Koszty proste według rodzajów – co musisz wiedzieć?

W działalności gospodarczej przez koszty rozumie się wartościowe zużycie zasobów w celu osiągnięcia przychodów. Ich prawidłowa klasyfikacja jest kluczowa dla rzetelnej analizy finansowej firmy. W artykule przedstawiamy szczegółową charakterystykę oraz podział, wyjaśniając, czym są koszty proste według rodzajów i jak je ewidencjonować zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Koszty proste według rodzajów w księgach rachunkowych

W art 3 ust 1 pkt 31 z 29 września 1994 roku Ustawy o rachunkowości (ustawa o rachunkowości) wskazano, że przez koszty i straty należy rozumieć: uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli. 

W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe stosuje się następujący podział kosztów:

1. koszty operacyjne,
2. pozostałe koszty operacyjne,
3. koszty finansowe.

Do kosztów operacyjnych zalicza się w szczególności koszty proste według rodzajów działalności. Koszty rodzajowe to koszty proste poniesione w danym okresie sprawozdawczym, których nie można już rozłożyć na inne elementy składowe.

Koszty proste można podzielić według rodzajów zużytych zasobów, otrzymując tzw. układ rodzajowy kosztów, w którym wyodrębnia się co najmniej następujące pozycje:

1. Amortyzacja
2. Zużycie materiałów i energii
3. Usługi obce
4. Podatki i opłaty, w tym podatek akcyzowy
5. Wynagrodzenia
6. Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, w tym emerytalne
7. Pozostałe koszty rodzajowe

Przedstawiony wykaz kosztów rodzajowych stanowi minimalny zakres określony przez wymogi sprawozdawcze, który – w zależności od potrzeb informacyjnych jednostki – może zostać odpowiednio rozszerzony w ramach podzielności kont. Koszty te ewidencjonuje się w księgach rachunkowych na kontach zespołu 4 stanowiących konta wynikowe. 

Zgodnie z zasadą memoriału wskazaną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości: w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. 

Z kolei zasada współmierności zawarta w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, że: dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Amortyzacja

Konto 400 „Amortyzacja” służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Amortyzacja odzwierciedla ich planowe zużycie. Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się poprzez systematyczne, planowe rozłożenie jego wartości początkowej na ustalony okres. Amortyzację rozpoczyna się nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a kończy nie później niż w momencie zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego bądź w chwili przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z uwzględnieniem ewentualnej przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego, na który wpływają w szczególności:

1. liczba zmian, na których pracuje środek trwały,
2. tempo postępu techniczno-ekonomicznego,
3. wydajność środka trwałego, mierzona liczbą godzin jego pracy, liczbą wytworzonych produktów lub innym właściwym miernikiem,
4. prawne lub inne ograniczenia czasu używania środka trwałego,
5. przewidywana przy likwidacji cena sprzedaży netto istotnej pozostałości środka trwałego.

Na dzień przyjęcia środka trwałego do używania należy ustalić okres, stawkę i metodę jego amortyzacji. Jednostka powinna okresowo weryfikować poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych, co może powodować odpowiednią korektą odpisów amortyzacyjnych dokonywanych w następnych latach obrotowych.

Zużycie materiałów i energii

Konto 401 „Zużycie materiałów i energii” służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na potrzeby działalności podstawowej, pomocniczej oraz ogólnego zarządu. Na tym koncie ewidencjonuje się rzeczowe aktywa obrotowe rozumiane jako materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe (wyroby i usługi) przeznaczone do sprzedaży lub znajdujące się w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte w celu odprzedaży w stanie nieprzetworzonym. 

Do tej grupy zalicza się koszty materiałów zużywanych na potrzeby działalności (zarówno bezpośredniej, jak i ogólnozakładowej), a także energii elektrycznej, cieplnej, gazu, wody wraz z kosztami dystrybucji. Ujmuje się tu również niskocenne składniki majątku trwałego, które ze względu na niską cenę jednostkową nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych.

Usługi obce

Konto 402 „Usługi obce” służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki. Na tym koncie ujmuje się odpłatne świadczenia podmiotów zewnętrznych wykorzystywane w podstawowej działalności operacyjnej, m.in. remonty i serwis, transport i spedycja, usługi IT/telekomunikacyjne, badania i przeglądy, usługi prawne i doradcze, reklamę i promocję, archiwizację, tłumaczenia, najem i dzierżawę, opłaty leasingowe w leasingu operacyjnym, licencje krótkoterminowe oraz prenumeraty.

Podatki i opłaty

Konto 403 „Podatki i opłaty” służy do ewidencji różnego rodzaju podatków i opłat, w szczególności podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat skarbowych, sądowych, urzędowych. Zgodnie z art 6 ust. 1 Ustawy z 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa przez podatek należy rozumieć publicznoprawne, nieodpłatne, przymusowe oraz bezzwrotne świadczenie pieniężne na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu lub gminy, wynikające z ustawy podatkowej. Natomiast opłata stanowi określone ustawowo wynagrodzenie za niektóre czynności wykonane przez sądy i urzędy państwowe albo za przyznane przez nie danej jednostce prawa.

Wynagrodzenia

Konto 404 „Wynagrodzenia” służy do ewidencji wypłat wynagrodzeń na rzecz pracowników lub innych osób fizycznych za wykonaną pracę, niezależnie od stosunku pracy bądź innego stosunku prawnego lub czynności prawnej, na podstawie których jest świadczona praca (np. umowa o pracę, zlecenie, dzieło, powołanie, kontrakt menedżerski). Na koncie tym ujmuje się również premie, prowizje, nagrody czy ekwiwalenty za urlop.

Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

Konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” służy do ewidencji kosztów związanych ze świadczeniami pobieranymi przez pracowników. Do tej grupy zalicza się koszty ponoszone przez jednostkę w związku z zatrudnieniem pracowników oraz osób fizycznych niebędących pracownikami, których obowiązek ponoszenia wynika wprost z przepisów prawa pracy oraz regulaminów wewnętrznych obowiązujących w jednostce. Należą do nich w szczególności takie koszty jak składki na ZUS finansowane przez pracodawcę, odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), składki na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK), a także pakiety medyczne i karty sportowe w części finansowanej przez pracodawcę.

Pozostałe koszty rodzajowe

Konto 406 „Pozostałe koszty rodzajowe” służy do ewidencji pozostałych kosztów prostych zasadniczej działalności operacyjnej, które nie zostały zakwalifikowane do żadnej z wyżej wymienionych grup kosztów rodzajowych. Do tej grupy zalicza się m.in. składki ubezpieczeniowe majątkowe i osobowe, delegacje służbowe, ryczałty za używanie prywatnych pojazdów należących do pracowników do celów służbowych czy koszty reprezentacji.

Ujmowanie kosztów według rodzajów polega na zaliczaniu jednorodnych kosztów prostych, dotyczących podstawowej działalności operacyjnej i poniesionych w bieżącym okresie sprawozdawczym do wyodrębnionych powyżej grup kosztów, czyli amortyzacja, zużycie materiałów i energii, usługi obce. Podział kosztów zasadniczej działalności operacyjnej według rodzajów umożliwia analizę wielkość i struktury zużytych w danym okresie zasobów. Oznacza to, że podstawowym zadaniem rodzajowego układu kosztów jest ustalenie, jakie koszty zostały w bieżącym okresie poniesione oraz w jakiej wysokości.