Zwolnienie od pracy, jakim jest opieka nad dzieckiem z art. 188 kp, to prorodzinne rozwiązanie wspierające rodziców w godzeniu obowiązków zawodowych z życiem prywatnym. Umożliwia ono załatwienie pilnych spraw związanych z dzieckiem, takich jak wizyty lekarskie czy kwestie szkolne. Należy jednak pamiętać, że wymiar tego uprawnienia jest ściśle limitowany przepisami.
Prawo do dni/godzin opieki nad dzieckiem – art. 188 kp
Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wymiar tego zwolnienia nie jest uzależniony od liczby dzieci pozostających na wychowaniu. O sposobie wykorzystania zwolnienia w danym roku kalendarzowym decyduje pracownik w pierwszym wniosku składanym w postaci papierowej lub elektronicznej o udzielenie takiego zwolnienia. Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z omawianego uprawnienia może korzystać jedno z nich (art. 1891 kp), przy czym nie ma przeszkód, aby rodzice/opiekunowie „podzielili się” prawem do zwolnienia i każde z nich korzystało z jednego dnia wolnego albo z części godzin z puli 16 godzin.
Przykład 1.
W pierwszym wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy w trybie art. 188 kp, złożonym w 2025 roku, pracownik oświadczył, że jest rodzicem dziecka w wieku do lat 14, podając imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka. Pracownik wskazał, że zamierza korzystać z tego zwolnienia w wymiarze 2 dni. Oświadczył ponadto, że jego współmałżonek (drugi rodzic dziecka) nie korzysta z uprawnień określonych w art. 188 kp.
Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym, dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.
Przykład 2.
Pracownikowi zatrudnionemu w wymiarze:
- 3/4 etatu – przysługuje 12 godzin zwolnienia od pracy (16 h × 3/4 = 12 h),
- 1/2 etatu – przysługuje 8 godzin zwolnienia od pracy (16 h × 1/2 = 8 h),
- 1/3 etatu – przysługuje 6 godzin zwolnienia od pracy (16 h × 1/3 = 5,33 h ≈ 6 h).
Przy udzielaniu zwolnienia od pracy w wymiarze godzinowym uwzględnia się okoliczność obowiązywania w odniesieniu do danego pracownika dobowej normy czasu pracy, wynikającej z odrębnych przepisów, niższej niż 8 godzin.
Przykład 3.
Dobowa norma czasu pracy pracownika zaliczonego do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności wynosi 7 godzin. W związku z tym takiemu pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy w wymiarze 14 godzin (7 h × 2 = 14 h).
Czy pracodawca może odmówić zwolnienia?
Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy, na mocy § 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z kp, z przepisów wykonawczych do kp albo z innych przepisów prawa. Obowiązujące przepisy nie określają trybu udzielenia pracownikowi zwolnienia, o którym mowa w art. 188 kp. Kwestię tę powinny regulować przepisy wewnątrzzakładowe obowiązujące u danego pracodawcy, np. układ zbiorowy lub regulamin pracy. W razie braku takich przepisów należy wskazać na § 2 wspomnianego rozporządzenia, zgodnie z którym pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Jeżeli natomiast nieobecność spowodowana jest zdarzeniami nagłymi i niemożliwymi do przewidzenia, pracownik obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.
Jeżeli więc pracownik planuje skorzystać ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem, powinien co do zasady odpowiednio wcześniej uprzedzić o tym pracodawcę i uzyskać jego zgodę. Jednak w razie nagłej konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, w sytuacji braku możliwości wcześniejszego uprzedzenia pracodawcy o swej nieobecności, w świetle wskazanych wyżej przepisów nie ma podstaw, aby pracodawca odmówił pracownikowi udzielenia zwolnienia w dniu, w którym zgłasza on chęć skorzystania z tego uprawnienia. Pracodawca, który odmawia udzielenia zwolnienia pracownikowi wychowującemu dziecko w wieku do 14 lat wbrew postanowieniom art. 188 kp, narusza przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem, a tym samym dopuszcza się wykroczenia z art. 281 pkt 5 kp (www.pip.gov.pl).
Gdy opieka nad dzieckiem z art. 188 kp została udzielona obojgu rodzicom
O podwójnym wykorzystaniu zwolnienia, o którym mowa w art. 188 kp, można mówić wówczas, gdy oboje rodzice/opiekunowie dziecka wykorzystają to zwolnienie w łącznym wymiarze przekraczającym 16 godzin, ewentualnie 2 dni. Jak bowiem wyżej wskazano, wspomniany wymiar przysługuje łącznie im obojgu. W takim przypadku należy uznać, że rodzic/opiekun, który skorzystał z omawianego zwolnienia pomimo wyczerpania jego wymiaru, naruszył kodeksową normę zawartą w art. 1891 kp. Dni/godziny przekroczenia obowiązującego wymiaru zwolnienia należy uznać za nieobecność nieusprawiedliwioną.
Przykład 4.
