Dofinansowanie wyjazdów pracowniczych do SPA to coraz popularniejszy benefit, postrzegany jako inwestycja w dobrostan zespołu. W dobie rosnącej świadomości na temat zdrowia psychicznego i fizycznego, taki gest ze strony pracodawcy zyskuje na znaczeniu. Aby jednak wydatek ten był poprawny z perspektywy księgowej, należy wiedzieć, jak prawidłowo ująć go w firmowych finansach.
Dofinansowanie wyjazdu z ZFŚS
Pracodawca ma prawo do dofinansowania wyjazdu swoich pracowników i ich rodzin. Najkorzystniejszą formą będzie wykorzystanie środków pochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Mogą z nich skorzystać wszystkie firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników na pełny etat, a także mniejsze, które dobrowolnie zdecydowały się na jego utworzenie. Wybór tej formy finansowania wyjazdów pracowniczych do SPA lub w inne miejsca jest korzystny głównie ze względu na stosowane zwolnienia podatkowe w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, pod warunkiem jednak, że ich łączna wartość w ciągu roku nie przekroczy ustalonego limitu. Dotyczy to zarówno świadczeń dla pracownika, jak i dla członków jego rodziny. W praktyce dla firmy oznacza to ogromną oszczędność. Pracodawca nie musi bowiem ponosić kosztów składek ZUS od tej części wynagrodzenia.
Możliwe jest zwolnienie z opodatkowania wsparcia finansowego przeznaczonego na wyjazd do SPA dla pracownika oraz jego bliskich na podstawie regulacji zawartych w art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest łączne spełnienie następujących kryteriów:
środki te muszą stanowić element działalności socjalnej, zdefiniowanej w przepisach dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
finansowanie musi pochodzić w całości z ZFŚS lub funduszy należących do związków zawodowych;
łączna wartość tego wsparcia wraz z innymi świadczeniami, które są zwolnione od podatku na podstawie ww. przepisu i które pracownik otrzymał od początku 2024 roku, nie może przekroczyć kwoty 1000 złotych.
Dofinansowanie z ZFŚS musi być jednak uzależnione od sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej pracownika. Osoby o niższych dochodach powinny otrzymywać wyższe świadczenia, co wspiera ideę sprawiedliwości społecznej wewnątrz firmy. Jest to kluczowa zasada, którą należy uwzględnić w regulaminie ZFŚS.
Przykład 1.
W firmie Wellness Sp. z o.o. istnieje ZFŚS. Przełożeni chcą, aby pracownicy spółki mogli korzystać z dofinansowania wyjazdów pracowniczych, w tym wyjazdów do SPA. Jak powinien brzmieć zapis regulaminu ZFŚS w tym przypadku?
W regulaminie powinien znaleźć się zapis, zgodnie z którym pracownicy mogą składać wnioski o dofinansowanie, a ich wysokość będzie zależeć od progu dochodowego:
grupa I (dochód < 2500 zł/os.): 80% dofinansowania, do 2000 zł;
grupa II (dochód 2501–4500 zł/os.): 50% dofinansowania, do 1200 zł;
grupa III (dochód > 4500 zł/os.): 30% dofinansowania, do 800 zł.
Dofinansowanie wyjazdu poza ZFŚS
Utworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie jest obowiązkowe przy prowadzeniu każdej działalności gospodarczej. Nie każda firma w Polsce decyduje się na stosowanie takiego rozwiązania, jeśli nie wynika to z przepisów ustawy. Nie przekreśla to jednak szans na uzyskanie dofinansowania wyjazdów pracowniczych, choć oczywiście może wiązać się z pewnymi obowiązkami podatkowymi. Jeśli firma nie ma ZFŚS (np. zatrudnia mniej niż 50 pracowników i nie zdecydowała się na utworzenie funduszu), dofinansowanie wyjazdu do SPA będzie uznawane za przychód po stronie pracownika. W takiej sytuacji dofinansowanie traktuje się jako dodatkowe wynagrodzenie, a to musi zostać opodatkowane.
Wartość dofinansowania, niezależnie od tego, czy jest to gotówka, voucher, czy opłacona faktura, musi być doliczona do podstawy opodatkowania i oskładkowania. Miejsce i czas wypoczynku również nie odgrywają w tym zakresie znaczenia. Pracodawca ma obowiązek naliczyć od wartości udzielonego wsparcia finansowego podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Wyjazd do SPA opłacony przez pracodawcę bez uwarunkowania socjalnego spełnia definicję takiego przychodu, podlega więc opodatkowaniu.
Przykład 2.
Firma X chce nagrodzić 5 najlepszych pracowników wyjazdem do SPA. Wartość wyjazdu to 2500 zł. Jak powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie takiego wyjazdu pracowniczego?
