Harmonogram płatności w projektach unijnych

Jednym z kluczowych narzędzi skutecznego zarządzania projektem jest harmonogram płatności. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie przedsiębiorca rozpoczyna realizację przedsięwzięcia, a kolejne działania powinny być prowadzone zgodnie z kwotami, terminami i zasadami określonymi w harmonogramie. Ponieważ projekt często ulega zmianom, niezbędna bywa również aktualizacja harmonogramu płatności. O czym zatem należy pamiętać przy tworzeniu harmonogramu płatności projektu unijnego oraz jego dostosowywaniu do pojawiających się zmian?

Czym jest harmonogram płatności? 

Harmonogram płatności to plan rozliczania wydatków oraz wnioskowania o kolejne transze dofinansowania. Stanowi kluczowy element skutecznego zarządzania finansami projektu. Po podpisaniu umowy beneficjent, w terminie i na wzorze określonym przez instytucję finansującą, jest zobowiązany do złożenia pierwszego harmonogramu. Dokument ten pełni trzy podstawowe funkcje:

1. wskazuje terminy składania wniosków o płatność (najczęściej w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym, zgodnie z podpisaną umową),
2. określa kwoty dofinansowania, o które beneficjent będzie wnioskował,
3. prezentuje wydatki kwalifikowane, które podlegają rozliczeniu.

Beneficjent musi zadbać o to, aby harmonogram płatności był spójny zarówno z budżetem projektu, jak i okresem jego realizacji. Instytucja, z którą zawarto umowę o dofinansowanie, korzysta z harmonogramu, aby monitorować tempo rozliczania poszczególnych wydatków oraz planować kolejne przepływy finansowe. 

Jak wygląda planowanie przepływów finansowych?

Osoby realizujące projekt unijny po raz pierwszy muszą mieć świadomość, że starannie przygotowany harmonogram płatności jest kluczowy dla utrzymania płynności finansowej. Pomiędzy poniesieniem wydatku a otrzymaniem refundacji prawie zawsze występują opóźnienia, dlatego właściwe rozplanowanie przepływów jest niezbędne. Trzeba też pamiętać, że harmonogram stanowi swego rodzaju zobowiązanie – niezłożenie wniosku o płatność zgodnie z zatwierdzonym terminem może skutkować naliczeniem odsetek albo obowiązkiem zwrotu niewykorzystanych środków. 

Przepływ środków finansowych odbywa się w ramach cyklicznego procesu odzwierciedlonego w harmonogramie płatności. W związku z tym można wyróżnić kilka etapów jego etapów realizacji. Beneficjent, przystępując do realizacji projektu, zgodnie z harmonogramem płatności będzie składał kolejno:

1. Wniosek o zaliczkę – wiele programów unijnych umożliwia wypłatę środków już na początku realizacji projektu. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy nie chcą w pełni angażować kapitału własnego. Uzyskanie zaliczki wiąże się jednak z koniecznością spełnienia kilku warunków, z których najważniejszym jest zapewnienie zabezpieczenia, np. w formie weksla in blanco lub gwarancji bankowej bądź ubezpieczeniowej. Po przekazaniu środków beneficjent ma ściśle określony czas na ich wydatkowanie – najczęściej 30 lub 60 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Kolejna transza zaliczki może zostać uruchomiona dopiero po rozliczeniu określonej części wcześniej otrzymanych środków (np. beneficjent może złożyć wniosek o kolejną zaliczkę, jeżeli rozliczył co najmniej 60% wcześniejszej zaliczki). Terminy wypłat zaliczek powinny być ujęte w harmonogramie płatności. Warto pamiętać, że kwota zaliczki powinna odpowiadać rzeczywistemu zapotrzebowaniu na środki. Wynika to wprost z przepisów prawa, w szczególności z Rozporządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z 21 września 2022 roku w sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich.
2. Wniosek sprawozdawczy – brak wydatków w danym okresie nie zwalnia beneficjenta z obowiązku złożenia wniosku sprawozdawczego z realizacji projektu. Terminy jego składania są określone w umowie o dofinansowanie i zazwyczaj przypadają raz na trzy miesiące.
3. Wniosek refundacyjny – zwany również wnioskiem o płatność pośrednią – można złożyć w dowolnym momencie trwania projektu.
4. Wniosek o płatność końcową – termin jego złożenia ustala się na podstawie daty zakończenia finansowej realizacji projektu określonej w umowie o dofinansowanie. Zazwyczaj wynosi on 60 dni, np. jeśli finansowanie projektu kończy się 31 października 2025 roku, wniosek o płatność należy złożyć do 31 grudnia 2025 roku.

Należy pamiętać, że wniosek rozliczający zaliczkę może jednocześnie pełnić funkcję wniosku o płatność pośrednią (refundacyjną) oraz wniosku o kolejną zaliczkę, jeśli obejmuje rozliczenie kilku wydatków. Może on również stanowić wniosek końcowy. 

