Faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF - przykłady

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy zyskali możliwość dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF-u. KSeF umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Wystawianie faktur KSeF będzie także możliwe poprzez programy do wystawiania faktur zintegrowanych z systemem. Co istotne, system pozwala zarówno na wystawianie, jak i odbieranie faktur. Tym samym jest to największa zmiana, jeśli chodzi o fakturowanie. Wyjaśniamy w artykule faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF na przykładach

Faktury ustrukturyzowane a platforma KSeF

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych odbywa się przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury. Faktury ustrukturyzowane można wystawić:

  • z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów;

  • przy użyciu programów komercyjnych.

W przypadku programów komercyjnych może to być łatwiejsze, ponieważ podatnik zazwyczaj zna program do wystawiania faktur. Programem zintegrowanym jest wFirma.

Co istotne, faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu przesłania do KSeF-u. System ten przydziela im indywidualne numery identyfikujące.

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane przez okres 10 lat – licząc od końca roku, w którym zostały wystawione – w KSeF-ie. Po 10 latach podatnik będzie przechowywał faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Otrzymanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF-u wymaga uzyskania akceptacji odbiorcy. Przepisy nie wskazują formy jej zdobycia.

Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, o której mowa powyżej, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej, np. przez pocztę internetową.

Ustawodawca przewiduje więc dwie formy ustrukturyzowanych faktur. Pierwsza, która będzie na pewno najbardziej popularna, to wystawienie faktury w KSeF-ie i też poprzez system wysłanie do odbiorcy. Drugi sposób na początku może funkcjonować w 2022 roku, jednak w momencie obligatoryjnego korzystania z systemu zaniknie. Ta druga opcja to wystawienie faktury w KSeF-ie i dostarczenie jej poza nim.

Przykład 1.

Spółka postanowiła, iż od 1 stycznia 2022 roku wszystkie faktury będzie wystawiała w formie ustrukturyzowanej przy użyciu programu zintegrowanego z KSeF-em. W większości odbiorcy spółki nie chcieli odbierać faktur z systemu. W takim przypadku musi ona wraz ze swoimi kontrahentami uzgodnić sposób dostarczania faktur ustrukturyzowanych. Tym samym może korzystać z programu zintegrowanego z KSeF-em pomimo braku akceptacji od swoich odbiorców.

Przykład 2.

Spółka postanowiła, iż w lutym wypróbuje, jak działa KSeF. W związku z tym wystawiła około 20 faktur dla swoich odbiorców. W marcu 2022 roku uznała reklamację jednego z nich, który został zafakturowany przy pomocy systemu. Czy spółka może wystawić fakturę korygująca poza systemem?

Tutaj podjęcie decyzji o wystawianiu faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne i zależy jedynie od podatnika. W przypadku wystawienia faktury za pomocą systemu fakturę korygującą musimy jednak także wystawić w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF-u. W treści faktury korygującej wystawionej w KSeF-ie trzeba wskazać numer identyfikujący fakturę ustrukturyzowaną, której ona dotyczy.

Tym samym w naszym przypadku fakturę korygującą uznającą reklamację podatnik musi wystawić w KSeF-ie. Co istotne, w przypadku wystawienia faktur poza systemem w 2022 roku nie przewidziano zmian.

Przykład 3.

Podatnik dokonuje zakupów od rolników ryczałtowych. Czy może takie faktury wystawiać w KSeF-ie?

Obecnie nie ma takiej możliwości, a tym samym taką fakturę należy wystawić w sposób tradycyjny.

Przykład 4.

Spółka wystawia faktury przy pomocy systemu zintegrowanego z KSeF-em. Czy w systemie może wystawić notę korygującą?

W KSeF-ie nie ma możliwości wystawiania not korygujących.

Przykład 5.

Podatnik prowadzi działalność handlową i postanowił wystawiać wszystkie faktury w KSeF-ie. Bardzo często wystawia faktury uproszczone. Czy może to robić, gdy zdecydował się korzystać z KSeF-u?

Tak, podatnik może nadal wystawiać faktury uproszczone, czyli paragony z NIP-em nabywcy, jeśli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro.

Ponadto w KSeF-ie nie wystawiamy faktur pro forma.

Korzyści dla podatników korzystających z KSeF-u

Dla podatników wystawiających faktury ustrukturyzowane, niezależnie od sposobu przesyłania ich do odbiorcy, ustawodawca przewidział preferencje.

Jest nią możliwość otrzymywania zwrotu różnicy podatku naliczonego nad należnym w skróconym do 40 dni terminie.

Aby podatnik mógł skorzystać z preferencji, musi spełnić poniższe warunki:

– wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane w celu udokumentowania:

  • sprzedaży, a także dostaw towarów i świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT (sprzedaż zagraniczna, w przypadku której zastosowanie mają polskie przepisy o wystawianiu faktur) na rzecz innych podatników podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osób prawnych niebędących podatnikami;

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

  • otrzymywania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności – w zakresie, w jakim faktury takie dotyczą otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy;

– kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł;

– przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który występuje z wnioskiem o zwrot:

  • był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;

  • składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT;

  • posiadał rachunek na tzw. Białej Liście;

– ponadto prawo do uzyskania zwrotu w terminie 40 dni nie wyłącza wystawiania w danym okresie rozliczeniowym faktur innych niż ustrukturyzowane; powyższe dotyczy jednak wyłącznie:

  • faktur, których nie wystawia się w formie ustrukturyzowanej ze względu na brak zgodności z udostępnionym przez ministerstwo wzorem faktury ustrukturyzowanej

  • lub faktur uproszczonych.

Powyższe warunki będą weryfikowane przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Natomiast druga preferencja daje możliwość obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie faktur korygujących „in minus” bez konieczności posiadania dokumentacji, o której mowa w ustawie.

Przykład 6.

Podatnik korzystający z KSeF w lutym wystawił trzy faktury korygujące. W jakim terminie może je rozliczyć?

W takim przypadku podatnik może rozliczyć faktury już w momencie ich wystawienia. Nie musi czekać, czy wypełniło się uzgodnienie z dostawcą.

W związku z tym nabywca otrzymujący ustrukturyzowane faktury korygujące „in minus” wystawione w KSeF-ie ma obowiązek zmniejszenia kwot podatku naliczonego w okresie rozliczeniowym, w którym je otrzymał.

Po wysłaniu faktury do KSeF-u nie można jej edytować bądź wycofać. To powoduje, że podatnik będzie musiał wystawiać w takim przypadku faktury korygujące.

Podsumowując, nowe rozwiązania dotyczące wystawiania faktur należy ocenić pozytywnie.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów