Planujemy zmiany w wynagrodzeniach wypłacanych w zakładzie, jedną ze zmian ma być wprowadzenie premii uznaniowej i wypłacanie jej co miesiąc. Czy premia uznaniowa powinna być oskładkowana i opodatkowana? Czy obliczając wysokość świadczeń chorobowych, uwzględniamy premię uznaniową w podstawie wymiaru? Jakie wymagania i zasady należy wprowadzić przy przyznawaniu premii uznaniowej?
Filip, Kraków
Pracodawca ma pewną dowolność w kształtowaniu wynagrodzeń. Musi jednak kierować się przepisami prawa. O czym należy pamiętać, przyznając premię uznaniową?
Dodatki do wynagrodzenia
Wynagrodzenie pracownika może składać się z elementów obowiązkowych oraz nieobowiązkowych. Wśród obowiązkowych składników wynagrodzenia można znaleźć:
- wynagrodzenie zasadnicze;
- wynagrodzenie za dyżury;
- wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy;
- dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych oraz w niedziele i święta;
- wynagrodzenie za pracę w nocy.
Pracownik może otrzymywać także nieobowiązkowe składniki wynagrodzenia, o których przyznaniu decyduje pracodawca. Wśród nich można znaleźć:
- premię uznaniową;
- premię regulaminową;
- dodatek funkcyjny.
Zasady wypłaty dodatkowych składników powinny zostać określone w ramach układu zbiorowego pracy, regulaminie pracy czy regulaminie wynagradzania. Mogą też znaleźć się w samej umowie o pracę.
Premia uznaniowa – jak określić zasady przyznawania
Jeżeli pracodawcy chcą wprowadzić dodatkowe składniki wynagrodzenia, wówczas kryteria, zasady i terminy wypłaty powinny zostać zapisane w odpowiednim dokumencie. Takie ustalenia muszą się znaleźć w układzie zbiorowym pracy, jeśli taki obowiązuje w danym zakładzie pracy, lub w przypadku firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników – w regulaminie wynagradzania. Natomiast pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników musi określić zasady premiowania indywidualnie, w umowach o pracę lub wprowadzić regulamin premiowania.
W ww. regulacjach można określić częstotliwość i zasady wypłacania tego składnika wynagrodzenia, np. określić, czy premia uznaniowa jest miesięczna, kwartalna czy roczna. Należy jednak pamiętać, że premia uznaniowa to pieniężne świadczenie dla pracownika, całkowicie uzależnione od swobodnego uznania pracodawcy. W przypadku takiej premii nie powinno być zatem żadnych konkretnych przesłanek, których spełnienie mogłoby być podstawą skutecznego zgłoszenia przez pracownika roszczenia o jego wypłatę.
Przykład 1.
W regulaminie premiowania wprowadzono zapis w brzmieniu: „Pracownikowi, na wniosek przełożonego, może zostać przyznana premia za osiągnięcia w pracy. Decyzję o przyznaniu premii i jej wysokości podejmuje pracodawca”.
Czyli regulacje te przewidują dopuszczalność wypłacenia premii, nie określają natomiast konkretnych kryteriów jej nabycia ani jej wysokości, a ich wypłata zależy od uznania pracodawcy. Intencją prawodawcy było wprowadzenie do systemu wynagrodzeń premii uznaniowej.
Przykład 2.
W regulaminie premiowania wprowadzono zapis w brzmieniu: „Pracownikowi może zostać przyznana premia w wysokości 500 zł za osiągniecie 10% sprzedaży produktu promowanego w danym miesiącu."
Czyli regulacje te przewidują dopuszczalność wypłacenia premii i określają konkretne kryteriów jej nabycia i jej wysokość. Czyli nie jest to premia uznaniowa.
Premia uznaniowa a składki ZUS i podatek
Premia uznaniowa jest przychodem ze stosunku pracy, który nie został wyłączony z oskładkowania i opodatkowania. Przychód ten pracodawca powinien zatem opodatkować i wliczyć pracownikowi do podstawy wymiaru składek ZUS oraz naliczyć od niego składki. Natomiast premia uznaniowa nie może korzystać ze zwolnienia z oskładkowania w okresie pobierania przez pracownika tzw. świadczeń chorobowych. Na mocy § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego zwolnione z ozusowania są składniki wynagrodzenia mające charakter roszczeniowy (niewypłacenie ich przez pracodawcę skutkuje roszczeniem o jego wypłatę). Premia uznaniowa zależy jednak wyłącznie od decyzji pracodawcy, czyli pracownik nie może wystąpić z roszczeniem o wypłatę tego świadczenia. Dlatego składki ubezpieczeniowe pracodawca powinien naliczyć od premii uznaniowej wypłaconej pracownikom w pełnej wysokości.
