Rynek pracy w Polsce stoi w obliczu istotnych zmian, które bezpośrednio wpłyną na zasady organizacji staży i praktyk. Prawidłowo skonstruowana umowa o staż od lat stanowi pomost między światem akademickim a biznesem, pozwalając studentom zdobyć cenne umiejętności praktyczne. Dotychczasowa elastyczność, często oznaczająca bezpłatną współpracę, wkrótce ustąpi miejsca nowym regulacjom. Rządowe plany legislacyjne zwiastują rewolucję – wprowadzenie minimalnego wynagrodzenia oraz ścisłych ram czasowych. Na co muszą przygotować się przedsiębiorcy i jak poprawnie zawrzeć umowę ze stażystą w obliczu nadchodzących zmian?
Współpraca sektora biznesu ze środowiskiem akademickim odbywa się na wielu płaszczyznach – od badawczej po dydaktyczną. Dla pracodawców najistotniejszy jest jednak wymiar rekrutacyjny. Staż to często pierwszy krok do pozyskania wartościowego pracownika, który zna specyfikę firmy. Jednak forma ta, dotychczas regulowana dość swobodnie jako umowa nienazwana, wkrótce zostanie objęta nowymi rygorami prawnymi.
Umowa o staż - darmowy wzór!
Staż a praktyka – fundamentalne różnice
Choć w języku potocznym pojęcia te stosowane są zamiennie, z punktu widzenia prawa i celu, jaki mają realizować, istnieją między nimi wyraźne różnice. Zarówno staż, jak i praktyka mają na celu zdobycie doświadczenia zawodowego przez osoby, które go nie mają, jednak ich podstawa formalna jest inna.
Praktyka jest zazwyczaj integralnym elementem procesu edukacji. Jej celem jest uzupełnienie wiedzy zdobywanej na uczelni lub w szkole zawodowej. Często wynika ona z harmonogramu studiów i jest warunkiem zaliczenia roku.
Staż kojarzy się natomiast ze świadczeniem pracy w celu nabycia konkretnych kwalifikacji zawodowych i bezpośrednim wdrożeniem do wykonywania zawodu. Stażysta, w przeciwieństwie do praktykanta, często wykonuje zadania bardziej zbliżone do regularnych obowiązków pracowniczych, choć wciąż pod nadzorem.
Kluczową kwestią jest charakter prawny relacji. Umowa o staż czy praktykę (w obecnym stanie prawnym) nie powoduje nawiązania stosunku pracy w rozumieniu Kodeksu pracy. Oznacza to, że stażysta nie jest pracownikiem, nie przysługują mu przywileje, takie jak urlop wypoczynkowy (chyba że umowa stanowi inaczej) czy ochrona przed zwolnieniem, ale też nie ciążą na nim rygory pracownicze.
Umowa o staż obecnie – charakterystyka prawna
Aktualnie (przed wejściem w życie zapowiadanej ustawy regulującej staże) umowa o staż funkcjonuje w obrocie prawnym jako tzw. umowa nienazwana. Nie jest ona uregulowana wprost w żadnym konkretnym akcie prawnym jako odrębny typ kontraktu (z wyjątkiem staży z Urzędu Pracy, o czym w dalszej części).
Ze względu na swoją treść umowę o staż zalicza się do kategorii umów o świadczenie usług. Zastosowanie ma tutaj art. 750 kc, zgodnie z którym do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Oznacza to dużą swobodę w kształtowaniu treści takiej umowy pod warunkiem, że nie narusza ona natury stosunku prawnego ani zasad współżycia społecznego.
W związku z powyższym obowiązuje zasada swobody umów. Pracodawca i stażysta mogą ustalić:
czas trwania stażu,
godziny obecności w firmie,
wysokość wynagrodzenia lub jego brak (do momentu wejścia w życie nowych przepisów).
Warto jednak pamiętać, że jeśli sposób wykonywania stażu będzie nosił znamiona stosunku pracy (podporządkowanie kierownictwu, określone miejsce i czas pracy narzucone przez pracodawcę, osobiste świadczenie pracy), Państwowa Inspekcja Pracy może zakwestionować taką umowę i nakazać przekształcenie jej w umowę o pracę.
