Praca zdalna, która na stałe wpisała się w krajobraz polskiego rynku pracy, stanowi dla wielu rodziców szansę na lepsze pogodzenie życia zawodowego z rodzinnym. Elastyczność, jaką oferuje home office, rodzi jednocześnie pytania o to, jak legalnie wygląda opieka nad dzieckiem podczas pracy zdalnej i jakie są granice uprawnień kontrolnych pracodawcy. Nowelizacje Kodeksu pracy, w tym te implementujące unijną dyrektywę work-life balance, wprowadziły szereg regulacji, które każdy przedsiębiorca musi znać.
Praca zdalna jako uprawnienie rodzica – kiedy wniosek jest wiążący?
Kluczową zmianą, która wzmocniła pozycję pracowników wychowujących małe dzieci, jest wprowadzenie do kp przepisów przyznających im szczególne uprawnienia w zakresie ubiegania się o pracę zdalną. Prawo w sposób jednoznaczny faworyzuje tę grupę, jednak stopień ochrony zależy od wieku dziecka. Najsilniejszą gwarancję uzyskali rodzice dzieci do lat czterech. Zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 kp złożony przez nich wniosek o wykonywanie pracy w trybie zdalnym jest dla pracodawcy co do zasady wiążący. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może odmówić uwzględnienia takiego wniosku, opierając się na własnej, swobodnej ocenie. Ustawodawca przewidział jedynie dwie, ściśle określone sytuacje, w których odmowa jest dopuszczalna – gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Ciężar udowodnienia tych okoliczności spoczywa na pracodawcy, który musi swoją decyzję przedstawić pracownikowi na piśmie w terminie siedmiu dni roboczych.
W praktyce uzasadnienie odmowy musi być bardzo konkretne i obiektywnie weryfikowalne. Odwołanie się do „organizacji pracy” może być skuteczne, jeśli firma udowodni, że obecność pracownika w biurze jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania zespołu lub realizacji kluczowych procesów, których nie da się przenieść do sfery wirtualnej. Przykładem może być członek zespołu projektowego, którego zadania wymagają stałego dostępu do specjalistycznego sprzętu laboratoryjnego znajdującego się w siedzibie firmy, lub pracownik, który jest jedyną osobą w firmie uprawnioną do obsługi kluczowego systemu informatycznego dostępnego tylko z sieci wewnętrznej. Z kolei „rodzaj pracy” to argument odnoszący się do samej natury obowiązków. Oczywistym przykładem jest pracownik produkcyjny, którego zadania wymagają fizycznej obecności przy maszynie, pracownik recepcji, magazynier czy laborant. Jednak w przypadku większości prac biurowych, które z powodzeniem były wykonywane zdalnie w przeszłości, zwłaszcza w okresie pandemii, uzasadnienie odmowy może być dla pracodawcy sporym wyzwaniem i potencjalnym polem do sporu sądowego. Pracodawca nie może argumentować odmowy ogólnikami, takimi jak „spadek efektywności zespołu” czy „utrudniona komunikacja”, jeśli nie jest w stanie poprzeć tego konkretnymi danymi. Niespełnienie wymogów formalnych, czyli brak pisemnej odpowiedzi w terminie siedmiu dni, jest równoznaczne z milczącą akceptacją wniosku pracownika.
Nieco inaczej wygląda sytuacja rodziców dzieci w wieku od czterech do ośmiu lat. Ta grupa, na mocy przepisów wdrażających dyrektywę work-life balance, zyskała prawo do wnioskowania o elastyczną organizację pracy, której jedną z form jest praca zdalna, ale także np. system przerywanego czasu pracy, ruchome godziny pracy czy indywidualny rozkład czasu pracy. W tym przypadku wniosek nie ma już charakteru wiążącego. Pracodawca, rozpatrując go, musi jednak wziąć pod uwagę zarówno potrzeby pracownika, jak i własne potrzeby oraz możliwości, takie jak zapewnienie normalnego toku pracy, organizacja czy rodzaj wykonywanej pracy. Mimo że przedsiębiorca ma tu większą swobodę decyzyjną, ewentualna odmowa również wymaga pisemnego uzasadnienia i poinformowania pracownika o przyczynie w terminie siedmiu dni od złożenia wniosku. Musi ono wskazywać konkretne przyczyny, dla których firma nie może przychylić się do prośby pracownika. Warto podkreślić, że w obu przypadkach mówimy o stałym trybie pracy zdalnej, a nie o pracy zdalnej okazjonalnej, limitowanej do dwudziestu czterech dni w roku kalendarzowym. Uprawnienia rodzicielskie pozwalają na wykonywanie obowiązków z domu w znacznie szerszym, nielimitowanym wymiarze.
