Corocznym obowiązkiem każdego pracodawcy jest ustalenie płatnika zasiłków na rok kolejny. Aby było wiadomo, kto będzie w kolejnym roku kalendarzowym ustalał prawo, wysokość i wypłatę świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, ZUS czy pracodawca, konieczne jest sprawdzenie liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada roku poprzedniego.
Ubezpieczenie chorobowe
Ubezpieczenie chorobowe może być obowiązkowe lub dobrowolne. Obowiązkowemu ubezpieczeniu chorobowemu podlegają:
- pracownicy,
- osoby odbywające zastępczą służbę wojskową,
- członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych.
Aby zostać objętym dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym, należy podlegać pod obowiązkowe ubezpieczenie emerytalno-rentowe oraz złożyć odpowiedni wniosek. Mogą do niego przystąpić osoby, które wykonują:
- pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług;
- pracę nakładczą;
- odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie tymczasowego aresztowania lub odbywania kary pozbawienia wolności
oraz osoby:
- prowadzące działalność pozarolniczą, a także osoby z nimi współpracujące;
- będące duchownymi.
Co ważne, przez pierwsze 33 dni nieobecności w roku kalendarzowym (14 dni w przypadku osób, które ukończyły 50 r.ż.) pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe płatne zawsze przez pracodawcę. Po tym okresie pracownik otrzymuje zasiłek, którego płatnikiem może być pracodawca lub ZUS.
Ustalenie płatnika zasiłków
Liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada danego roku decyduje o tym, kto będzie płatnikiem zasiłków w roku kolejnym od 1 stycznia do 31 grudnia. Jeśli na 30 listopada do ubezpieczenia chorobowego będzie zgłoszonych:
- 20 osób lub mniej - płatnikiem zasiłków w kolejnym roku będzie ZUS,
- więcej niż 20 osób - zasiłki będzie wypłacał pracodawca (art. 61 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).
Ustalając liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, należy wziąć pod uwagę zarówno osoby zgłoszone do tego ubezpieczenia obowiązkowo, jak i te, które zostały objęte tym ubezpieczeniem dobrowolnie. Jeżeli pracodawcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, ją również należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego.
Co istotne, wszelkie zmiany w liczbie ubezpieczonych, które nastąpią po 30 listopada, nie mają wpływu na zmianę płatnika zasiłków. Zmiana może nastąpić dopiero w kolejnym roku kalendarzowym.
Przykład 1.
Na 30 listopada 2023 roku pracodawca firmy X zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 25 osób, w związku z czym od stycznia 2024 roku był płatnikiem zasiłków. Jednak 30 kwietnia 2024 r. z powodu redukcji etatów pracę straciło 7 osób. W związku z tym od 1 maja 2024 r. pracodawca zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 18 osób. Mimo że liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego była niższa niż 20, pracodawca nadal był płatnikiem zasiłków.
Przykład 2.
Firma Y na 30 listopada 2023 roku miała zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego 12 osób, w związku z czym od stycznia 2024 roku płatnikiem zasiłków był ZUS. Od sierpnia 2024 roku firma zaczęła się rozrastać i na 23 października 2024 roku w firmie Y było zatrudnionych 26 osób. Zwiększenie zatrudnienia nie spowodowała zmiany płatnika zasiłków w roku 2024, nadal płatnikiem pozostał ZUS.
Co ważne, pracodawca, który jest płatnikiem zasiłków, nie płaci ich z własnych funduszy. W momencie wyliczania składek ZUS do zapłaty w danym miesiącu, zakład pracy, który jest płatnikiem zasiłków, pomniejsza kwotę do zapłaty w ZUS o sumę wypłaconych przez niego zasiłków w poprzednim miesiącu.
Ustalenie płatnika zasiłków - kogo należy pominąć?
Ustalając liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada danego roku, nie należy brać pod uwagę osób, które przebywają przez cały miesiąc:
- na urlopie wychowawczym,
- na urlopie bezpłatnym.
W tym czasie osoby te nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu.
Pod uwagę nie należy również brać duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.
Płatnik zasiłków - wyjątki
Są jednak takie osoby, którym zasiłki zawsze wypłaca ZUS, bez względu na liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego przez płatnika składek. Należą do nich:
- ubezpieczeni prowadzący działalność pozarolniczą i osoby z nimi współpracujące;
- ubezpieczeni będący duchownymi;
- ubezpieczeni, którzy podlegają ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u zagranicznego pracodawcy;
- osoby, które są uprawnione do zasiłków po ustaniu ubezpieczenia (art. 61 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).
Jeżeli ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku przed 1 stycznia kolejnego roku, a dana osoba nadal jest nieprzerwanie niezdolna do pracy po 31 grudnia roku poprzedniego, to ZUS nadal wypłaca zasiłek za okres nieprzerwanej niezdolności do pracy. Nie ma tu znaczenia, czy po nowym roku nastąpiła zmiana płatników zasiłków. Dopiero jeśli nastąpi zmiana rodzaju pobieranego świadczenia lub przerwa pomiędzy kolejnymi niezdolnościami do pracy, a od nowego roku płatnikiem składek będzie pracodawca, to on będzie wypłacał zasiłek za kolejne niezdolności do pracy (art. 61 ust. 4 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).
ZUS jako płatnik zasiłków
Jeżeli płatnikiem zasiłków jest ZUS, pracodawca powinien wraz ze zwolnieniem lekarskim przesłać do ZUS-u zaświadczenie:
- ZUS Z-3 - w przypadku pracowników,
- ZUS Z-3a - w przypadku pozostałych ubezpieczonych,
- ZUS Z-3b - w przypadku osób wykonujących pozarolniczą działalność lub osób współpracujących z nimi.
Na podstawie tego druku Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie mógł ustalić kwotę zasiłku do wypłaty.
Ustalenie płatnika zasiłków w systemie
Raport na cele ustalenia płatnika zasiłków znacznie ułatwi ustalenie dokładną liczbę ubezpieczonych, a dzięki temu pomoże on ustalić płatnika zasiłków. Aby raport został wygenerowany, należy KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć w opcję DRUKUJ » RAPORTY. w polu RAPORT wybrać rodzaj - RAPORT NA CELE USTALENIA PŁATNIKA ZASIŁKÓW i rok, za jaki mają być przygotowane dane.
Zostanie wtedy wygenerowany plik w formacie PDF, z informacjami w tym temacie.
