Poradnik Przedsiębiorcy

Naliczenie urlopu wypoczynkowego dla pracownika zatrudnionego na część etatu

Rozliczenie urlopów wypoczynkowych zatrudnionych pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy zasadniczo odbywa się na takich samych zasadach jak dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Jednak niepełny etat ma wpływ na sposób obliczania urlopu. Sprawdź, jak przebiega naliczenie urlopu wypoczynkowego!

Naliczenie urlopu wypoczynkowego dla niepełnoetatowca

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy zostaje określony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, biorąc pod uwagę jego staż pracy oraz okresy zakończonej nauki:

  • 20 dni - staż pracy krótszy niż 10 lat,

  • 26 dni - staż pracy dłuższy niż 10 lat.

Niepełny dzień urlopu podlega zaokrągleniu do pełnego dnia w górę.
Ustalając wymiar urlopu wypoczynkowego dla niepełnoetatowca, należy pomnożyć wymiar etatu przez pełny wymiar urlopu.

Uwaga!

Przy zaokrągleniu w górę do pełnego dnia wymiaru urlopu w danym roku kalendarzowym, należy pamiętać, że wymiar urlopu nie może przekroczyć 20 lub 26 dni podstawowego wymiaru. Takie zdarzenie może mieć miejsce, gdy pracownik w ciągu roku kalendarzowego kilka razy zmienia pracodawcę, a każdy z nich, określając wymiar urlopu pracownika, dokonuje zaokrąglenia w górę do pełnego dnia wymiaru urlopu. Skutkiem takiego działania może być przekroczenie podstawowego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu i jest to jego jedyny stosunek pracy. Przysługujący mu pełny wymiar urlopu w roku 2018 wynosi 26 dni. Ustalając urlop wypoczynkowy pracownika, należy pomnożyć wymiar etatu przez pełny wymiar urlopu: 3/4 x 26 dni = 19,5.

Po zaokrągleniu do pełnego dnia w górę są to 20 dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania przez pracownika.

Wykorzystanie urlopu przez pracownika zatrudnionego na część etatu

Urlop wypoczynkowy udziela się w te dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Urlop wypoczynkowy należy przyznać w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu, przy założeniu, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Ważne!

Urlop udzielany jest na dni, a rozliczany w godzinach.

Przykład 2.

Pracownica jest zatrudniona na 1/2 etatu, pracuje po 4 godziny dziennie od poniedziałku do piątku. Z podstawowego wymiaru przysługuje jej 26 dni urlopu w 2018 r. Po przeliczeniu wymiaru, pracownicy przysługuje 13 dni. W przeliczeniu na 8 godzin przysługuje jej 104 godziny w ciągu roku (1/2 etatu x 26 dni urlopu = 13 dni x 8 godzin = 104). Pamiętając o zasadzie, że urlop jest udzielany na dni jej pracy, to jeden dzień jej urlopu będzie odpowiadał jednemu dniowi jej pracy to jest 4 godzinom.

Pracownica złożyła wniosek o 10 dni urlopu wypoczynkowego - w tym czasie nie wypadało żadne święto, nie wliczając niedzieli. Pracodawca wyraził zgodę na dwutygodniowy urlop.
Urlop pracownicy zostanie rozliczony według metody godzinowej:

  • 10 dni roboczych x 4 godziny (dobowy wymiar czasu pracy pracownicy) = 40 godzin

  • limit jaki pozostał do wykorzystania przez pracownice wynosi: 104 godziny – 40 godzin wykorzystanego urlopu = 64 godziny pozostałego urlopu.

Przykład 3.

Pracownik jest zatrudniony na 3/5 etatu, pracuje we wtorki, środy i czwartki w podstawowym wymiarze czasu pracy. Z podstawowego wymiaru przysługuje mu 20 dni urlopu w 2018 r.
Wymiar jego urlopu w roku kalendarzowym wynosi 3/5 x 20 = 12 dni. Godzinowy wymiar urlopu wynosi 96 godzin (12 x 8 = 96 godzin).

Pracownik wnioskuje o 7 dni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca wyraził zgodę na urlop.

Pracownikowi z przysługującego limitu zostanie odjęte 56 godzin (7 dni urlopu x 8 godzin = 56 godzin), natomiast samego pracownika nie będzie w pracy przez okres dwóch tygodni oraz jeden dzień przypadający na trzeci tydzień pracy (wtorek), według zasady, że urlop jest udzielany na dni przypadające na jego pracę zgodnie z obowiązującym go wymiarem czasu pracy. Pracownikowi pozostanie do wykorzystania jeszcze 40 godzin urlopu.

Zmiana etatu w ciągu roku kalendarzowego a wymiar urlopu wypoczynkowego

W przepisach kodeksu pracy nie jest określony sposób ustalania wymiaru urlopu w sytuacji, w której pracownikowi uległ zmianie wymiar czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego. W praktyce została przyjęta reguła, że wymiar urlopu powinien zostać ponownie przeliczony, czyli zmniejszony lub zwiększony w zależności od tego, czy zmiana czasu pracy pracownika miała wpływ na obniżenie lub zwiększenie czasu pracy pracownika. Dokonuje się tego poprzez oddzielne obliczenie wymiaru tego urlopu za każdy okres pracy, zgodnie z zasadą proporcjonalności.