Rodzaje staży na polskim rynku
Mimo braku jednolitej ustawy o stażach (jeszcze), w praktyce obrotu gospodarczego wyróżniamy trzy podstawowe kategorie, różniące się źródłem finansowania i celem:
Umowa o staż studencki – może być obligatoryjna (wynikająca z programu studiów) lub dobrowolna (wynikająca z chęci rozwoju studenta).
Umowa o staż absolwencki – regulowana ustawą o praktykach absolwenckich, dedykowana osobom, które ukończyły szkołę co najmniej gimnazjalną i nie ukończyły 30. roku życia.
Umowa o staż z Urzędu Pracy – specyficzna forma aktywizacji bezrobotnych, finansowana ze środków publicznych (Fundusz Pracy).
Podział staży studenckich
W kontekście współpracy z uczelniami wyższymi warto rozróżnić dwa tryby, w jakich trafiają do firm studenci.
Staż obowiązkowy
Większość kierunków studiów przewiduje obowiązkowe praktyki/staże (zwykle trwające od kilku tygodni do trzech miesięcy). W tym modelu pracodawca zawiera porozumienie bezpośrednio z uczelnią. W umowie określa się czas, zakres praktyki oraz obowiązki zgodne z założeniami programowymi kierunku. W przypadku takiej umowy warunki są często z góry narzucone przez regulamin uczelni i pole manewru do negocjacji jest niewielkie. Często są to staże bezpłatne, gdyż ich głównym celem jest zaliczenie przedmiotu.
Staż nieobowiązkowy (dobrowolny)
Odbywa się na podstawie indywidualnej umowy między firmą a studentem. Warunki są negocjowane, a staż odbywa się w miejscu wybranym przez studenta, najbardziej odpowiadającym profilowi jego rozwoju zawodowego. To właśnie te staże najczęściej przekształcają się w stałe zatrudnienie. Podejmują je osoby silnie zmotywowane, które chcą zdobyć przewagę na rynku pracy jeszcze przed obroną dyplomu.
Rewolucja w przepisach – koniec darmowych staży?
Przedsiębiorcy muszą przygotować się na nadchodzące, gruntowne zmiany w prawie. Rząd pracuje nad projektem ustawy, która ma ucywilizować rynek staży w Polsce i dostosować go do unijnych ram jakości. Głównym założeniem nowych regulacji jest likwidacja bezpłatnych staży i praktyk na otwartym rynku.
Projektowane zmiany przewidują:
Obowiązkowe wynagrodzenie – każdy stażysta ma otrzymywać świadczenie pieniężne. Proponowana minimalna stawka to 35% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. Oznacza to, że koszt zatrudnienia stażysty wzrośnie i stanie się stałym elementem budżetu HR.
Limit czasowy – staż będzie mógł trwać maksymalnie 6 miesięcy (z pewnymi wyjątkami). Ma to zapobiec sytuacji, w której pracownik latami pracuje na „wiecznym stażu”.
Pisemna forma i program – umowa o staż stanie się umową nazwaną, wymagającą formy pisemnej pod rygorem nieważności. Obligatoryjnym elementem będzie szczegółowy program stażu, określający, jakie umiejętności nabędzie stażysta.
Oskładkowanie – stażyści mają zostać objęci pełnym ubezpieczeniem społecznym (emerytalnym, rentowym, wypadkowym) oraz zdrowotnym.
Celem tych zmian jest ograniczenie nadużyć, polegających na zastępowaniu etatowych pracowników darmową siłą roboczą, oraz podniesienie jakości edukacyjnej staży. Dla firm oznacza to konieczność weryfikacji polityki kadrowej – staż przestanie być „darmowym okresem próbnym”, a stanie się inwestycją finansową.
Co powinna zawierać umowa o staż?
Niezależnie od tego, czy działamy pod rządami starych, czy nowych przepisów, kluczowe dla bezpieczeństwa obu stron jest precyzyjne sformułowanie umowy. Dokument ten musi zabezpieczać interesy przedsiębiorcy oraz jasno określać oczekiwania wobec stażysty.
Aby umowa o staż była ważna i bezpieczna prawnie, powinna zawierać następujące elementy:
Datę i miejsce zawarcia umowy – istotne dla celów dowodowych.
Dane stron – precyzyjne określenie podmiotu przyjmującego na staż oraz stażysty (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania).
Status stażysty – oświadczenie o posiadaniu statusu studenta (wraz z numerem legitymacji) lub absolwenta. Jest to kluczowe dla ewentualnych zwolnień ze składek ZUS (np. przy umowie zlecenia dla studentów do 26. roku życia).
