Począwszy od lutego 2026 roku, dla pierwszej grupy podatników - KSeF przestanie mieć charakter fakultatywny i stanie się obowiązkowym narzędziem w zakresie wystawiania e-Faktur. Wdrożenie obligatoryjnego KSeF będzie odbywać się dwuetapowo, tj. od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. W artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych.
Faktury ustrukturyzowane a platforma KSeF
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT – w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku – podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu Ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 106gb ustawy o VAT).
W nowym brzmieniu art. 106na ustawy o VAT będzie wskazywał, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Tym samym zostanie usunięty warunek wskazujący, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Wynika to przede wszystkim z nadchodzącego obowiązkowego charakteru e-Faktur.
#zobacztez
Co istotne, datą otrzymania nie zawsze będzie data przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF. Jak wynika z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku gdy:
- miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
- nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1
– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
W takim przypadku podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze (art. 106gb ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT).
Przykład 1.
Podatnik z Polski sprzedaje towar na rzecz kontrahenta z Niemiec. Po wejściu w życie obowiązkowego systemu KSeF zastanawia się on, w jaki sposób powinien wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Podatnik z Polski powinien wystawić e-Fakturę przy użyciu KSeF. Taka faktura musi być oznaczona kodem dostępu do KSeF. W tym przypadku datą otrzymania e-Faktury będzie data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę.
Powyższe potwierdza też treść interpretacji Dyrektora KIS z 26 kwietnia 2024 roku (nr 0114-KDIP1-2.4012.76.2024.2.SST), gdzie wskazano:
Warto też podkreślić, że nadal obowiązywać będzie przepis wskazujący, że podatnik na żądanie podmiotu niebędącego podatnikiem podatku VAT (np. gminy) będzie zobligowany wystawić fakturę. W takich sytuacjach zastosowanie będzie mieć art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT, zgodnie z którym w przypadku gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku, poprzez:
- podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury, albo
- oznaczenie kodem, o którym mowa w ust. 5, umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.
Przykład 2.
Podatnik VAT czynny sprzedał towar na rzecz gminy. Gmina, korzystając z uprawnienia wynikającego z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, zażądała wystawienia faktury. W jaki sposób podatnik powinien wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
Podatnik VAT nie musi w tym przypadku przekazywać faktury. Wystarczy, że poda kod e-Faktury oraz przekaże dane umożliwiające identyfikację faktury w KSeF.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez inne podmioty
Należy odnotować, że nie każdy przypadek wykonania czynności opodatkowanej na terenie Polski będzie podlegać fakturowaniu poprzez KSeF. Jak bowiem wynika z art. 106gb ust. 1, obowiązek wystawienia e-Faktury nie dotyczy m.in.:
- faktur wystawianych przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- faktur wystawianych przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
Wskazane powyżej podmioty wystawiają faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, choć warto odnotować, że przepisy umożliwiają im korzystanie z KSeF na zasadzie dobrowolności.
Jeżeli jednak zagraniczni podatnicy nie będą chcieli korzystać z systemu KSeF, fakturowanie odbywać się będzie na podstawie faktur elektronicznych lub papierowych. W myśl art. 106gc ustawy o VAT w przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Natomiast faktury w postaci papierowej wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Przykład 3.
Podatnik z Czech wykonał usługę budowlaną na rzecz podatnika z Polski. Usługa dotyczyła nieruchomości położonej we Wrocławiu. Zgodnie z art. 28e ustawy o VAT taka usługa podlega opodatkowaniu na terytorium kraju. Czy czeska firma ma obowiązek wystawienia e-Faktury poprzez KSeF?
Podatnik z Czech może w tym przypadku wystawić zarówno fakturę papierową, jak i fakturę elektroniczną. Nie ciąży na nim obowiązek korzystania z KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Podatnicy podatku VAT czekają na wejście w życie przepisów stanowiących o obowiązkowym stosowaniu KSeF. Już teraz pojawia się wiele pytań oraz wątpliwości co do praktycznego stosowania systemu. Najbliższy czas pokaże, jak w rzeczywistości gospodarczej będzie się sprawdzać KSeF.