Ważne!

W sytuacji gdy do zmiany etatu dochodzi w trakcie miesiąca kalendarzowego, to ustalając wymiar urlopu pracownika niepełnoetatowego, należy przeliczyć jego wymiar proporcjonalnie do aktualnego wymiaru etatu, licząc od początku następnego miesiąca po dokonaniu zmian.

Przykład 4.

Pracownik ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Od 1 stycznia 2018 r. był zatrudniony na 1/2 etatu, natomiast od 1 lipca wymiar czasu pracy został zwiększony do pełnego etatu. Zakładając, że do końca roku kalendarzowego ten stan nie ulegnie zmianie, określając wymiar jego urlopu w tym roku, pracodawca wylicza wymiar urlopu w następujący sposób:

  • w okresie od stycznia do czerwca przysługuje mu 5 dni urlopu:
    20 dni x  1/2 etatu = 10 dni podstawowego wymiaru,
    10 dni x 6/12 = 5 dni.

  • za okres od lipca do grudnia przysługuje mu 10 dni:
    20 dni x 6/12 = 10 dni.

Podsumowując, pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 15 dni.

Prawo do pierwszego urlopu dla zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy

Z ogólnie przyjętą zasadą wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Ta zasada ma również zastosowanie, jeśli chodzi o pracowników podejmujących po raz pierwszy w życiu swą pracę zawodową, gdy zatrudnienie dotyczy niepełnego etatu. Chcąc ustalić wymiar urlopu dla osoby zatrudnionej na niepełny etat, należy wziąć pod uwagę:

  • najpierw określamy przysługujący jej w danym roku kalendarzowym wymiar urlopu wypoczynkowego, proporcjonalnie do jej wymiaru etatu,

  • następnie stosujemy zasadę, że nabycie prawa do urlopu w pierwszym roku pracy, następuje z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru przysługującego po przepracowaniu roku.

Przykład 5.

Pracownik został zatrudniony po raz pierwszy w swym życiu zawodowym 1 czerwca 2018 r. w wymiarze 1/2 etatu; pracuje od poniedziałku do piątku po 4 godziny dziennie. W związku z zatrudnieniem na część etatu wymiar urlopu wynosi 10 dni (20 dni x 1/2 etatu). Za każdy przepracowany miesiąc pracownik nabywa prawo do 0,83(3) dnia urlopu (1/12 x 10 dni) miesięcznie.

Prawo do kolejnego urlopu pracownik nabędzie 1 stycznia 2019 r. proporcjonalnie do wymiaru etatu, tj. 20 dni x 1/2 = 10 dni.

Często zdarza się, że dla niepełnoetatowca zatrudnionego po raz pierwszy, wymiar urlopu daje wynik liczby niecałkowitej. Nie ma przepisu określającego wprost ustalenie, że niepełny wymiar należy zaokrąglać w górę do pełnego dnia urlopu w tym przypadku.

W tej sytuacji można zastosować dwa rozwiązania:

  • zastosowanie zaokrągleń do pełnego dnia - pamiętając o limicie stanowiącym, że  łączny wymiar urlopu danego pracownika w ciągu roku nie może przekroczyć 20 lub 26 dni,

  • naliczenie urlopu wypoczynkowego z podziałem na godziny i minuty - tak jak został pierwotnie ustalony przysługujący wymiar urlopu.

Rozwiązanie umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego osoby zatrudnionej na część etatu

Jeśli rozwiązanie stosunku pracy następuje w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi zatrudnionemu na część etatu, określając ponownie jego uprawnienia urlopowe, stosuje się zasadę proporcjonalności przy wyliczaniu wymiaru urlopu.

W tym przypadku należy:

  • obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego wynikający z wymiaru etatu pracownika, z uwzględnieniem zasady, że niepełny dzień urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego dnia,

  • określić urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia:
    niepełny dzień urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego dnia a niepełny miesiąc kalendarzowy świadczonej pracy również zaokrąglamy w górę do pełnego miesiąca.

Uwaga!

Urlop w wymiarze proporcjonalnym dotyczy tylko urlopu przysługującego pracownikowi w roku rozwiązania stosunku pracy.

Przykład 6.

Pracownik był zatrudniony na czas określony od 1 stycznia do 31 sierpnia na 1/2 etatu. Posiadał staż pracy uprawniający do 20 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku.

Urlop przysługujący temu pracownikowi pracodawca wylicza następująco:

  • ustala wymiar urlopu przysługujący pracownikowi z tytułu wymiaru etatu:
    20 dni x 1/2 = 10 dni,

  • następnie oblicza proporcjonalnie urlop do okresu zatrudnienia w danym roku, przyjmując, że jeden miesiąc odpowiada 1/12 roku kalendarzowego, niepełny dzień urlopu zaokrągla w górę do pełnego dnia, a niepełny miesiąc zaokrągla w górę do pełnego miesiąca:
    8/12 (zatrudnienie trwało 8 miesięcy) x 10 dni = 6,66 = 7 dni.

Pracodawca zaokrągla w górę do pełnego dnia wymiar urlopu pracownika, który wyniósł 7 dni.