Prowadząc działalność gospodarczą należy przechowywać dokumentację firmową w oryginalnej postaci w siedzibie firmy lub jej oddziale. Dotyczy to również przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, inwentaryzacyjnych oraz sprawozdań finansowych. Dokumentację należy również chronić przez uszkodzeniem lub zniszczeniem, niedozwolonymi zmianami lub nieupoważnionym rozpowszechnianiem. Przedsiębiorca ma również prawo przechowywać dokumentację w postaci elektronicznej. Należy jednak pamiętać, aby komputer, na którym są archiwizowane dokumenty, był zabezpieczony przed wirusami oraz o systematycznym tworzeniu kopii zapasowych. Trzeba też zaopatrzyć się w urządzenie pozwalające na odtworzenie danych w postaci wydruku.
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej
W formie elektronicznej, przedsiębiorca ma prawo archiwizować księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe i listy płac. W formie elektronicznej należy również przechowywać wszystkie kopie dokumentów powstałych oryginalnie w tej formie, w tym wyciągów bankowych, poleceń księgowania i deklaracji podatkowych.
Przechowywanie dokumentów podatkowych
Dokumenty podatkowe to kopie i oryginały faktur VAT oraz księgi podatkowe, dokumentacje związane z poborem i inkasem podatkowym, kopie wystawionych rachunków. Konsekwencją braku archiwizacji dokumentów podatkowych jest kara grzywny w granicach kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dlatego należy pamiętać, że zgodnie z Ustawą o rachunkowości dokumenty te należy przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin opłacenia podatku.
Przechowywanie dokumentów ZUS
Z chwilą rozpoczęcia działalności, przedsiębiorca powinien zarejestrować się jako płatnik składek w ZUS. W chwili kontroli firmy przez ZUS, należy udostępnić dokument potwierdzający rejestrację oraz potwierdzający uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby. W przepisach nie jest określony precyzyjnie czas przechowywania tych dokumentów, dlatego przyjmuje się, że należy je archiwizować przez cały okres prowadzenia działalności. Deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne oraz korekty przesłane do ZUS należy przechowywać przez okres 10 lat od daty wysłania ich do ZUS. Dotyczy to również kopii dokumentów przesłanych w formie papierowej oraz drogą elektroniczną. Z kolei dokumenty płatnicze, które świadczą o poniesieniu kosztów i uprawnieniu do emerytury, muszą być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub poświadczenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych
Zgodnie z Ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, łącznie z dokumentami dotyczącymi zatrudnień i wynagrodzeń, archiwizuje się przez okres 50 lat od daty zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
