Ewidencja w KPiR przychodów i kosztów podatkowych

Przedsiębiorcy, wybierając opodatkowanie według skali podatkowej, zobowiązani są do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Najczęstszym problemem przy dokonywaniu zapisów jest określenie momentu powstania przychodu oraz ocenienie, które wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu. Sprawdź, czy wiesz, jak prawidłowo wygląda ewidencja w KPiR.

Przychody w KPiR

Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód z działalności to należna kwota pomniejszona o wartości zwróconych towarów oraz o udzielone bonifikaty i skonta bez względu na to, czy kontrahent faktycznie dokonał zapłaty. Dodatkowo u czynnych podatników VAT przychodem ze sprzedaży jest przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług. Oznacza to, że ewidencja w KPiR osiągniętego przychodu z działalności powinna zostać ujęta w kwocie brutto przez podmioty zwolnione z VAT oraz w kwocie netto przez czynnych podatników VAT.

Najważniejszą kwestią przy ewidencji przychodu w KPiR jest określenie momentu jego powstania. Ogólną zasadę opisującą moment powstania przychodu reguluje art. 14 ust. 1c ustawy o PIT.

W praktyce oznacza to, że jeżeli data wystawienia faktury jest późniejsza niż faktyczna data sprzedaży lub otrzymania zapłaty, to momentem uzyskania przychodu (datą powstania przychodu) jest dzień sprzedaży lub otrzymania należności. Pod tą datą należy wykazać przychód w KPiR. 

Przychody ze sprzedaży towarów a ewidencja w KPiR

Do ewidencji przychodów ze sprzedaży towarów i sprzedaży usług służy co do zasady kolumna 7 KPiR - wartość sprzedanych towarów i usług.

Dokumenty, na podstawie których dokonywana jest ewidencja w KPiR przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług to:

• faktura,

• paragon bądź raport okresowy z kasy fiskalnej,

• ewidencja sprzedaży bezrachunkowej dla sprzedaży nieudokumentowanej fakturami, w sytuacji gdy nie jest prowadzona ewidencja na kasie fiskalnej (lub dowody wewnętrzne),

• ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych w przypadku działalności kantorowej,

• ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy w przypadku działalności lombardowej.

Pozostałe przychody - ewidencja w KPiR

Przychody osiągane z innych zdarzeń gospodarczych niż z podstawowej działalności przedsiębiorstwa co do zasady podlegają ewidencji w KPiR w kolumnie 8 - pozostałe przychody. Są to przychody związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, dlatego też zalicza się do nich m.in.:

• przychody z tytułu odpłatnego zbycia środków trwałych lub składników wyposażenia, otrzymane dotacje i subwencje,

• odsetki bankowe,

• dodatnie różnice kursowe,

• zapłacone przez kontrahentów odsetki od nieterminowych spłat należności.

Koszty uzyskania przychodów a ewidencja w KPiR

W trakcie prowadzenia działalności przedsiębiorcy ponoszą różnego rodzaju koszty. Ważne jest prawidłowe określenie, które z nich stanowią koszt podatkowy i obejmuje ewidencja w KPiR. Zgodnie z ustawą o PIT koszt podatkowy nie może być wyłączony z katalogu kosztów uzyskania przychodów i tym samym znajdować się w art. 23 ustawy o PIT.

Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Tak jak w przypadku przychodów, istotny jest moment ich ewidencji w KPiR. W przypadku kosztów ma to związek z metodami ewidencji kosztów, jakie może wybrać każdy przedsiębiorca. Metody, o których mowa, to metoda memoriałowa lub uproszczona (inaczej: kasowa).

Metoda memoriałowa wiąże się z podziałem kosztów na pośrednio i bezpośrednio związane z działalnością. W przypadku kosztów bezpośrednich metoda ta polega na ewidencji kosztów w okresie, w którym osiągnięto odpowiadające im przychody. Natomiast koszty pośrednie, co do zasady, ujmuje się w ewidencji w dniu wystawienia faktury. Reguła ta ma jednak szczególny wyjątek - jeżeli koszty dotyczą przełomu roku, należy podzielić je zgodnie z okresem, którego dotyczą.

Przykład 1.

Jan Kowalski prowadzący firmę XYZ stosuje kasową metodę rozliczania kosztów. W styczniu 2023 roku otrzymał polisę ubezpieczeniową, której okres ubezpieczenia obejmował dwa lata. Czy wartość polisy należy podzielić na dwa lata i w każdym roku zaksięgować ją w połowie?

