się to zda, gdy przez błędy okaże się, że jest ona nieważna.

Warto sprawdzić, czy osoba, która w imieniu kontrahenta podpisuje umowę, jest do tego upoważniona. Najczęściej błędy dotyczą umów ze spółkami z o.o.

Spółkę z o.o. co do zasady reprezentuje zarząd. Może się on składać z jednej osoby lub większej ich liczby. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, a w umowie spółki nie przewidziano nic innego, to podpis jednego członka zarządu pod umową nie wystarczy! Spółkę musi reprezentować co najmniej dwóch członków zarządu lub członek zarządu i jej prokurent (specjalny pełnomocnik). Jeśli umowę podpisze tylko jeden członek zarządu – będzie ona nieważna. Należy pamiętać o tym, że w umowie spółki można tę kwestię uregulować inaczej, np. zapisać, że każdy członek zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie.

Przed podpisaniem umowy należy zatem sprawdzić w Krajowym Rejestrze Sądowym, kto może reprezentować kontrahenta. Można to zrobić online w wyszukiwarce.

Kara umowna

Kary umowne bardzo ułatwiają uzyskanie rekompensaty np. za nieterminowe wykonanie prac, nieusunięcie wad, niedostarczenie towaru czy wymaganych dokumentów. Zastrzega się je za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków niepieniężnych (art. 483 Kodeksu cywilnego). Mogą być jednak również pułapką dla każdej ze stron. Dlaczego?

Kara umowna ma zastępować odszkodowanie. Często zastrzega się je np. za każdy dzień opóźnienia wykonaniu umowy, np. oddania dzieła, zakończenia zlecenia czy robót budowlanych.

Gdyby kary umownej nie wpisano do umowy, to w razie opóźnienia można by żądać odszkodowania tylko na tzw. zasadach ogólnych. Oznaczałoby to m.in. konieczność udowodnienia, że w związku z opóźnieniem zamawiający poniósł szkodę. Trzeba by też udowodnić przed sądem wysokość tej szkody, jej związek z nienależytym wykonaniem umowy przez kontrahenta. Z reguły sąd w takich sprawach musi powołać biegłego. W wielu przypadkach trudno jest wykazać szkodę. Przy karach umownych tego problemu nie ma, obowiązuje prosta zasada: „jest nienależyte wykonanie umowy, to należy się za to kara umowna w wysokości wpisanej w umowie”. Na czym może więc polegać pułapka?

  • jeśli kara umowna będzie zbyt wysoka – znacząco zwiększa to ryzyko po tej stronie umowy, której kary mogą grozić. Obrona przez naliczonymi karami umownymi jest trudna.

  • jeśli kara umowna będzie zbyt niska, a równocześnie nie wpisano do umowy, że można żądać odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary – może to być sposób na uniknięcie odpowiedzialności za nienależyte wykonanie umowy tanim kosztem.

Przykład 1.

W umowie o roboty budowlane wpisano, że za każdy dzień opóźnienia grozi kara umowna w wysokości 0,01% wartości umowy. Umowa miała wartość 1 mln zł. Zatem kara umowna za każdy dzień opóźnienia wynosi zaledwie 100 zł. Opóźnienie wyniosło miesiąc, za co naliczono 3000 zł kary umownej. Jednak zamawiający w wyniku tego opóźnienia poniósł znacznie większą szkodę – aż 30 000 zł, gdyż nie mógł rozpocząć działalności w zaplanowanym terminie. Ponieważ w umowie nie wpisano, że może żądać odszkodowania większego niż kara umowna, nie może się domagać od wykonawcy więcej niż 3000 zł, mimo że szkoda jest znacznie większa.

Zgoda małżonka kontrahenta na zawarcie umowy

Zawierając umowę, warto pomyśleć nad tym, co będzie, gdy kontrahent umowy nie wykona, sprawa trafi do sądu, a potem do komornika. Czy komornik wyegzekwuje wtedy należne pieniądze? 

Zabezpieczeniem umowy z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą jest uzyskanie pisemnej zgody małżonka kontrahenta na zawarcie umowy. Dotyczy to tych kontrahentów, w których małżeństwie jest wspólność majątkowa małżeńska. Nie spotyka się tego zabezpieczenia zbyt często poza umowami zawieranymi przez banki, ale stosować może je każdy. 

Co daje to zabezpieczenie umowy? Większość umów zawartych bez zgody małżonka jest ważna. Jednak uzyskanie takiej zgody zwiększa szanse na wyegzekwowanie przez komornika należności. 

Dzięki pisemnej zgodzie małżonka kontrahenta na zawarcie umowy, można będzie prowadzić egzekucję komorniczą z całego majątku wspólnego małżonków (czyli majątku objętego małżeńską wspólnością majątkową). Bez takiej zgody egzekucję komorniczą można by prowadzić tylko z majątku osobistego dłużnika i niektórych, a nie wszystkich składników majątku wspólnego małżonków. Wynika to z art. 41 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. 

