Poradnik Przedsiębiorcy

Oszczędności w biurze? Łatwiejsze niż myślisz!

Zarządzając własną firmą, każdy przedsiębiorca skupia się na dwóch najważniejszych sprawach - maksymalizacji zysków i minimalizacji kosztów. Warto wobec tego zdać sobie sprawę, że zmniejszanie firmowych wydatków może rozpocząć się już w samym biurze - i to bez większego wysiłku.

Modna ekologia

Ekologia i zachowania mające sprzyjać naturze są obecnie na topie - i bardzo dobrze. Są one bowiem najczęściej nie tylko dobre dla środowiska, ale i bardzo ekonomiczne. Warto wobec tego zamienić swoje biuro w eko-biuro.

Przede wszystkim - wskazane jest, by dbać o oszczędzanie na energii elektrycznej. Można to zrobić już na początku - inwestując w maszyny, posiadające odpowiednie certyfikaty, informujące o mniejszym zużyciu energii. Jednakże także wykorzystywany obecnie w firmie sprzęt może być tańszy w użytkowaniu. Podstawą są tu oczywiście komputery - jeśli w firmie każdy pracownik, odchodząc na dłuższy czas od stanowiska pracy wyłączy monitor, to już zmniejszy się zużycie energii. Idąc dalej - warto wdrożyć zasadę wyłączania sprzętu (komputerów, monitorów, drukarek) przed zakończeniem dnia pracy. Warto bowiem pamiętać, że nawet w trybie stand-by sprzęt ciągle musi wykorzystywać energię do zasilania.

Oszczędzać energię można także w biurowej kuchni. Gotując wodę na herbatę lub kawę warto dokładnie oszacować, ile płynu będzie potrzebne, i tylko tyle wlać do czajnika. O wodzie trzeba także pamiętać w szerszym kontekście - choć zamontowanie na kranach uszczelek i zapobiegnięcie kapaniu wody może wydawać się banalne, w praktyce rzeczywiście zmniejsza się zużycie wody w dłuższym okresie czasu.

Od momentu wejścia w życie ustawy śmieciowej także segregowanie śmieci stało się mocno opłacalne. W klasycznym biurze nie jest to skomplikowane zadanie - w praktyce wystarczy pojemnik na plastiki, papier oraz inne odpady. Mniejsze opłaty na pewno będą dobrym wynagrodzeniem za włożony trud.

Niedrogie drukowanie

Mimo że obecnie coraz więcej zadań wykonywanych jest za pomocą komputerów, drukowanie dokumentów to nadal bardzo duża inwestycja. Na szczęście - równie dużo jest możliwości zaoszczędzenia.

Kwestię oszczędności warto podjąć już przy zakupie sprzętu. Drukarki laserowe, mimo iż w momencie zakupu mniej atrakcyjne cenowo niż klasyczne atramentowe, są jednak oszczędniejsze w kontekście długotrwałego użytkowania. Pracują one wydajniej, zużywają mniej prądu i tuszu.

Warto także zainwestować w drukarkę, która posiada opcję automatycznego dupleksu. Fakt, że drukowanie na obu stronach kartki znacząco zmniejsza zużycie papieru, dla nikogo nie powinien być zaskoczeniem. Jednakże, jeśli sprzęt nie jest dostosowany do automatycznego przekładania kartek, ale ma tzw. dupleks programowy (wymaga ręcznej zmiany strony), może okazać się problematyczny. Często bowiem zdarza się, że złe włożenie strony skutkuje koniecznością wydrukowania wszystkiego jeszcze raz. Warto wobec tego zastanowić się albo nad naprawdę dobrym sprzętem, albo nad dokładną instrukcją obsługi tego nieco mniej zaawansowanego.

Oszczędzać papier można także zmniejszając czcionki i zwężając marginesy w drukowanych dokumentach. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach, gdy przeznaczone do wydrukowania pliki mają naprawdę sporą objętość. Jeśli to możliwe, warto zastanowić się także nad całkowitym zmniejszeniem stron i drukowaniem np. dwóch na jednej. Wydruk z dobrej jakości drukarki nie powinien przysparzać problemów z czytaniem, nawet przy tak zmniejszonej wielkości.

Ostatni pomysł na oszczędność przy drukowaniu to drukować mniej. Obecnie nawet przepisy są coraz bardziej liberalne w kwestii e-dokumentów - wobec tego nie wszystkie faktury, rachunki czy umowy muszą koniecznie zostać sporządzone w formie papierowej. Także monitory - coraz bardziej nowoczesne i mniej szkodliwe - pozwalają na bezproblemowe czytanie nawet długich tekstów. Tak więc, kiedy sporządzanie wydruków nie jest naprawdę konieczne, warto z nich zrezygnować.

E-biuro? Czemu nie!

W poprzednim punkcie wspomniano już, że obecnie coraz więcej zdarzeń dzieje się w świecie wirtualnym - także w biurze. Warto wobec tego wykorzystać możliwości, jakie daje sieć internetowa.

Przede wszystkim warto zastanowić się nad zamiennikami oprogramowania komputerowego, bez którego najczęściej nie da się funkcjonować, a które stanowi znaczną część firmowych wydatków. W tej kwestii pojawia się bowiem coraz więcej alternatyw. Pierwszą z nich jest zamiana komercyjnych programów na darmowe, ogólnodostępne wersje. Wbrew pozorom często funkcjonują one na bardzo podobnych zasadach i pozostaje tylko przyzwyczaić się do nieco zmienionego wyglądu czy układu ikon.

Drugim rozwiązaniem, coraz bardziej popularnym, jest oprogramowanie w formie internetowych platform. Jego ogromną przewagą jest fakt, że najczęściej wystarczy jedna licencja, na której następnie może pracować - przy wielu komputerach - całe biuro. Nie ma też konieczności dokonywania aktualizacji, jakie są wymagane w przypadku klasycznych programów w formie boxów. Dostawca programu najczęściej sam dba o to, aby dostarczane przez niego narzędzie było zawsze jak najbardziej na czasie.

Co więcej, wykorzystywanie możliwości Internetu pozwala na znacznie bardziej elastyczną pracę zarówno samego szefa, jak i pracowników. Dzięki temu, że dostęp do firmowych dokumentów jest możliwy z każdego miejsca, w którym znajduje się komputer z podłączeniem do Internetu, powstaje opcja pracy z domu.

Oszczędność w biurze to nie mrzonka - z niewielkim wysiłkiem można tu bowiem osiągnąć całkiem sporo. Wystarczy odrobina kreatywności, przemyślane przyszłościowe decyzje i - przede wszystkim - dobre chęci. Dzięki temu przedsiębiorca może zaoszczędzić naprawdę sporo.