Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja w KPiR przychodów i kosztów podatkowych

Przedsiębiorcy, wybierając opodatkowanie według skali podatkowej, zobowiązani są do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Najczęstszym problemem przy dokonywaniu zapisów jest określenie momentu powstania przychodu oraz ocenienie, które wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu. Sprawdź, czy wiesz, jak prawidłowo wygląda ewidencja w KPiR.

Przychody w KPiR

Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód z działalności to należna kwota pomniejszona o wartości zwróconych towarów oraz o udzielone bonifikaty i skonta bez względu na to, czy kontrahent faktycznie dokonał zapłaty. Dodatkowo u czynnych podatników VAT przychodem ze sprzedaży jest przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług. Oznacza to, że ewidencja w KPiR osiągniętego przychodu z działalności powinna zostać ujęta w kwocie brutto przez podmioty zwolnione z VAT oraz w kwocie netto przez czynnych podatników VAT.

Najważniejszą kwestią przy ewidencji przychodu w KPiR jest określenie momentu jego powstania. Ogólną zasadę opisującą moment powstania przychodu reguluje art. 14 ust. 1c ustawy o PIT:

Art. 14 ust. 1c ustawy o PIT:

Za datę powstania przychodu, uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego, wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

  • wystawienia faktury albo

  • uregulowania należności.

W praktyce oznacza to, że jeżeli data wystawienia faktury jest późniejsza niż faktyczna data sprzedaży lub otrzymania zapłaty, to momentem uzyskania przychodu (datą powstania przychodu) jest dzień sprzedaży lub otrzymania należności. Pod tą datą należy wykazać przychód w KPiR. 

Przychody ze sprzedaży towarów a ewidencja w KPiR

Do ewidencji przychodów ze sprzedaży towarów i sprzedaży usług służy co do zasady kolumna 7 KPiR - wartość sprzedanych towarów i usług.

Dokumenty, na podstawie których dokonywana jest ewidencja w KPiR przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług to:

  • faktura,

  • paragon bądź raport okresowy z kasy fiskalnej,

  • ewidencja sprzedaży bezrachunkowej dla sprzedaży nieudokumentowanej fakturami, w sytuacji gdy nie jest prowadzona ewidencja na kasie fiskalnej (lub dowody wewnętrzne),

  • ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych w przypadku działalności kantorowej,

  • ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy w przypadku działalności lombardowej.

Ważne!

Przy ewidencji przychodów w KPiR na podstawie raportu okresowego z kasy fiskalnej należy pamiętać, aby wartość wynikającą z raportu skorygować o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu, np. o wartość dokonanych korekt wykazanych w ewidencji zwrotów lub w ewidencji oczywistych pomyłek.

Pozostałe przychody - ewidencja w KPiR

Przychody osiągane z innych zdarzeń gospodarczych niż z podstawowej działalności przedsiębiorstwa co do zasady podlegają ewidencji w KPiR w kolumnie 8 - pozostałe przychody. Są to przychody związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, dlatego też zalicza się do nich m.in.:

  • przychody z tytułu odpłatnego zbycia środków trwałych lub składników wyposażenia, otrzymane dotacje i subwencje,

  • odsetki bankowe,

  • dodatnie różnice kursowe,

  • zapłacone przez kontrahentów odsetki od nieterminowych spłat należności.

Koszty uzyskania przychodów a ewidencja w KPiR

W trakcie prowadzenia działalności przedsiębiorcy ponoszą różnego rodzaju koszty. Ważne jest prawidłowe określenie, które z nich stanowią koszt podatkowy i obejmuje ewidencja w KPiR. Zgodnie z ustawą o PIT koszt podatkowy nie może być wyłączony z katalogu kosztów uzyskania przychodów i tym samym znajdować się w art. 23 ustawy o PIT.

Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Tak jak w przypadku przychodów, istotny jest moment ich ewidencji w KPiR. W przypadku kosztów ma to związek z metodami ewidencji kosztów, jakie może wybrać każdy przedsiębiorca. Metody, o których mowa, to metoda memoriałowa lub uproszczona (inaczej: kasowa).

Metoda memoriałowa wiąże się z podziałem kosztów na pośrednio i bezpośrednio związane z działalnością. W przypadku kosztów bezpośrednich metoda ta polega na ewidencji kosztów w okresie, w którym osiągnięto odpowiadające im przychody. Natomiast koszty pośrednie, co do zasady, ujmuje się w ewidencji w dniu wystawienia faktury. Reguła ta ma jednak szczególny wyjątek - jeżeli koszty dotyczą przełomu roku, należy podzielić je zgodnie z okresem, którego dotyczą.

Ważne!

Gdy stosujemy memoriałową metodę rozliczania kosztów, faktura kosztowa obejmująca koszty pośrednie, na której np. występuje opłata za grudzień oraz opłata za styczeń następnego roku, nie podlega ogólnej zasadzie ujmowania kosztów. Wydatek taki należy zaksięgować proporcjonalnie do okresu, którego dotyczy, tzn. opłata grudniowa powinna być ujęta w ewidencji dotyczącej grudnia, a opłata za styczeń powinna zostać zaksięgowana w styczniu następnego roku.

Możesz ocenić ten artykuł