Jakie są najważniejsze zasady tworzenia harmonogramu płatności w systemie CST 2021?

Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej konsekwentnie dąży do tego, aby proces aplikowania o środki unijne i ich rozliczania odbywał się całkowicie zdalnie za pośrednictwem dedykowanych systemów. W perspektywie finansowej na lata 2021–2027 beneficjenci przygotowują harmonogram płatności w systemie CST 2021. 

W dalszej części artykułu omówimy techniczne aspekty tworzenia harmonogramu. Po zalogowaniu do systemu CST 2021 i wybraniu właściwego kontekstu (rola beneficjenta i projekt) moduł „Harmonogram płatności” pojawia się w sekcji „Rozliczanie projektu”. Na tym etapie należy wskazać okres harmonogramu (datę początkową i końcową) oraz podział – zazwyczaj miesięczny. Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych finansowych w układzie tabelarycznym. Każdy miesiąc prezentowany jest chronologicznie i zawiera następujące kolumny finansowe do wypełnienia: 

• miesiąc/kwartał – pole uzupełniane automatycznie przez system,
• wydatki kwalifikowane w projekcie – prognoza wydatków, które zostaną rozliczone w danym okresie,
• dofinansowanie w projekcie – przewidywana część dofinansowania, która zostanie wypłacona,
• zaliczka – kwota zaliczki, o którą beneficjent będzie wnioskował wraz z wypłatą kolejnej transzy, 
• refundacja – wartość, o którą beneficjent wnioskuje w związku z poniesionymi już wydatkami. 

W formularzu dostępne jest także dodatkowe pole na uwagi, w którym należy opisać dotychczasowy przebieg realizacji projektu w okresie objętym harmonogramem. Po uzupełnieniu wszystkich danych dokument otrzymuje w systemie status „W przygotowaniu”. Następnym krokiem jest przesłanie go do instytucji w celu weryfikacji i zatwierdzenia. 

Jakie mogą być skutki niezgodności harmonogramu płatności ze stanem faktycznym?

Podczas planowania projektu nie da się przewidzieć wszystkich okoliczności, dlatego harmonogram płatności wymaga stałej aktualizacji. Beneficjenci powinni pamiętać, że zarządzanie harmonogramem płatności podlega zasadom dyscypliny finansów publicznych. W praktyce oznacza to konkretne konsekwencje, z których najczęściej spotykane to:

1. Odsetki od zaliczki – najpoważniejsza konsekwencja, która występuje, jeżeli beneficjent otrzymał zaliczkę, a nie złożył wniosku rozliczającego ją w terminie wynikającym z harmonogramu płatności. Instytucja nalicza wówczas odsetki od nierozliczonej części zaliczki według zasad obowiązujących dla zaległości podatkowych, co generuje dodatkowe koszty dla projektu,
2. Opóźnienia w płatnościach – mogą wystąpić, gdy beneficjent nie aktualizuje harmonogramu pomimo widocznych opóźnień w realizacji projektu. W efekcie instytucja może nie być gotowa do weryfikacji wniosku i wypłaty środków w terminie.
3. Brak płynności finansowej – grozi beneficjentowi, który nieprecyzyjnie oszacował swoje potrzeby w harmonogramie płatności, np. przeszacował lub nie doszacował kwoty potrzebne do realizacji projektu. 

O czym warto pamiętać podczas tworzenia harmonogramu płatności? 

Na zakończenie warto wskazać kilka dobrych praktyk dotyczących tworzenia harmonogramu płatności, które mogą uchronić beneficjentów przed negatywnymi konsekwencjami. Przede wszystkim przy planowaniu kwot płatności i terminów składania wniosków należy brać pod uwagę rzeczywiste tempo realizacji zadań, a nie jedynie wysokość budżetu. Zawyżanie lub zaniżanie prognoz może prowadzić do dodatkowych pytań ze strony instytucji finansującej. 

Kolejnym istotnym elementem jest spójność harmonogramu płatności z budżetem projektu. Wydatki kwalifikowane i kwoty dofinansowania muszą zawsze odpowiadać wartościom określonym w umowie o dofinansowanie. Równie ważne jest terminowe przesyłanie aktualizacji harmonogramu płatności – beneficjent powinien ją przesłać do instytucji co najmniej na 5 dni roboczych przed terminem składania wniosku o płatności. Dzięki temu instytucja ma czas na zatwierdzenie nowej wersji harmonogramu przed złożeniem kolejnego wniosku. 

Beneficjent ponosi odpowiedzialność za realizację projektu unijnego zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem płatności, który stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie. Skuteczne zarządzanie wydatkami nie jest możliwe wyłącznie na podstawie jednorazowo przygotowanego harmonogramu. Regularna aktualizacja harmonogramu, która odpowiada na bieżące zmiany w realizacji projektu, zapewnia płynność finansową i chroni przed negatywnymi konsekwencjami, takimi jak naliczenie odsetek i opóźnienia w realizacji.