Wypłacając wynagrodzenie za dany miesiąc, firma dolicza do podstawy opodatkowania każdego z nagrodzonych pracowników kwotę 2500 zł. Pracownik otrzyma wyjazd, ale w jego comiesięcznej pensji brutto pojawi się dodatkowa kwota, od której zostanie potrącony podatek i składki. W efekcie jego pensja netto za dany miesiąc będzie niższa niż w przypadku standardowego wynagrodzenia, aby pokryć zobowiązania podatkowe.
Dofinansowanie wyjazdów pracowniczych do SPA
Odrębnym zagadnieniem jest finansowanie wyjazdów do SPA dla członków rodzin pracowników. Dofinansowanie również może odbywać się ze środków pochodzących z ZFŚS lub spoza funduszu. W pierwszym przypadku wartość świadczenia dla członka rodziny pracownika jest zwolniona z podatku dochodowego w ramach rocznego limitu, podobnie jak ma to miejsce względem zatrudnionego. Świadczenie nie podlega wówczas oskładkowaniu, choć ważne jest, aby było to wyraźnie ujęte w regulaminie ZFŚS.
W sytuacji, gdy wyjazd rodziny pracownika nie jest finansowany ze środków ZFŚS, wartość tego świadczenia staje się przychodem samego pracownika. To zatrudniony jest bowiem beneficjentem, a opłacenie wyjazdu dla jego bliskich rozumiane jest jako korzyść pracownicza. Wartość usługi (np. kwotę 1500 zł za pobyt małżonka) należy doliczyć do jego podstawy opodatkowania i następnie rozliczyć zgodnie z ogólnymi zasadami.
Co ciekawe, jeśli wyjazd do SPA jest częścią szerszej imprezy integracyjnej, której głównym celem jest budowanie zespołu i integracja, można argumentować, że jego koszt nie jest przychodem pracownika, a kosztem uzyskania przychodu dla całej firmy. Kluczowe jest udokumentowanie, że wyjazd miał charakter „wspólny” i nie był indywidualnym, prywatnym wypoczynkiem nawet niewielkiej grupy osób. Zgodnie z orzecznictwem sądów, jeżeli głównym celem wyjazdu jest integracja, to wartość świadczeń dla pracowników nie jest opodatkowana, ale wartość świadczeń dla członków rodzin jest opodatkowana.
Przykład 3.
Firma XYZ organizuje dwudniowy wyjazd integracyjny dla 20 pracowników, aby świętować zakończenie ważnego projektu. Harmonogram wyjazdu obejmuje szkolenie, sesję podsumowującą i wspólne zajęcia integracyjne. Na zakończenie firma opłaca wszystkim pracownikom dostęp do hotelowego SPA. Jak będą kształtowały się koszty takiego wyjazdu dla pracowników?
Ze względu na to, że dostęp do SPA jest elementem wyjazdu integracyjnego, stanowi on koszt dla przedsiębiorstwa i nie powinien być uznany za przychód któregokolwiek z pracowników. Z kolei, jeśli jeden z zatrudnionych zaprosi na taki wyjazd swoją żonę (niebędącą pracownikiem firmy XYZ) i firma pokryje koszt jej pobytu, to wartość usługi należy uznać za przychód dla pracownika – małżonka zaproszonej osoby spoza firmy. W tym przypadku musi zostać doliczona do jego pensji do celów podatkowych i ZUS.
Niektóre pakiety SPA zawierają elementy rehabilitacyjne, takie jak masaże lecznicze czy konsultacje fizjoterapeutyczne. Jeśli firma opłaca pakiet medyczny dla pracownika, a w jego ramach znajdują się zabiegi w SPA, może być to potraktowane inaczej niż klasyczny wyjazd rekreacyjny.
Przykład 4.
Firma XYZ opłaca pracownikom pakiety medyczne, które obejmują również usługi rehabilitacyjne. Pracownik cierpiący na bóle pleców z powodu pracy biurowej otrzymał od lekarza skierowanie na serię masaży leczniczych. Firma zamiast typowej nagrody opłaca serię masaży w SPA, które są zalecone przez lekarza. Jak wygląda rozliczenie podatkowe wyjazdu takiego pracownika do SPA?
Koszt ww. zabiegów nie jest traktowany jako przychód pracownika i nie jest opodatkowany, ponieważ mają one udokumentowany charakter leczniczy, a nie rekreacyjny. Ich koszt może być więc wliczony w koszty firmy bez opodatkowania po stronie pracownika.
Podsumowanie
Dofinansowanie wyjazdów do SPA to świetny sposób na docenienie pracowników. Pracodawca musi jednak pamiętać o rozważnym podejściu do tego tematu. Najkorzystniejszym i najbezpieczniejszym sposobem jest dofinansowanie wyjazdu pracowniczego ze środków ZFŚS, co pozwala uniknąć zapłaty podatku. Jeśli pracodawca finansuje wyjazd poza ZFŚS, musi pamiętać o opodatkowaniu odpowiedniej kwoty pieniężnej. Dolicza się wówczas wartość dofinansowania do przychodu pracownika i odprowadza należne składki i podatek.