W styczniu 2025 roku ojciec dziecka poinformował pracodawcę, że skorzysta ze zwolnienia od pracy w trybie art. 188 kp, w wymiarze 2 dni oraz że jego żona (matka dziecka) nie jest zatrudniona. Zwolnienie to zostało wykorzystane 29 i 30 września 2025 roku. Matka dziecka zawarła umowę o pracę z innym pracodawcą, u którego wykorzystała w 2025 roku również 2 dni zwolnienia w omawianym trybie. W tych okolicznościach 2 dni zwolnienia udzielonego matce dziecka należy zakwalifikować jako nieobecność nieusprawiedliwioną, a tym samym niepłatną, gdyż pracownica ta nie miała prawa do wspomnianego zwolnienia. Pracodawca może również rozważyć zastosowanie wobec niej środków dyscyplinarnych (np. udzielenie kary porządkowej czy nawet rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia), w zależności od tego, czy np. pracownica umyślnie wyłudziła to zwolnienie, informując wcześniej pracodawcę, że to ona, a nie ojciec dziecka będzie korzystać ze zwolnienia w 2025 roku.
Jednocześnie należy zauważyć, że stwierdzenie, że oboje rodzice/opiekunowie dziecka, zatrudnieni u różnych pracodawców, wykorzystali zwolnienie ponadwymiarowo, jest trudne, gdyż pracodawcy musieliby wymieniać się informacjami w tym zakresie, czego zwykle się nie praktykuje.
Podwójne wykorzystana opieka nad dzieckiem z art. 188 kp przez tego samego pracownika
Z takim przypadkiem zwykle się nie spotykamy, ponieważ pracodawca ma wiedzę, czy i w jakim wymiarze udzielił już zwolnienia pracownikowi w danym roku kalendarzowym. W związku z tym może odmówić udzielania zwolnienia, jeżeli roczny wymiar został już wyczerpany. Gdyby jednak przez przeoczenie takie ponadwymiarowe zwolnienie zostało udzielone, należy uznać, że odpowiedzialność za taki błąd rozkłada się na pracodawcę i pracownika, gdyż oboje powinni wiedzieć, czy pracownikowi przysługuje jeszcze uprawnienie do skorzystania ze zwolnienia. To prowadzi do wniosku, że czas zwolnienia przekraczający przysługujący pracownikowi wymiar strony stosunku pracy powinny zakwalifikować w sposób dostosowany do rozkładu ich odpowiedzialności w danym przypadku.
Przykład 6.
Pracownik zwrócił się do działu kadr z zapytaniem, czy przysługuje mu jeszcze w 2025 roku prawo do zwolnienia od pracy w trybie art. 188 kp, na co dział kadr odpowiedział, przesyłając do niego wiadomość e-mail, że ma on jeszcze prawo do 1 dnia takiego zwolnienia. Pracownik wykorzystał ten dzień 10 października 2025 roku. Następnie kierownik działu kadr stwierdził, że – jak wynika z prowadzonej dokumentacji pracowniczej – pracownik wykorzystał już 2 dni zwolnienia w czerwcu 2025 roku. W tym przypadku pracodawca uznał nieobecność pracownika za usprawiedliwioną, niepłatną. Powodem takiego zakwalifikowania wspomnianej nieobecności było to, że pracodawca miał świadomość, że to on wprowadził pracownika w błąd. W omawianym przypadku pracodawca oparł się na § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, zgodnie z którym przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, ale także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Jeżeli chodzi o ryzyko podwójnego wykorzystania zwolnienia w danym roku kalendarzowym u pracodawców kolejno zatrudniających danego pracownika, to jest ono niewielkie, gdyż pracodawca, z którym rozwiązywany jest stosunek pracy, podaje w świadectwie pracy informację o „zwolnieniu od pracy przewidzianym w art. 188 kp, wykorzystanym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy”. Podwójne wykorzystanie zwolnienia jest zatem w praktyce możliwe jedynie wtedy, gdy pracownik zatai przed kolejnym pracodawcą świadectwa pracy wydane przez poprzednich pracodawców w danym roku kalendarzowym (patrz § 2 ust. 1 pkt 12 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy).
Przekraczanie wymiaru zwolnienia udzielanego w trybie art. 188 kp może rodzić negatywne następstwa zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Po przekroczeniu 2 dni/16 godzin pracodawca nie wypłaci wynagrodzenia za kolejne dni (będą to nieusprawiedliwione nieobecności lub ewentualnie urlop bezpłatny). Jeśli pracownik świadomie podał nieprawdziwe informacje (np. złożył wniosek mimo wcześniejszego wykorzystania limitu), może to zostać potraktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Nadużywanie omawianego uprawnienia może też skutkować utratą zaufania do pracownika ze strony pracodawcy. Dla pracodawcy wspomniane nadużycia mogą się wiązać z zakłóceniami w organizacji pracy, a czasem z ponoszeniem nieuzasadnionych kosztów.