Kiedy stosujemy kasową metodę rozliczania kosztów, co do zasady całość wydatku powinna zostać ujęta w ewidencji w dniu wystawienia polisy. Bez znaczenia jest w tej sytuacji fakt, że polisa obejmuje rok 2023 oraz 2024. Cały koszt polisy powinien zostać wykazany w KPiR w styczniu 2023 roku.

Koszty ewidencjonowane w KPiR dzieli się na 5 podstawowych grup, z czego każda grupa podlega ewidencji w osobnych kolumnach:

• Zakup materiałów i towarów handlowych (kolumna 10),

• Koszty uboczne zakupu (kolumna 11),

• Wynagrodzenia (kolumna 12),

• Pozostałe wydatki (kolumna 13),

• Koszty działalności badawczo-rozwojowej (kolumna 16).

Zakup towarów i materiałów a ewidencja w KPiR

Wydatki poniesione na zakup towarów i materiałów, bez względu na moment poniesienia kosztu, księgowane są w kolumnie 10 KPiR - zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu. Co do zasady, dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu jest jednoznaczny z dniem wystawienia faktury bądź rachunku lub innego dowodu będącego podstawą do księgowania kosztów. Jednak w trakcie prowadzenia działalności mają miejsce sytuacje gdy przedsiębiorca może otrzymać dostawę towarów przed wystawieniem faktury. Pojawia się zatem pytanie, jak w takiej sytuacji powinna wyglądać prawidłowa ewidencja w KPiR?

Moment ujęcia zakupu towarów w KPiR

Zgodnie z § 16 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych należy wprowadzić do KPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu lub sprzedaży. W związku z tym nie jest istotne, czy sprzedawca dostarczył wraz z towarem fakturę dokumentująca sprzedaż.

Kiedy dostawa towarów ma miejsce przed wystawieniem faktury, należy sporządzić dokument, który będzie podstawą do dokonania zapisów w KPiR. Dokument ten powinien zawierać:

• dane odbiorcy,

• dane dostawcy,

• szczegółowy opis otrzymanych towarów i materiałów - ilość, rodzaj oraz cenę jednostkową, a także całkowitą wartość towaru lub materiału,

• datę i podpis osoby przyjmującej towar.

Po otrzymaniu faktury w terminie późniejszym, należy dołączyć ją do wcześniej zaksięgowanego dokumentu - faktura taka nie stanowi podstawy księgowania, a jedynie potwierdzenie sporządzonego wcześniej dokumentu. W sytuacji powstania ewentualnej różnicy wartości wskazanej na fakturze i ujętej w sporządzonym wcześniej opisie powinna zostać wpisana do KPiR w dniu otrzymania faktury.

W sytuacji gdy przedsiębiorca otrzyma w pierwszej kolejności fakturę, a dostawa towarów bądź materiałów będzie miała miejsce w terminie późniejszym, to co do zasady datą poniesienia kosztów uzyskania przychodów, a tym samym datą księgowania faktury w KPiR będzie data wystawienia faktury.

Przykład 2.

Jan Kowalski prowadzący firmę XYZ otrzymał zamówiony towar 20 stycznia 2023 r. Sprzedawca nie dołączył do zamówienia faktury sprzedaży. Fakturę pan Jan otrzymał dopiero 15 lutego 2023. Czy możliwe jest dokonanie sprzedaży dostarczonego towaru w styczniu? Na jakiej podstawie zaksięgować zakup i w jakim miesiącu powinna mieć miejsce ewidencja w KPiR?

Co do zasady, zakup towarów musi być ujęty w KPiR najpóźniej przed dokonaniem sprzedaży towaru. W związku z brakiem faktury na dostarczony towar pan Jan powinien po jego dostawie sporządzić dokument potwierdzający otrzymanie i na jego podstawie dokonać ewidencji w KPiR 20 stycznia 2023 r. Po otrzymaniu faktury może okazać się, że podana wartość na fakturze różni się od kwoty, jaka została wprowadzona do KPiR. W takiej sytuacji, pan Jan powinien ująć w KPiR powstałą różnicę w dniu otrzymania faktury, tj. 15 lutego 2023 r.

Przekazanie towarów na potrzeby reklamy i cele osobiste

Towary handlowe wprowadzone do kolumny 10 KPiR w chwili zakupu, mogą zostać przeznaczone zarówno na cele firmowe, jak i np. reklamę bądź na cele prywatne.