Czas trwania stażu – ramy czasowe (data rozpoczęcia i zakończenia). Zgodnie z projektowanymi zmianami okres ten nie powinien być krótszy niż 2 tygodnie ani dłuższy niż określone limity (obecnie dla bezrobotnych do 12 miesięcy, w przyszłości ogólnie do 6 miesięcy).
Miejsce odbywania stażu – siedziba firmy lub oddział, w którym stażysta będzie fizycznie obecny.
Zakres obowiązków (program stażu) – to jeden z najważniejszych punktów. Niedopuszczalne jest powierzenie pracy stażyście bez nadzoru merytorycznego. Opis zadań powinien wskazywać na aspekt edukacyjny (np. „zapoznanie się z obsługą systemu CRM”, „wsparcie w przygotowaniu raportów”, a nie tylko „archiwizacja dokumentów”).
Opiekun stażu (patron) – wskazanie konkretnej osoby z ramienia firmy, która odpowiada za wdrożenie, przyuczenie i weryfikację pracy stażysty.
Wynagrodzenie – jego wysokość, termin wypłaty lub (do czasu wejścia w życie nowych przepisów) wyraźna informacja o braku wynagrodzenia.
Podpisy obu stron.
Umowę należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.
Rola patrona (opiekuna stażu)
W trakcie odbywania stażu stażysta nie może być pozostawiony sam sobie. Instytucja opiekuna (mentora) jest kluczowa dla odróżnienia stażu od zwykłej pracy. Patronem jest zazwyczaj doświadczony pracownik działu, do którego trafia stażysta.
Jego rola polega na:
Wdrożeniu stażysty w procedury i kulturę organizacyjną firmy.
Zlecaniu zadań zgodnych z programem stażu.
Bieżącej kontroli poprawności wykonywanych czynności.
Udzielaniu informacji zwrotnej (feedbacku).
Zgodnie z nowymi projektami ustaw rola opiekuna zostanie sformalizowana, a brak wyznaczenia takiej osoby może skutkować podważeniem charakteru umowy o staż przez organy kontrolne.
Kwestie finansowe i ZUS-u
W obecnym stanie prawnym, jeśli umowa o staż ma charakter nieodpłatny, nie generuje ona obowiązku odprowadzania składek ZUS ani zaliczek na podatek dochodowy. Sytuacja zmienia się diametralnie w przypadku staży płatnych.
Jeśli staż jest odpłatny i opiera się na przepisach o zleceniu (art. 750 kc):
Student do 26. roku życia – wynagrodzenie brutto jest równe wynagrodzeniu netto (brak składek ZUS i podatku PIT – w ramach ulgi dla młodych). Jest to najbardziej opłacalna forma dla pracodawcy.
Osoba bez statusu studenta – od umowy należy odprowadzić składki ZUS (emerytalne, rentowe, zdrowotne), jak od standardowej umowy zlecenia.
W przypadku stażu z urzędu pracy ciężar finansowania stypendium stażowego bierze na siebie starosta (urząd pracy). Pracodawca nie ponosi kosztów wynagrodzenia ani składek ZUS stażysty skierowanego przez urząd, co czyni tę formę bardzo atrakcyjną dla mikroprzedsiębiorców.
Warto jednak pamiętać, że nadchodzące zmiany prawne dążą do ujednolicenia tych zasad i objęcia każdego stażysty obowiązkowym ubezpieczeniem, co zwiększy koszty po stronie organizatorów staży na wolnym rynku.
Umowa o staż - podsumowanie
Instytucja stażu przechodzi obecnie transformację z luźnej formy przyuczenia do zawodu w sformalizowany instrument rynku pracy. Dla przedsiębiorców kluczowe jest zrozumienie, że staż to inwestycja, a nie sposób na tanią siłę roboczą. Prawidłowo skonstruowana umowa, wyznaczenie kompetentnego opiekuna oraz przygotowanie budżetu na wynagrodzenia (zgodnie z nadchodzącymi regulacjami) pozwolą uniknąć problemów prawnych i w pełni wykorzystać potencjał młodych talentów. W obliczu planowanych zmian legislacyjnych warto już teraz zweryfikować wewnętrzne regulaminy staży, aby w 2026 roku być gotowym na nowe standardy zatrudniania stażystów.