Czy praca zdalna to czas na opiekę? Perspektywa prawna i praktyczna
Fundamentalną kwestią, która budzi wątpliwości zarówno pracodawców, jak i pracowników, jest to, czy czas pracy zdalnej można legalnie i faktycznie łączyć z jednoczesnym sprawowaniem osobistej opieki nad dzieckiem. Odpowiedź z punktu widzenia prawa pracy jest jednoznaczna – celem pracy zdalnej jest świadczenie pracy, a nie sprawowanie opieki. Pracownik wykonujący obowiązki w domu wciąż pozostaje w dyspozycji pracodawcy, co oznacza gotowość do niezwłocznego podjęcia i wykonywania pracy. Jest zobowiązany do realizowania powierzonych mu zadań z należytą starannością i efektywnością. Praca zdalna nie jest ekwiwalentem zasiłku opiekuńczego, który przysługuje w sytuacji, gdy pracownik musi powstrzymać się od pracy z powodu konieczności zaopiekowania się chorym dzieckiem lub dzieckiem do lat ośmiu w przypadku nieprzewidzianego zamknięcia placówki opiekuńczej. Łączenie tych dwóch aktywności w tym samym czasie jest zatem prawnie niedopuszczalne i może być potraktowane jako nienależyte wykonywanie obowiązków pracowniczych, a w skrajnych przypadkach nawet jako podstawa do rozwiązania umowy o pracę.
Jednak praktyka życia codziennego pokazuje, że elastyczność pracy zdalnej jest przez rodziców często wykorzystywana do godzenia tych sfer. Kluczem do uniknięcia konfliktu z pracodawcą jest taka organizacja czasu, która gwarantuje pełną realizację zadań zawodowych. Możliwe jest to np. wtedy, gdy rodzic pracuje w godzinach, w których dzieckiem zajmuje się drugi rodzic, babcia lub niania, albo gdy organizuje swój dzień pracy wokół rytmu dnia dziecka, wykorzystując na intensywną pracę czas jego drzemek czy samodzielnej zabawy. Problem pojawia się w momencie, gdy opieka nad dzieckiem dezorganizuje pracę, prowadząc do niedotrzymywania terminów, obniżenia jakości, braku dostępności pracownika w godzinach pracy czy niemożności uczestniczenia w zaplanowanych spotkaniach. Z perspektywy przedsiębiorcy ocenie podlegać powinien przede wszystkim rezultat i efektywność pracy, a nie sposób, w jaki pracownik organizuje swoje życie domowe. Jeżeli obowiązki są wykonywane bez zarzutu, a pracownik jest responsywny i osiąga założone cele, dociekliwe sprawdzanie, czy w tle nie bawi się dziecko, może zostać uznane za przekroczenie uprawnień i nieuzasadnioną ingerencję. Jeśli jednak wydajność pracownika spada, pracodawca ma pełne prawo do reakcji – od rozmowy dyscyplinującej przez wyznaczenie celów naprawczych aż po cofnięcie zgody na pracę zdalną, o ile nie jest ona dla niego wiążąca z mocy ustawy.
Opieka nad dzieckiem podczas pracy zdalnej a kontrola pracodawcy
Prawo do kontroli pracownika wykonującego pracę zdalną jest jednym z podstawowych uprawnień pracodawcy, potwierdzonym w art. 67²⁸ kp. Kontrola ta nie jest jednak nieograniczona i musi odbywać się z poszanowaniem fundamentalnych zasad, w tym prawa do prywatności. Pracodawca ma prawo weryfikować trzy główne obszary – sposób wykonywania pracy (w tym zgodność z procedurami), przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosowanie procedur ochrony danych osobowych. Zasady przeprowadzania takiej kontroli muszą być precyzyjnie określone w wewnętrznych regulacjach firmy – porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. To właśnie te dokumenty powinny stanowić dla przedsiębiorcy drogowskaz i zabezpieczenie. Brak jasnych, spisanych reguł sprawia, że każda próba kontroli może być przez pracownika zakwestionowana.
Kluczowym elementem legalnej kontroli jest jej wcześniejsze uzgodnienie z pracownikiem. Pracodawca nie może złożyć pracownikowi niezapowiedzianej wizyty. Kontrola musi odbywać się w godzinach pracy i w sposób, który nie narusza prywatności pracownika oraz jego domowników, a także nie utrudnia normalnego korzystania z pomieszczeń domowych. Oznacza to, że działania kontrolne powinny ograniczać się wyłącznie do przestrzeni, która została wskazana przez pracownika jako jego stanowisko pracy. Pracodawca lub wyznaczona przez niego osoba nie ma prawa wchodzić do innych pokoi, pytać o członków rodziny czy w jakikolwiek inny sposób ingerować w sferę domową, która nie jest związana z wykonywaniem obowiązków służbowych. W praktyce kontrola może przyjąć formę zapowiedzianej wizyty w domu, np. w celu weryfikacji oświadczenia pracownika o zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Może też zostać przeprowadzona za pomocą środków komunikacji elektronicznej, np. poprzez zdalne połączenie z komputerem służbowym w celu weryfikacji zabezpieczeń antywirusowych lub sprawdzenia, czy pracownik stosuje się do polityki czystego pulpitu.