W pierwszej sytuacji przekazanie towarów bądź materiałów nie powoduje skutków w podatku VAT, a jedynie w sposobie ich ujęcia w KPiR. Wartość towarów przeznaczonych na cele firmowe należy przeksięgować do kolumny 13 KPiR - pozostałe wydatki. Przekwalifikowanie towarów należy odpowiednio udokumentować. W tym celu sporządza się protokół przekazania towarów handlowych na potrzeby firmy, który stanowi podstawę dokonania korekty zapisów w KPiR. Protokół ten powinien zawierać co najmniej informacje takie jak:

• numer dokumentu,

• opis zdarzenia,

• datę zdarzenia,

• nazwę przekazanego towaru,

• wartość przekazanego towaru.

W sytuacji przekazania towarów na cele prywatne przedsiębiorca ma obowiązek skorygowania wartości towarów ujętych w kolumnie 10. Towary przekazane na cele osobiste nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym również należy sporządzić protokół przekazania towarów, a następnie na podstawie tego protokołu dokonać wyksięgowania. Dodatkowo, w sytuacji gdy podatnikowi przysługiwało prawo odliczenia podatku VAT w momencie zakupu towarów, w związku z przekazaniem ich na cele prywatne należy dokonać odpowiednich wpisów w rejestrze VAT. W tym celu, w dniu przekazania na podstawie sporządzonego protokołu podatnik ma obowiązek dokonania wpisów w rejestrze sprzedaży VAT, wykazując podatek VAT należny od wartości przekazanych towarów.

Ewidencja w KPiR kosztów ubocznych zakupów

Wydatki związane bezpośrednio z zakupem towarów oraz materiałów wykorzystywanych w podstawowej działalności powinny zostać uwzględnione w kolumnie 11 KPiR - koszty uboczne zakupu. Do wydatków tych zalicza się koszty poniesione w związku z transportem, załadunkiem, wyładunkiem oraz ubezpieczeniem w drodze.

Przykład 3.

Jan Kowalski prowadzący firmę XYZ otrzymał przesyłką kurierską zamówiony towar. Na fakturze za zamówiony towar zostały wykazane dwie pozycje: zamówiony towar oraz koszt przesyłki. Czy koszt przesyłki powinien być zakwalifikowany do innych wydatków związanych z działalnością, powiększać wartość zakupionych towarów czy być wykazany w kosztach ubocznych zakupu?

Otrzymując fakturę, na której oprócz wartości towarów zostały wyszczególnione koszty transportu, należy ująć ją w ewidencji KPiR w jednej pozycji, ale w dwóch odrębnych kolumnach:

• wartość zakupionych towarów w kolumnie 10 - zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu,

• koszt przesyłki w kolumnie 11 - koszty uboczne zakupu.

Co ważne, nie każdy wydatek będący kosztem transportu podlega ewidencji w KPiR jako koszt uboczny zakupu w dniu jego poniesienia. Przykładem wydatku, którego nie należy wprowadzać do kolumny 11 KPiR, jest koszt transportu środków trwałych poniesiony przed wpisaniem ich do ewidencji środków trwałych. Wydatek ten będzie powiększał wartość początkową środka trwałego, która stanowi podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Innym przykładem wydatku, który nie powinien zostać zaksięgowany w kolumnie 11 KPiR, jest koszt transportu dotyczący innych wydatków związanych z działalnością gospodarczą. Koszt taki należy ująć bezpośrednio w kolumnie 13 - pozostałe wydatki.

Księgowanie wynagrodzeń w KPiR

Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło księguje się w KPiR w kwocie brutto (wraz ze składkami ZUS finansowanymi przez pracowników oraz zaliczkami na podatek) w kolumnie 12 KPiR - wynagrodzenia w gotówce i w naturze. Podstawą wprowadzenia wydatków do ewidencji jest co do zasady:

• lista płac (w przypadku umów o pracę), rachunek (w przypadku umów cywilnoprawnych) lub inny dowód podpisany przez pracownika będący jednocześnie potwierdzeniem otrzymania wynagrodzenia w gotówce i naturze;

• inny dowód np. potwierdzający dokonanie przelewu wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika.

Różnice w dacie ujmowania wynagrodzeń za dany miesiąc pojawiają się w sytuacji umów o pracę oraz umów zlecenie i umów o dzieło. W sytuacji umowy o pracę, wynagrodzenie stanowi koszt uzyskania przychodu w miesiącu, za który jest należne, pod warunkiem że zostało opłacone lub pozostawione do dyspozycji pracownika w terminie wypłaty wynagrodzeń za dany miesiąc. Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenie oraz umowy o dzieło będzie stanowić koszt uzyskania przychodu dopiero w momencie wypłaty, bez względu na to, którego miesiąca dotyczy.

Należy jednak pamiętać, że składki ZUS finansowane w części przez pracodawcę oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych powinny zostać ujęte w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki dopiero w momencie ich zapłaty.

