W obrocie gospodarczym duże znaczenie mają dane identyfikujące przedsiębiorcę. To one pozwalają kontrahentom, organom administracji oraz organom podatkowym ustalić, kto jest stroną danego stosunku prawnego, kto świadczy usługę i kto dokonuje sprzedaży. Jednym z najczęściej pojawiających się zagadnień praktycznych jest kwestia adresu – a w szczególności to, czy możliwe jest ukrycie adresu w CEIDG oraz czym różni się adres ujawniony we wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) od adresu wskazywanego na fakturze w danych sprzedawcy. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się więcej!
Jakie dane trafiają do CEIDG?
Zgodnie z art. 5 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy wpisowi do CEIDG podlegają następujące dane ewidencyjne:
- imię i nazwisko przedsiębiorcy, numer PESEL, o ile taki ma, oraz data urodzenia, o ile nie ma numeru PESEL;
- dodatkowe określenia, które przedsiębiorca włącza do firmy, o ile przedsiębiorca takich używa;
- oznaczenie „w spadku”, jeżeli został ustanowiony zarząd sukcesyjny;
- numer identyfikacyjny REGON przedsiębiorcy, o ile taki ma;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy, o ile taki ma, oraz informacje o jego unieważnieniu lub uchyleniu;
- informacja o obywatelstwie przedsiębiorcy;
- adres do doręczeń oraz – jeżeli przedsiębiorca takie miejsce ma – adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej; dane dotyczące adresu są zgodne z oznaczeniami kodowymi przyjętymi w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju, o ile to w danym przypadku możliwe;
- adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, o ile taki ma;
- inne niż wymienione wyżej dane kontaktowe przedsiębiorcy, w szczególności adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu, o ile dane te zostały zgłoszone przez przedsiębiorcę we wniosku o wpis do CEIDG;
- przedmiot wykonywanej działalności gospodarczej według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) na poziomie podklasy, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności.
#zobacztez
Poza danymi ewidencyjnymi wpisowi podlegają też dane informacyjne (art. 6 ustawy o CEIDG). Dotyczą one przede wszystkim przebiegu działalności i zdarzeń, które wpływają na jej prowadzenie, m.in.:
- daty rozpoczęcia, zawieszenia, wznowienia i zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej oraz informacji o wykreśleniu przedsiębiorcy z CEIDG;
- numeru NIP i REGON spółki cywilnej, o ile przedsiębiorca zawarł umowę takiej spółki;
- danych przedstawiciela ustawowego przedsiębiorcy, o ile są wymagane i nie wynikają już z innego wpisu;
- informacji o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych, ustanowieniu kurateli lub opieki;
- informacji o upadłości, postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz o zakazach prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywania określonego zawodu;
- informacji o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej, o ile została zgłoszona we wniosku o wpis do CEIDG;
- danych dotyczących zarządu sukcesyjnego – danych zarządcy, daty ustanowienia, przedłużenia i wygaśnięcia zarządu.
Wpis do CEIDG polega na wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego danych podlegających wpisowi.
Ukrycie adresu w CEIDG – czy jest możliwe?
Wpis do CEIDG jest jawny, a wyszukiwarka ewidencji udostępnia dane każdemu, bez logowania. Publicznie widoczne są dwa adresy: adres do doręczeń oraz – jeżeli przedsiębiorca takie miejsce ma – adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Ustawa o CEIDG nie przewiduje procedury zastrzeżenia tych danych ani wniosku o ich ukrycie.
W praktyce „ukrycie adresu w CEIDG” sprowadza się więc nie do usunięcia danych, lecz do tego, jaki adres przedsiębiorca zgłasza:
- przedsiębiorca, który nie ma stałego miejsca wykonywania działalności (np. świadczy usługi u klientów albo pracuje zdalnie), po prostu takiego adresu nie zgłasza – wówczas w wyszukiwarce CEIDG nie pojawi się żaden adres wykonywania działalności;
- adresu do doręczeń pominąć się nie da – jest obowiązkowy i zawsze jawny. Nie musi to być jednak adres mieszkania: może to być np. adres biura, biura wirtualnego czy biura rachunkowego, pod warunkiem że przedsiębiorca posiada tytuł prawny do korzystania z nieruchomości, którego dotyczy składane przy wpisie oświadczenie.
Jawność adresu zamieszkania przedsiębiorców od lat budzi wątpliwości – Prezes UODO zwracał uwagę na związane z nią ryzyko i postulował zmianę przepisów. Do czasu nowelizacji obowiązuje jednak zasada pełnej jawności wpisu.
Jaki adres podać na fakturze w danych sprzedawcy?
Zgodnie z ustawą o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Natomiast w myśl art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Stosownie do art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT faktura powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.
Na fakturze należy wskazywać adres siedziby działalności gospodarczej podatnika, zgodny z informacjami podanymi w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT, a w przypadku osoby fizycznej – adres wynikający ze zgłoszenia identyfikacyjnego.
Co do zasady podatnik ma obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej (art. 96 ust. 1 ustawy o VAT). Obowiązek ten nie dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia z VAT – ci mogą złożyć zgłoszenie dobrowolnie i zostają zarejestrowani jako „podatnik VAT zwolniony”. Jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym – w tym adres – ulegną zmianie, podatnik ma 7 dni na zgłoszenie zmiany naczelnikowi urzędu skarbowego (art. 96 ust. 12 ustawy o VAT).
Zgodnie z interpretacją podatkową nr 231336 na fakturze powinien być podawany co do zasady adres siedziby działalności gospodarczej podatnika w rozumieniu ustawy o VAT. Przepisy nie precyzują, jaki adres w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (miejsca zamieszkania czy głównego miejsca prowadzenia działalności – jeśli to główne miejsce prowadzenia działalności znajduje się w innym miejscu niż miejsce zamieszkania) podatnik powinien wskazać na fakturze.
Zdaniem organów podatkowych należy przyjąć, że będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym, tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być co do zasady adres zamieszkania.
Według ww. interpretacji podatkowej w sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i ma główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), na fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności. Nie ma też przeszkód, aby na fakturze były również podawane inne miejsca prowadzenia działalności, w szczególności te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług pod warunkiem, że nie zakłóca to czytelności faktury.
Adres sprzedawcy a faktura ustrukturyzowana w KSeF
Obowiązkowe fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur nie zmienia zasady dotyczącej adresu – zmienia jedynie sposób jego przekazania. W strukturze logicznej FA(3) adres sprzedawcy jest odrębnym, ustrukturyzowanym elementem węzła Podmiot1 (ulica i numer, miejscowość, kod pocztowy, kraj), więc nie da się go pominąć ani zastąpić opisem w treści faktury. Wpisujemy w nim ten sam adres, który wynika ze zgłoszenia identyfikacyjnego – adres zamieszkania albo adres głównego miejsca wykonywania działalności.
Warto przy tym pamiętać, że faktura ustrukturyzowana nie jest dokumentem publicznym – dostęp do niej mają wyłącznie strony transakcji oraz organy Krajowej Administracji Skarbowej.