Ochrona prywatności kontra obowiązki – gdzie leży granica?
Balansowanie między uprawnieniami kontrolnymi a ochroną prywatności jest najtrudniejszym aspektem zarządzania pracą zdalną. Dom jest przestrzenią chronioną konstytucyjnie, a wejście pracodawcy w tę sferę musi być uzasadnione i proporcjonalne. Naruszeniem granic będzie np. żądanie stałego monitoringu wizyjnego stanowiska pracy w domu, instalowanie oprogramowania śledzącego aktywność klawiatury bez jednoznacznej, uzasadnionej prawnie podstawy czy wymuszanie na pracowniku pokazywania otoczenia podczas wideokonferencji w celu „udowodnienia”, że pracuje sam. Takie działania są nie tylko niezgodne z duchem przepisów kp, ale mogą również naruszać przepisy o ochronie danych osobowych (RODO), przetwarzając w nadmiarowy sposób informacje o życiu prywatnym pracownika, jego wizerunku czy danych wrażliwych domowników.
Z perspektywy przedsiębiorcy najbezpieczniejszym i najbardziej efektywnym podejściem jest skupienie się na kontroli wyników pracy, a nie jej procesu. Regularne spotkania online, jasno zdefiniowane cele i zadania oraz systemy do zarządzania projektami pozwalają na skuteczną weryfikację postępów bez konieczności fizycznej ingerencji w domowe środowisko pracownika. Warto również pamiętać, że Państwowa Inspekcja Pracy, która od 2025 roku zapowiada wzmożone kontrole w zakresie prawidłowego wdrożenia pracy zdalnej, również będzie zwracać uwagę na to, czy firmowe regulaminy i praktyki w należyty sposób chronią prywatność pracowników. Inspektor PIP może zweryfikować, czy regulamin pracy zdalnej istnieje i czy zawiera wszystkie obligatoryjne elementy, czy pracodawca realizuje obowiązki związane z BHP (np. poprzez odbieranie oświadczeń od pracowników) oraz czy prawidłowo rozlicza ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu. Co ważne, każda kontrola PIP w miejscu zamieszkania pracownika wymaga jego uprzedniej zgody, co dodatkowo podkreśla wyjątkowy status domu jako miejsca świadczenia pracy.
Podsumowanie
Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej, zwłaszcza w kontekście uprawnień rodzicielskich, wymagają od przedsiębiorców przemyślanego i proaktywnego podejścia. Z jednej strony należy uszanować wzmocnioną pozycję rodziców małych dzieci i w większości przypadków umożliwić im pracę z domu. Z drugiej konieczne jest stworzenie takich ram organizacyjnych i prawnych, które pozwolą firmie na skuteczne zarządzanie i kontrolę, gwarantując jednocześnie realizację celów biznesowych. Kluczem do sukcesu jest stworzenie jasnego, szczegółowego regulaminu pracy zdalnej, który precyzyjnie określi zasady jej wykonywania. Należy w nim opisać m.in. sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy, zasady komunikacji w zespole, procedury ochrony danych osobowych (np. obowiązek blokowania komputera, przechowywania dokumentów w zamykanej szafce), a także szczegółowe procedury kontrolne. Powinny one opisywać, w jaki sposób i z jakim wyprzedzeniem pracodawca będzie informował o zamiarze kontroli, jaki będzie jej zakres oraz w jakiej formie (fizycznej czy zdalnej) może się ona odbyć. Taki dokument, skonsultowany z pracownikami, stanowi najlepsze zabezpieczenie przed ewentualnymi sporami i nieporozumieniami. Równie istotne jest przeszkolenie kadry menedżerskiej, aby potrafiła zarządzać zespołami rozproszonymi, koncentrując się na efektach, a kontrolę traktowała jako narzędzie wsparcia i weryfikacji, a nie inwigilacji. Prawidłowo wdrożona praca zdalna, oparta na zaufaniu i klarownych zasadach, może przynieść korzyści obu stronom – pracownikom da szansę na harmonijne łączenie ról, a pracodawcy pozwoli zatrzymać w firmie wartościowych specjalistów i budować wizerunek nowoczesnej, prorodzinnej organizacji.