Przykład 4.

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę przelewem, 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wynagrodzenia za styczeń wypłacone zostały 2 lutego 2023 roku. W którym miesiącu należy ująć je w kosztach?

Co do zasady, wynagrodzenia z tytułu umów o pracę stanowią koszt okresu, za który są naliczane, jeśli zostały wypłacone w terminie. W powyższej sytuacji wypłata nastąpiła 2 lutego 2023 r. Termin wypłaty wynagrodzeń za styczeń 2023 r. to 5 luty 2023 roku. W związku z tym wypłacone wynagrodzenia powinny zostać ujęte w kosztach w styczniu 2023 roku.

Przykład 5.

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę przelewem, 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wynagrodzenia za styczeń wypłacone zostały 10 lutego 2023 roku. W którym miesiącu należy ująć je w kosztach?

W związku z tym, że wynagrodzenia za styczeń 2023 r. zostały wypłacone po terminie płatności, powinny zostać zaliczone do kosztów podatkowych miesiąca, w którym nastąpiła ich faktyczna wypłata, czyli w lutym 2023.

Przykład 6.

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie przelewem, 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wynagrodzenia za styczeń i luty 2023 r. wypłacone zostały 20 lutego 2023 roku. W którym miesiącu należy ująć je w kosztach?

Co do zasady, wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie stanowią koszt podatkowy w momencie wypłaty bez względu na to, którego okresu dotyczą. W związku z tym wypłacone wynagrodzenia za styczeń i luty 2023 r. w całości należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w lutym 2023 roku.

Pozostałe koszty podatkowe a ewidencja w KPiR

W kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki, ewidencjonuje się wydatki nieuwzględnione w kolumnach 10-12. Do kosztów tych zalicza się wydatki poniesione na czynsz za lokal, opłaty za media, abonament telefoniczny oraz internet. Do pozostałych wydatków zalicza się również koszty związane ze środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi, takimi jak amortyzacja, zakup paliwa, wydatki związane z eksploatacją pojazdów oraz koszty remontów, a dodatkowo wydatki poniesione na zakupione wyposażenie. Kolumna 13 służy również do ewidencji składek ZUS pracowników finansowanych przez pracodawcę.

Ewidencja w KPiR odsetek i prowizji bankowych

Wydatki poniesione w związku z zaciągniętymi kredytami lub pożyczkami pod pewnymi warunkami również mogą zaliczać się do kosztów podatkowych. Aby odsetki i prowizje bankowe można było uznać za koszty uzyskania przychodów, muszą spełniać łącznie 2 warunki:

• kredyt lub pożyczka, których dotyczą, pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

• są opłacone.

Jeśli wydatki związane z odsetkami i prowizjami bankowymi spełniają powyższe warunki, podlegają ewidencji w KPiR w kolumnie 13 - pozostałe wydatki w momencie ich faktycznej zapłaty. Podstawą dokonania zapisów jest w praktyce dowód wewnętrzny w powiązaniu z potwierdzeniem zapłaty i umową kredytową lub umowa pożyczki.

W sytuacji gdy odsetki i prowizje mają związek z kredytem bądź pożyczką zaciągniętą na zakup lub wytworzenie środków trwałych, to odsetki i prowizje poniesione do momentu wprowadzenia środka trwałego do ewidencji będą powiększać wartość początkową środka trwałego. W związku z tym nie ewidencjonuje się ich w KPiR, ponieważ zostaną rozliczone poprzez odpisy amortyzacyjne środka trwałego.

Odsetki za zwłokę i kary umowne

W trakcie prowadzenia działalności przedsiębiorca może spotkać się z różnymi rodzajami opłat. Najpopularniejszą opłatą są odsetki za nieterminową spłatę zobowiązań oraz odsetki podatkowe. W przypadku nieuregulowania zobowiązania w terminie, sprzedawca ma prawo naliczać odsetki za zwłokę. Odsetki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dopiero w momencie ich zapłaty. Ujmowane są w kolumnie 13 KPiR- pozostałe wydatki.

Kary umowne, tak jak odsetki, dzielą się na takie, które można zaliczyć do kosztów podatkowych i te które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. W świetle podatku dochodowego od osób fizycznych kary umowne i odszkodowania poniesione z tytułu:

• wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,

• zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,

• zwłoki w usunięciu wad towarów,

• zwłoki w usunięciu wad wykonanych robót i usług,

nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, w związku z czym nie podlegają ewidencji w KPiR. Kosztem podatkowym jest natomiast kara umowna nałożona i zapłacona w związku z nieterminową dostawą towarów lub wykonaniem usług.