Przykład 3.
Pani Joanna w marcu 2024 roku przebywa cały miesiąc na zasiłku, który wypłacany jest przez ZUS. Mimo nieobecności pracodawca przyznał jej premię uznaniową w wysokości 500 zł. Kwotę tę powinien oskładkować i opodatkować. Czyli wyliczenia powinny wyglądać następująco:
- premia uznaniowa: 500,00 zł
- podstawa wymiaru składek społecznych: 500,00 zł
- składka na ubezpieczenie emerytalne: 500,00 zł× 9,76% = 48,80 zł
- składki na ubezpieczenia rentowe: 500,00 zł x 1,5% = 7,50 zł
- składka na ubezpieczenie chorobowe: 500,00 zł x 2,45% = 12,25 zł
- suma składek na ubezpieczenie społeczne: 48,80 zł + 7,50 + 12,25 = 68,55 zł
- podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 500,00 zł – 68,55 zł= 431,45 zł
- składka na ubezpieczenie zdrowotne: 431,45 zł x 9% = 38,83 zł
- składka na ubezpieczenie zdrowotne pobrana (obniżona do wysokości zaliczki): 0,00 zł
- stawka procentowa podatku: 12%
- koszty uzyskania przychodu: 250,00 zł
- kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową: 300,00 zł
- podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych: 500,00 zł – 68,55 zł – 250,00 zł = 181,45, po zaokrągleniu 181 zł
- zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych: 181 zł x 12% – 300,00 = 0 zł
- kwota netto: 500,00 zł – 68,55 zł = 431,45 zł.
Wynagrodzenie chorobowe a premia uznaniowa
Art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej określa, że w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych nie uwzględnia się premii, do których pracownik zachowuje prawo w myśl przepisów płacowych, jeżeli są one wypłacane za okresy pobierania tych świadczeń.
Czyli gdy premia zawsze jest wypłacana w stałej wysokości (nie jest pomniejszana za czas, kiedy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim), wówczas nie należy jej uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków.
Przykład 4.
Przepisy płacowe w zakładzie nie regulują zasad wypłaty premii uznaniowej. W praktyce premia wypłacana jest zawsze w stałej wysokości 500 zł, czyli nie jest pomniejszana za okres, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. W tym przypadku premii nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków i jest ona wypłacana w pełnej wysokości za okresy ich pobierania. Pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby od 7 marca do 30 kwietnia 2024 roku (55 dni). Premia za marzec i kwiecień została wypłacona w wysokości 500 zł. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, a następnie zasiłku za okres niezdolności do pracy stanowiło zatem przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od marca 2023 roku do lutego 2024 roku bez uwzględniania premii uznaniowych.
Gdy w przepisach płacowych nie ma postanowień o zachowywaniu prawa do premii za okresy pobierania świadczeń, wtedy jeżeli premia nie przysługuje za te okresy, wlicza się ją do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń chorobowych.
Co ważne, premia nie będzie mogła być ujmowana do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego w miesiącu, jeżeli zostanie wypłacona w stałej stawce miesięcznej, nawet kiedy pracownik przepracował tylko jeden dzień. Natomiast w sytuacji gdy niezdolność do pracy obejmuje wszystkie dni robocze, a pracownik nie otrzymuje prawa do premii za ten miesiąc, wówczas należy uwzględniać ją w podstawie wymiaru świadczenia przysługującego za ten miesiąc.
Przykład 5.
Pracownik otrzymuje premie uznaniowe ustalone w stałej miesięcznej wysokości 1000 zł. Gdy pracownik przepracuje choć jeden dzień w miesiącu, wówczas otrzymuje omawianą premię, natomiast nie jest ona przyznawana za miesiąc, w którym pracownik z powodu choroby nie przepracował ani jednego dnia.
Pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby od 17 kwietnia do 30 czerwca 2024 roku. Premia za kwiecień została wypłacona w wysokości 1000 zł, natomiast za maj i czerwiec nie została przyznana.
W tym przypadku podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, a następnie zasiłku za okres:
- od 7 do 31 kwietnia stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od kwietnia 2023 roku do marca 2024 roku bez uwzględniania premii uznaniowych;
- od 1 maja do 30 czerwca 2023 roku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od kwietnia 2023 roku do marca 2024 roku z uwzględnieniem premii uznaniowych.
Premia uznaniowa jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia, a o jej przyznaniu decyduje pracodawca. Pracownik nie ma więc prawa roszczenia w przypadku nieotrzymania premii lub też jej zmniejszenia. Mimo że premia zawsze jest opodatkowana i oskładkowana, to nie zawsze wlicza się ją do podstawy świadczeń chorobowych.
