Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością regulowania szeregu należności. Kluczowe z nich to zobowiązania publicznoprawne, obejmujące przede wszystkim podatki oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wynikają one bezpośrednio z przepisów prawa, a ich terminowe opłacanie jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, którego niedopełnienie może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych.
Jak ewidencjonować zobowiązania publicznoprawne – zaliczka na podatek dochodowy
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, niezależnie od tego, czy rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (uproszczona księgowość) czy ksiąg handlowych (pełna księgowość), ma obowiązek regulować zobowiązania publicznoprawne, w tym podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) do urzędu skarbowego oraz składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i składkę na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą podatnikiem podatku dochodowego jest sam właściciel. Ponadto może on zostać zobligowany także do zapłaty tzw. daniny solidarnościowej będącej odrębnym podatkiem. Przypomnijmy, że obowiązek jej zapłaty powstaje, gdy suma dochodów w danym roku podatkowym przekracza 1 000 000 zł.
#zobacztez
Ewidencja w księgach rachunkowych zobowiązań publicznoprawnych właściciela
Zatem formalnym zobowiązanym do regulowania należności wobec budżetu państwa z tytułu podatków i składek jest sam właściciel, jednak w praktyce gospodarczej obowiązki związane z obliczaniem i odprowadzaniem tych kwot zazwyczaj powierzane są zespołowi księgowo-kadrowo-finansowemu (lub biuru rachunkowemu w przypadku oddelegowania prowadzenia księgowości na zewnątrz jednostki). Najczęściej na podstawie dyspozycji właściciela jego zobowiązania publicznoprawne obejmujące m.in. zaliczki na podatek dochodowy oraz składki ZUS dokonywane są z firmowych rachunków bankowych.
Przykład 1.
Pan Dominik, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w formie warsztatu stolarskiego specjalizującego się w produkcji mebli na zamówienie, w 2024 roku osiągnął przychody netto ze sprzedaży wyrobów w wysokości 11 200 000 zł. Kwota ta przekroczyła limit równowartości 2 500 000 euro, który zgodnie z ustawą o rachunkowości ustala obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w kolejnym roku obrotowym. Został on przeliczony na złote polskie według średniego kursu NBP z 1 października 2024 roku, wynoszącego 4,2846 zł/euro, co dało wartość 10 711 500 zł. Oznacza to, że w 2025 roku pan Dominik zobligowany jest do prowadzenia pełnej księgowości. Przedsiębiorca jako formę opodatkowania stosuje podatek liniowy.
Formalnym zobowiązanym do regulowania należności wobec budżetu państwa z tytułu podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne jest sam właściciel, czyli pan Dominik. W praktyce jednak powierzył on obowiązki związane z obliczaniem i odprowadzaniem tych kwot działowi księgowo-kadrowo-finansowemu funkcjonującemu w strukturze przedsiębiorstwa. Dział ten, działając na podstawie dyspozycji właściciela, przygotowuje stosowne wyliczenia i deklaracje oraz dokonuje wpłat zaliczek na podatek dochodowy i składek ZUS bezpośrednio z firmowego rachunku bankowego. W efekcie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS są regulowane z konta bankowego przedsiębiorstwa, choć formalnym zobowiązanym do regulowania zobowiązań wobec budżetu państwa z tytułu podatków i składek jest sam właściciel. W jaki sposób należy ująć w księgach rachunkowych zaliczkę na podatek dochodowy właściciela oraz składki ZUS opłacane z rachunku bankowego firmy?
Ewidencja zaliczki na podatek dochodowy:
Pan Dominik w ciągu roku obowiązany jest wpłacać zaliczki na podatek dochodowy. Ich ujęcie w księgach rachunkowych przebiega dwuetapowo. Najpierw zarachowuje się kwotę zaliczki (PK – polecenie księgowania):
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: rozrachunki z właścicielem – podatek dochodowy),
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analityka: urząd skarbowy).
Następnie, po dokonaniu płatności z rachunku bankowego przedsiębiorstwa, ujęcie wpłaty w księgach rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego wygląda następująco:
- Wn konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analityka: urząd skarbowy),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
Ewidencja składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne:
W przypadku pana Dominika, który stosuje podatek liniowy jako formę opodatkowania, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne opłacane ze środków firmowych mogą być rozliczane na dwa sposoby:
Jeżeli składki ZUS (społeczne lub zdrowotne w ramach limitu 12 900 zł rocznie) zaliczane są do kosztów działalności – zapis w księgach wygląda następująco (PK – polecenie księgowania):
- Wn konto 406 „Pozostałe koszty rodzajowe” (analityka: składki ZUS właściciela),
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analityka: ZUS).
Należy wówczas pamiętać, że składki na ubezpieczenie zdrowotne opłacone z firmowego rachunku bankowego, przekraczające limit ujęcia w kosztach (12 900 zł rocznie w 2025 roku) ewidencjonuje się zapisem:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: rozrachunki z właścicielem – składki ZUS),
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analityka: ZUS).
Jeżeli składki nie są zaliczane do kosztów podatkowych, ale odliczane od dochodu – ujmuje się je w rozrachunkach z właścicielem:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: rozrachunki z właścicielem – składki ZUS),
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analityka: ZUS).
W przypadku stosowania odliczenia od dochodu składki na ubezpieczenie zdrowotne opłacone w firmowego rachunku bankowego przekraczające limit ujęcia w kosztach (12 900 zł rocznie w 2025 roku) należy ująć to jako rozrachunek z właścicielem zapisem:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: rozrachunki z właścicielem – składki ZUS),
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analityka: ZUS).
Ewidencja składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy:
Natomiast składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, jako składki zaliczane w ciężar kosztów uzyskania przychodów, ujmuje się następująco:
- Wn konto 406 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analityka: ZUS).
Zapłatę wszystkich składek do ZUS z rachunku bankowego ujmuje się na podstawie wyciągu bankowego zapisem:
- Wn konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analityka: ZUS),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
Prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną wiąże się z koniecznością wywiązywania się z obowiązków publicznoprawnych, takich jak podatki i składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Formalnym zobowiązanym do ich regulowania pozostaje właściciel firmy, jednak w praktyce czynności związane z obliczaniem i przekazywaniem należnych kwot zwykle powierza on działowi księgowo-kadrowo-finansowemu lub biuru rachunkowemu. Prawidłowa ewidencja tych zobowiązań w księgach rachunkowych zapewnia przejrzystość rozliczeń i rzetelne odzwierciedlenie sytuacji finansowej jednostki.
Należy pamiętać, że na dzień bilansowy właściciel powinien określić, które należności i zobowiązania ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem) mają charakter trwały, czyli bezzwrotny, a które mają charakter przejściowy, a więc będą zwrócone w kolejnym roku. Do kategorii trwałych zalicza się w szczególności zobowiązania publicznoprawne właściciela, takie jak zaliczki na podatek dochodowy czy składki ZUS, opłacone z rachunku firmowego bankowego, które nie zostaną zwrócone przez właściciela. Kwoty o charakterze trwałym na dzień bilansowy należy przeksięgować z rozrachunków na kapitał właściciela, czyli na konto 800 „Kapitał właściciela”. Ostateczna decyzja, które pozycje uznać za trwałe, należy każdorazowo do właściciela.
