Smartfon to dziś jedno z kluczowych narzędzi w biznesie, służące do komunikacji, obsługi bankowości czy aplikacji firmowych. Dlatego tak ważna jest znajomość zasad, jakimi rządzi się jednorazowa amortyzacja smartfona. Przedsiębiorcy powinni wiedzieć, jak prawidłowo ująć odpis amortyzacyjny w księgach rachunkowych oraz podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Jednorazowa amortyzacja niskocennych środków trwałych na gruncie przepisów ustawy o rachunkowości
W przepisach bilansowych nie przewidziano jednorazowej amortyzacji na zasadach określonych w przepisach podatkowych (Ustawie z 26 lipca 1999 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) i Ustawie z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych). W art. 4 ust. 4 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (uor) dopuszczono jednak przyjęcie przez jednostkę pewnych uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji zarówno majątkowej, jak i finansowej oraz wynik finansowy. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 4 ust. 4a uor: stosując przepisy ustawy, jednostka kieruje się zasadą istotności. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym oraz skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.
W szczególności uor przewiduje uproszczenie w zakresie ustalania odpisów amortyzacyjnych (w tym jednorazowych) dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej. Mianowicie zgodnie z art. 32 ust. 6 uor: dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednorazowo odpisując wartość tego rodzaju środków trwałych.
Jeżeli jednostka chce skorzystać z tego uproszczenia, o ile nie narusza to wymogu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, powinna wskazać poziom istotności w zasadach (polityce) rachunkowości. Zostało to wskazane w art. 8 ust. 1 uor, który stanowi: określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności.
W praktyce jednostki przy ustalaniu progu istotności zazwyczaj stosują następujące ilościowe (ustalone procentowo) kryteria:
- 0,5–1% sumy bilansowej;
- 5–10% wyniku działalności gospodarczej brutto;
- 1–2% kapitałów własnych;
- 0,1–1% przychodów ze sprzedaży.
#zobacztez
Jednorazowa amortyzacja niskocennych środków trwałych – KSR nr 11
W pkt. 8.29–8.32. Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” poruszono kwestie jednorazowych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej.
Zgodnie z tymi przepisami jednostka może przyjąć uproszczenie polegające na dokonaniu jednorazowego odpisu wartości początkowej obiektu inwentarzowego o niskiej jednostkowej wartości początkowej (niskocennego środka trwałego) w określonym terminie do rozpoczęcia amortyzacji. Odpis ten stanowi koszt amortyzacji. Rozwiązanie takie jest zwyczajowo stosowane do takich środków trwałych, jak np.: urządzenia komputerowe, urządzenia biurowe, niektóre aparaty telefoniczne lub smartfony czy też sprzęt RTV. Jednostka określa w zasadach (polityce) rachunkowości poziom istotności, wyznaczający maksymalną wartość początkową obiektu inwentarzowego podlegającą jednorazowemu odpisaniu. Wartość początkowa oraz umorzenie środków trwałych podlegających jednorazowemu odpisaniu są ujmowane w ewidencji bilansowej środków trwałych.
Przykład 1.
Spółka z o.o. w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości uznała, że podstawowym poziomem istotności wartości środków trwałych jest kwota wynikająca z updof wynosząca 10 000 zł. Składniki majątkowe o wyższej wartości uznaje się za środki trwałe – obejmowane są ewidencją bilansową środków trwałych – i podlegają amortyzacji na zasadach ogólnych. Składniki majątkowe o wartości poniżej 10 000 zł są uznawane za środki trwałe, które podlegają ewidencji bilansowej środków trwałych z jednoczesnym dokonywaniem od nich jednorazowych odpisów amortyzacyjnych w ciężar kosztów amortyzacji. Spółka kupiła smartfon o wartości początkowej 7000 zł, od którego zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości i ustalonym progiem istotności jednostka dokonała jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w celach bilansowych i podatkowych. Jak należy ująć smartfona w ewidencji bilansowej środków trwałych i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w księgach rachunkowych?
Przyjęcie smartfona stanowiącego środek trwały do używania w ustalonej wartości początkowej (7 000 zł) ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie dowodu "OT – Przyjęcie środka trwałego". Zapis może wyglądać następująco:
OT – przyjęcie środka trwałego do używania:
- Wn konto 010 „Środki trwałe”
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”
Następnie wartość jednorazowego odpisu amortyzacyjnego ujmowana jest w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki zapisem:
PK – jednorazowy odpis amortyzacyjny:
- Wn konto 400 „Amortyzacja”
- Ma konto 071 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”
Jednorazowa amortyzacja smartfona w księdze podatkowej
Zasady jednorazowej amortyzacji niskocennych składników majątku określone zostały w art. 22f ust. 3 updof. W tym przepisie wskazano, że: odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 22h–22m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10.000 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10.000 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22d przesłanki niedokonywania odpisów amortyzacyjnych ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h–22m albo jednorazowo – w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.
Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych (w tym smartfona) ewidencjonuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
Przykład 2.
Pani Joanna, właścicielka jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie usług architektonicznych, rozlicza się na zasadach ogólnych i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. We wrześniu 2025 roku zakupiła smartfona o wartości początkowej 4800 zł. Urządzenie zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych i przyjęte do użytkowania we wrześniu. Z uwagi na to, że wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 10 000 zł, pani Joanna zdecydowała się na jednorazową amortyzację w miesiącu oddania go do używania. Jednorazowy odpis amortyzacyjny od smartfona powinna ująć w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
Odpisy amortyzacyjne można ujmować w PKPiR bezpośrednio na podstawie prowadzonej ewidencji środków trwałych, nie ma wówczas potrzeby sporządzania odrębnego dokumentu księgowego. Przedsiębiorca może również sporządzić dodatkowy dokument księgowy, stanowiący podstawę ujęcia odpisów amortyzacyjnych w księdze podatkowej. Należy wtedy pamiętać, że dowód ten powinien zawierać co najmniej elementy wskazane w art. 12 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czyli:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Dowód ten powinien być również oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