Rękojmia za wady: sprawdź, czy nie została wyłączona!

Co jeśli kupione przez przedsiębiorcę rzeczy są wadliwe? Na pomoc przychodzą przepisy Kodeksu cywilnego o rękojmi za wady rzeczy (art. 556 i nast. kc). Na ich podstawie sprzedawca odpowiada z tytułu rękojmi za wady stwierdzone w ciągu dwóch lat od wydania rzeczy.

Warto sprawdzić w umowie sprzedaży, czy nie zawiera ona niekorzystnych zmian odpowiedzialności za wady z rękojmi. Kodeks cywilny pozwala na to, żeby odpowiedzialność z rękojmi rozszerzyć, ale też aby ją ograniczyć, a nawet całkowicie wyłączyć (art. 558 kc).

W przypadku, gdy kupującym jest konsument, wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności z rękojmi jest tylko wyjątkowo dopuszczalne. Ale gdy kupującym jest przedsiębiorca, można w umowie nawet całkowicie wyłączyć odpowiedzialność sprzedawcy za wady z rękojmi, co jest oczywiście dla kupującego bardzo niekorzystne. Warto to sprawdzić np. kupując „na firmę” rzeczy przez internet. Zdarza się, że w regulaminach sklepów internetowych znajdują się potanienia wyłączające odpowiedzialność z rękojmi wobec kupujących niebędących konsumentami. W praktyce większość kupujących nie czyta dokładnie regulaminów, ale zaznacza „okienko”, że akceptują treść regulaminu.

Odpowiedzialność za zapłatę podwykonawcom

Przy umowie o roboty budowlane istnieje ryzyko, że inwestor będzie musiał zapłacić dwa razy za to samo: raz wykonawcy, a drugi raz – podwykonawcy zatrudnionemu przez wykonawcę. Dlaczego?

Żeby chronić podwykonawców, wprowadzono do Kodeksu cywilnego (art. 647[1] kc) przepis, zgodnie z którym inwestor odpowiada solidarnie z wykonawcą (generalnym wykonawcą) za zapłatę wynagrodzenia należnego podwykonawcy z tytułu wykonanych przez niego robót budowlanych. Zatem podwykonawca może żądać zapłaty bezpośrednio od inwestora, mimo że to nie z inwestorem zawarł umowę (tylko z generalnym wykonawcą).

Inwestor odpowiada za zapłatę podwykonawcy, jeśli:

  • szczegółowy przedmiot robót budowlanych został zgłoszony inwestorowi przez wykonawcę lub podwykonawcę przed przystąpieniem do wykonywania tych robót; jeśli inwestor takie zgłoszenie dostanie, to może w terminie 30 dni złożyć podwykonawcy i wykonawcy sprzeciw wobec wykonywania tych robót przez podwykonawcę; lub

  • w umowie między inwestorem a generalnym wykonawcą określono szczegółowy przedmiot robót budowlanych wykonywanych przez oznaczonego podwykonawcę; wtedy zgłoszenie prac nie jest już potrzebne, inwestor nie może się im też sprzeciwić.

Inwestor, aby się zabezpieczyć przed ryzykiem zapłaty podwykonawcom, może albo nie zgodzić się na wykonywanie prac przez podwykonawców, albo zabezpieczyć się w kontrakcie. Zabezpieczenie umowy może polegać np. na:

  • zobowiązaniu generalnego wykonawcy do przedstawiania salda rozliczeń z podwykonawcami,

  • umówieniu się, że część należnego generalnemu wykonawcy wynagrodzenia inwestor uiszcza na rachunek podwykonawcy,

  • uzależnieniu zapłaty generalnemu wykonawcy kolejnych transz wynagrodzenia od przedstawienia przez niego rozliczenia z podwykonawcami.

Zabezpieczenie umowy - zadatek czy zaliczka?

Niekiedy w umowach jedna ze stron zobowiązuje się do wcześniejszej wpłaty określonej kwoty.

Możemy mieć wtedy do czynienia z zaliczką albo zadatkiem. Wywołują one różne skutki i różne ryzyko dla stron umowy.

Zaliczka

  • kwota wpłacona na poczet wynagrodzenia lub ceny

  • jeśli umowa zostanie wykonana, zalicza się ją na wynagrodzenie lub cenę

  • jeśli do wykonania umowy nie dojdzie, to zaliczka powinna zostać zwrócona, chyba że z umowy wynika coś innego

  • bezzwrotna zaliczka nie jest możliwa w umowach z konsumentami.

Zadatek

  • kwota wręczana przy zawarciu umowy drugiej stronie; może być też przekazana przelewem

  • jeżeli umowy nie wykona strona, która dała zadatek, to ten, kto otrzymał zadatek, może odstąpić od umowy i zatrzymać go

  • jeżeli umowy nie wykona strona, która zadatek otrzymała, to ten, kto zadatek wręczył, może odstąpić od umowy i żądać zwrotu kwoty stanowiącej dwukrotność zadatku.