Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy zyskali możliwość dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF-u. KSeF umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Wystawianie faktur KSeF będzie także możliwe poprzez programy do wystawiania faktur zintegrowanych z systemem. Co istotne, system pozwala zarówno na wystawianie, jak i odbieranie faktur. Tym samym jest to największa zmiana, jeśli chodzi o fakturowanie. Wyjaśniamy w artykule faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF na przykładach
Faktury ustrukturyzowane a platforma KSeF
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych odbywa się przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury. Faktury ustrukturyzowane można wystawić:
z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów;
przy użyciu programów komercyjnych.
W przypadku programów komercyjnych może to być łatwiejsze, ponieważ podatnik zazwyczaj zna program do wystawiania faktur. Programem zintegrowanym jest wFirma.
Co istotne, faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu przesłania do KSeF-u. System ten przydziela im indywidualne numery identyfikujące.
Otrzymanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF-u wymaga uzyskania akceptacji odbiorcy. Przepisy nie wskazują formy jej zdobycia.
Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, o której mowa powyżej, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej, np. przez pocztę internetową.
Ustawodawca przewiduje więc dwie formy ustrukturyzowanych faktur. Pierwsza, która będzie na pewno najbardziej popularna, to wystawienie faktury w KSeF-ie i też poprzez system wysłanie do odbiorcy. Drugi sposób na początku może funkcjonować w 2022 roku, jednak w momencie obligatoryjnego korzystania z systemu zaniknie. Ta druga opcja to wystawienie faktury w KSeF-ie i dostarczenie jej poza nim.
Przykład 1.
Spółka postanowiła, iż od 1 stycznia 2022 roku wszystkie faktury będzie wystawiała w formie ustrukturyzowanej przy użyciu programu zintegrowanego z KSeF-em. W większości odbiorcy spółki nie chcieli odbierać faktur z systemu. W takim przypadku musi ona wraz ze swoimi kontrahentami uzgodnić sposób dostarczania faktur ustrukturyzowanych. Tym samym może korzystać z programu zintegrowanego z KSeF-em pomimo braku akceptacji od swoich odbiorców.
Przykład 2.
Spółka postanowiła, iż w lutym wypróbuje, jak działa KSeF. W związku z tym wystawiła około 20 faktur dla swoich odbiorców. W marcu 2022 roku uznała reklamację jednego z nich, który został zafakturowany przy pomocy systemu. Czy spółka może wystawić fakturę korygująca poza systemem?
Tutaj podjęcie decyzji o wystawianiu faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne i zależy jedynie od podatnika. W przypadku wystawienia faktury za pomocą systemu fakturę korygującą musimy jednak także wystawić w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF-u. W treści faktury korygującej wystawionej w KSeF-ie trzeba wskazać numer identyfikujący fakturę ustrukturyzowaną, której ona dotyczy.
Tym samym w naszym przypadku fakturę korygującą uznającą reklamację podatnik musi wystawić w KSeF-ie. Co istotne, w przypadku wystawienia faktur poza systemem w 2022 roku nie przewidziano zmian.
Przykład 3.
Podatnik dokonuje zakupów od rolników ryczałtowych. Czy może takie faktury wystawiać w KSeF-ie?
Obecnie nie ma takiej możliwości, a tym samym taką fakturę należy wystawić w sposób tradycyjny.
Przykład 4.
Spółka wystawia faktury przy pomocy systemu zintegrowanego z KSeF-em. Czy w systemie może wystawić notę korygującą?
W KSeF-ie nie ma możliwości wystawiania not korygujących.
Przykład 5.
Podatnik prowadzi działalność handlową i postanowił wystawiać wszystkie faktury w KSeF-ie. Bardzo często wystawia faktury uproszczone. Czy może to robić, gdy zdecydował się korzystać z KSeF-u?
Tak, podatnik może nadal wystawiać faktury uproszczone, czyli paragony z NIP-em nabywcy, jeśli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro.
Ponadto w KSeF-ie nie wystawiamy faktur pro forma.
Korzyści dla podatników korzystających z KSeF-u
Dla podatników wystawiających faktury ustrukturyzowane, niezależnie od sposobu przesyłania ich do odbiorcy, ustawodawca przewidział preferencje.
Jest nią możliwość otrzymywania zwrotu różnicy podatku naliczonego nad należnym w skróconym do 40 dni terminie.
Aby podatnik mógł skorzystać z preferencji, musi spełnić poniższe warunki:
– wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane w celu udokumentowania:
sprzedaży, a także dostaw towarów i świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT (sprzedaż zagraniczna, w przypadku której zastosowanie mają polskie przepisy o wystawianiu faktur) na rzecz innych podatników podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osób prawnych niebędących podatnikami;
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
otrzymywania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności – w zakresie, w jakim faktury takie dotyczą otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy;
– kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł;
– przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który występuje z wnioskiem o zwrot:
był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;
składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT;
posiadał rachunek na tzw. Białej Liście;
– ponadto prawo do uzyskania zwrotu w terminie 40 dni nie wyłącza wystawiania w danym okresie rozliczeniowym faktur innych niż ustrukturyzowane; powyższe dotyczy jednak wyłącznie:
faktur, których nie wystawia się w formie ustrukturyzowanej ze względu na brak zgodności z udostępnionym przez ministerstwo wzorem faktury ustrukturyzowanej
lub faktur uproszczonych.
Powyższe warunki będą weryfikowane przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Natomiast druga preferencja daje możliwość obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie faktur korygujących „in minus” bez konieczności posiadania dokumentacji, o której mowa w ustawie.
Przykład 6.
Podatnik korzystający z KSeF w lutym wystawił trzy faktury korygujące. W jakim terminie może je rozliczyć?
W takim przypadku podatnik może rozliczyć faktury już w momencie ich wystawienia. Nie musi czekać, czy wypełniło się uzgodnienie z dostawcą.
W związku z tym nabywca otrzymujący ustrukturyzowane faktury korygujące „in minus” wystawione w KSeF-ie ma obowiązek zmniejszenia kwot podatku naliczonego w okresie rozliczeniowym, w którym je otrzymał.
Podsumowując, nowe rozwiązania dotyczące wystawiania faktur należy ocenić pozytywnie.
